Минпромэнерго продолжает автоматизацию документооборота

• 5 июня 2006
• Новости

Компании Digital Design, петербургский партнер Docsvision, и «Базис» приступили ко второму этапу автоматизации документооборота Минпромэнерго на базе системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Министерство расширит границы системы документооборота до уровня отделов, будут обучены 200 новых пользователей, их общее количество возрастет до 400. Специалисты Digital Design запустят новый участок поточного сканирования документов.

Напомним, что в ноябре 2004 года в Минпромэнерго России было принято решение перейти на более эффективную систему электронного документооборота. Были проанализированы особенности процессов обработки документов в министерстве, разработаны два прототипа системы – на базе платформ Documentum и Docsvision. По результатам испытаний и анализа рисков обоих вариантов для внедрения была выбрана система документооборота, созданная в рамках ФЦП «Электронная Россия» в соответствии с требованиями архитектуры электронного государства для Министерства экономического развития и торговли РФ. В качестве программной платформы автоматизации задач управления документооборотом в ней используется универсальная система управления документами и бизнес-процессами Docsvision.

В октябре 2005 год был подписан договор между компаниями Базис и Digital Design, крупнейшим партнером Docsvision. В соответствии с договором в декабре 2005 года в короткие сроки система была развернута до уровня департаментов в составе 100 рабочих мест (до 200 зарегистрированных пользователей). На этом этапе были автоматизированы процессы регистрации корреспонденции, наложения резолюций и контроля исполнительской дисциплины, осуществлены миграция данных и обучение пользователей.

Благодаря хорошей предварительной проработке, высокой осведомленности о потребностях и особенностях внутренней системы документооборота, а также благодаря активному участию в проекте руководства Минпромэнерго внедрение системы было проведено в сжатые сроки с положительным результатом. Еще одним итогом первого этапа проекта стала подготовка новой версии программного обеспечения системы, родившаяся в результате совместной работы сотрудников министерства, консультантов и разработчиков.

Заместители директора Административного департамента министерства В.Г.Голубев и М.О.Кузовков рассказали: «СЭДО (Система Электронного ДокументоОборота), внедренная в министерстве, послужила хорошим подспорьем в сокращении сроков обработки документов, решении задачи повышения дисциплины исполнителей за счет улучшения прозрачности процессов, позволила упорядочить загрузку сотрудников. В результате анализа опыта эксплуатации, скорости и качества реализации требований пользователей мы приняли решение продолжить работу по развитию системы».

Следующий этап проекта начался в мае 2006 года и закончится в июле 2006. На этом этапе к работе в системе будут подключены все отделы министерства, специалисты компаний Digital Design и «Базис» расширят систему электронного документооборота на базе Docsvision вдвое, до 400 зарегистрированных пользователей. В рамках проекта будет создан участок поточного сканирования всей входящей в министерство корреспонденции. Сканирование позволит увеличить оперативность движения информации за счет создания единой электронной базы документов Минпромэнерго, гарантирует сохранность корреспонденции, обеспечит контролируемый коллективный доступ к текстам и существенную экономию средств за счет уменьшения объемов копирования бумажных носителей. Услуги по сопровождению системы электронного документооборота предоставляют специалисты компании Базис.

В настоящий момент осуществляется процесс согласования подготовленных регламентов работы подразделений, в учебном классе министерства специалисты Digital Design проводят обучение 200 пользователей.

Текущий проект планируется выполнить в такие же сжатые сроки, как и первый – всего за три месяца. Высокие темпы ведения проекта стали возможны в результате хорошо налаженного взаимодействия участников проекта, высокой дисциплины сотрудников министерства и наличия большого опыта работы по автоматизации документооборота государственных органов у компании Digital Design.

Опыт компании включает внедрение и развитие системы электронного документооборота (СЭДО) Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации на основе программной платформы Docsvision. В настоящий момент в системе работает более 1100 сотрудников Минэкономразвития России. Digital Design также автоматизировала документооборот в администрации Астраханской губернии и в Минрегионе России. В компании хорошо отработана технология внедрения системы Docsvision в госорганах, имеются типовые инструкции, регламенты и схемы управления проектом.