Демо-центр

Строительная компания «Сфера» при поддержке Digital Design развивает систему электронного документооборота на базе платформы DocsVision.

Компания «Сфера» внедрила систему электронного документооборота на базе Docsvision в 2009 году при участии Digital Design. До настоящего момента СЭД использовалась для делопроизводства и в качестве электронного архива, а ключевым пользователем продукта был секретариат. Сейчас потребности СК «Сфера» в области автоматизации документооборота возросли, и было принято решение о преобразовании существующей СЭД. 

В рамках нового проекта специалисты компании планируют усилить систему контроля исполнительской дисциплины, а также автоматизировать процесс согласования договоров. Ключевым моментом модификации СЭД станет внедрение офлайн клиента, необходимого для подключения к системе сотрудников на строительных площадках СК «Сфера». Сервис офлайн заданий предназначен для работы на клиентских компьютерах, не имеющих прямого он-лайн доступа к серверу. Передача данных в этом случае будет осуществляться по электронной почте, а задание открываться через почтовую программу Microsoft Outlook. Таким образом, с помощью офлайн сервиса сотрудники на удаленных площадках смогут получать через систему задачи и актуализировать их состояние. Также для полноценной работы сотрудников на строительных участках с медленным доступом к сети (например, по мобильному Интернету) у клиентов устанавливается терминальное подключение с использованием технологии Microsoft RemoteApp.

«Современный бизнес требует оперативного взаимодействия со всеми сотрудниками организации, невзирая на их местонахождение, – говорит Василий Новиков, директор департамента управления информацией, Digital Design. – Это важно для компаний, сотрудники которых часто ездят в командировки или находятся на удаленных рабочих площадках с практически отсутствующей ИТ-инфраструктурой и нестабильным Интернет-соединением. В таких случаях офлайн клиенты являются прекрасным решением, так как позволяют работать в офлайн режиме и пользоваться интернетом только для того, чтобы получать задачи и отправлять отчет по их выполнению».

Дмитрий Востряков, заместитель директора по IT, СК «Сфера», комментирует: «В настоящее время каждый сотрудник предприятия может получать до 40 задач – приказов, распоряжений, служебных записок в день. В системе только за первую половину 2011-го года накоплено несколько тысяч различных документов – служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов и так далее. Контролируются сроки исполнения заданий через систему отчетов. Она позволяет снизить количество неисполненных и просроченных задач, поднимает ответственность работников, позволяет просмотреть загруженность сотрудника. Специалисты начинают более ответственно подходить к назначению сроков исполнения заданий, они становятся более адекватными реальности. В настоящий момент в системе задействованы около 200 офисных сотрудников, но нам требуется возможность контроля исполнительской дисциплины ещё более 100 человек, работающих на удаленных строительных объектах. Использование офлайн клиента решит эту задачу  и поможет оптимизировать взаимодействие удаленных площадок и офиса. Мы также планируем дальнейшее расширение функционала системы электронного документооборота, постепенно переходя к процессному управлению. Сейчас идет активное построение системы контроля исполнительской дисциплины и автоматизация процесса согласования договоров. Также в настоящее время создаются и описываются процессы по регламентным операциям и процессы с определенной логикой движения по цепочке исполнителей и контролеров».

Похожие публикации
25 сентября 2018
Компания «Диджитал Дизайн» в партнерстве с ООО «Документум Системс» провела анализ накопленных данных СЭДО Правительства Ивановской области для определения возможных сценариев применимости алгоритмов машинного обучения в системе.
24 сентября 2018
Это второй вебинарный курс по web-клиенту Docsvision. Первый трек начинается 15 октября. Присоединяйтесь!
Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных