11 апреля 2024
ITFB Group и «ДоксВижн» заключили соглашение о партнёрстве.
ООО «Иркутская нефтяная компания» управляет документами с помощью системы Docsvision
- 26 ноября 2012
- Новости
«Иркутская нефтяная компания» (ИНК) развивает систему электронного документооборота на платформе Docsvision.
На этапе внедрения системы электронного документооборота отдел информационных технологий ИНК обратился к компании-интегратору RKIT® Group — премиум-партнеру компании «ДоксВижн». Специалисты RKIT® Group установили систему, разработали и настроили решения «Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины» и «Учет договоров».
Одной из первоочередных задач была автоматизация делопроизводства центрального аппарата, который ведет учет документов не только ИНК, но и пяти дочерних компаний. Несмотря на небольшое количество автоматизированных рабочих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — более 20, а также печатных форм и отчетов. Интегратор настроил маршруты прохождения документов. Благодаря этому руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудников в данный момент находится документ, какие в него внесены корректировки. Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.
В период с 2010 года в системе было зарегистрировано более 60 000 документов. На данный момент общий объем документов составляет: внутренних — 33 000, зарегистрированных входящих — более 7 000, исходящих — более 25 000. Одновременно в системе работает порядка 100 пользователей, общее количество сотрудников компании — более 2 000.
Договорная работа также автоматизирована с учетом холдинговой структуры: для быстрого поиска и учета договоров во всех подразделениях холдинга настроена поддержка двойной системы нумерации документов. Обеспечен контроль сроков согласования, передвижения документов, наличия экземпляров, подписей. Благодаря переносу договорной работы в электронный формат удалось сократить сроки согласования договоров.
Тесно взаимодействуя с интегратором, ИТ-специалисты ИНК получили достаточно знаний о системе, и дальнейшую разработку решений проводили самостоятельно. При этом заказчик существенно сократил финансовые вложения в развитие электронного документооборота. Есть и более важный положительный эффект самостоятельного развития: ИТ-специалисты компании держат руку на пульсе бизнес-процессов предприятия — оперативно вносят изменения в систему, наделяют ее новыми функциями, реагируя на потребности руководителей и рядовых сотрудников.
Среди проведенных заказчиком доработок:
- согласование всех договоров в системе Docsvision;
- формирование реестров для отправки и отслеживания почты;
- настройка удаленного согласования документов;
- управление доверенностями;
- создание информационной базы (оперативного архива);
- автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приема сотрудников;
- автоматизация процессов проведения тендеров;
- автоматизация движения служебных записок;
- настройка обмена данными между информационными системами Docsvision, 1С.Бухгалтерия, 1С. ЗУП, 1С. УПП.
Алексей Дмитриченко, инженер-программист отдела программных проектов компании ИНК:
«На первом этапе внедрения специалисты RKIT® Group продемонстрировали нам, насколько легко и гибко система может настраиваться под бизнес-процессы компании. Мы получили необходимые данные, чтобы самостоятельно модернизировать систему, максимально используя все ее возможности. Сейчас, хотя и ведем разработку автономно, интегратор остается для нас надежным партнером: мы участвуем в мероприятиях RKIT® Group совместно с другими заказчиками, делимся опытом внедрений, общаемся с представителями вендора, чтобы быть в курсе всех изменений платформы».
В перспективе Иркутская нефтяная компания планирует автоматизировать большую часть бизнес-процессов. Одна из ближайших задач — переход на новую версию системы Docsvision 5. Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, соответствие их электронным карточкам. Также планируется дальнейшая интеграция с другими учетными системами предприятия.
Справка о компаниях:
ООО «Иркутская нефтяная компания» (www.irkutskoil.ru) включает в себя группу компаний, занимающихся геологическим изучением, разведкой и добычей углеводородного сырья на месторождениях и лицензионных участках Восточной Сибири. Сегодня в активе Группы ИНК 18 лицензионных участков, нефтяных и газовых месторождений.
ООО «ДоксВижн» (www.docsvision.com) является разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне.
Продажи системы Docsvision осуществляются исключительно через партнерскую сеть компании, которая на сегодняшний день насчитывает порядка 80 партнеров в России и в других странах. Для удобства заказчиков платформа Docsvision локализована на нескольких языках. На сегодняшний день партнерами «ДоксВижн» реализовано более 1000 внедрений Docsvision на предприятиях и в организациях среднего и крупного бизнеса различной отраслевой принадлежности.
RKIT® Group (www.rkit.ru) — оказывает комплексные услуги по разработке и внедрению электронного документооборота и управления процессами предприятия на платформе Docsvision. В 2011 г. на базе компании открыт первый в России технологический центр в области документооборота на платформе Docsvision по нефтегазовому сектору. Среди заказчиков RKIT® Group: ОАО «Верхнечонскнефтегаз», ОАО «АНХК», ОАО «Международный Аэропорт Иркутск», Администрация города Иркутска.