ООО «РТ-Энерготрейдинг» является компанией, обеспечивающей энергоснабжение организаций Государственной корпорации «Ростехнологии». Закупка электрической энергии проводится с розничных и оптовых рынков электроэнергии и связана с постоянной работой с внешними подрядчиками. В целях систематизации входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнительской дисциплины и ускорения процесса согласования договоров руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.
В качестве платформы была выбрана система Docsvision, внедрение системы производилось специалистами ИТ-департаментом «РТ-Энерготрейдинг» самостоятельно.
На базе типовых решений «Делопроизводство», «Управление процессами» были разработаны новые карточки, печатные формы документов. Создан электронный архив. Налажен процесс автоматизации повторяющихся бизнес-процессов. Решение было развернуто в течение 3 месяцев.
В результате внедрения создана система, позволяющая в короткие сроки обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, повысить скорость согласования документов и обеспечить их надежное хранение. Через систему проходит около 1000 входящих документов, 2000 — исходящих. Сейчас пользователями системы являются 30 сотрудников компании, в 2013 году «РТ-Энерготрейдинг» планирует увеличить количество пользователей до 50.
Остапенко Иван Александрович, заместитель генерального директора ООО «РТ-Энерготрейдинг»:
«В первую очередь, нам важно быть эффективной компанией, поэтому, как только мы начали понимать, что управление документами требует большего внимания и более сложной организации, было принято решение о внедрении системы, позволяющей автоматизировать работу с документооборотом компании.
Внедрение Docsvision проводилось полностью своим силами. Поэтому еще на стадии выбора платформы мы обращали внимание на технические аспекты системы. Нам было важно суметь построить решение в довольно короткие сроки, при этом не потратив много времени на обучение или разработку «с нуля».
