АМЕДИА внедряет DocsVision

• 15 июня 2006
• Новости

Digital Design приступает к автоматизации канцелярии и архива компании АМЕДИА на базе системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Эта система является оптимальной для выполнения поставленных перед компанией задач как в соотношении цена-качество и функциональности, так и по рекордно коротким срокам внедрения.

Компания АМЕДИА является крупнейшим производителем медиа-контента на территории России и СНГ и занимается производством и дистрибуцией многосерийных телевизионных и художественных фильмов и программ различных жанров. За последние несколько лет компания выпустила в эфир такие популярные сериалы, как «Бедная Настя», «Моя прекрасная няня», «Адъютанты любви», «Кто в доме хозяин» и «Не родись красивой».

Компания существенно выросла за последние полтора года, количество сотрудников увеличилось более чем в 5 раз и, соответственно, возрос объем документопотока компании, работа с которым сильно усложнилась и требовала больших трудовых и временных затрат. Система документооборота не была автоматизирована, и руководство компании хорошо понимало необходимость упорядочить работу с документами.

По словам Александра Золотова, менеджера проекта со стороны компании АМЕДИА: «Docsvision – оптимальная для нас система при решении задачи автоматизации архива как по соотношению цена-качество и оперативным срокам внедрения (что для нас сейчас является весьма важным фактором), так и по функциональности. Благодаря этим преимуществам Docsvision мы сможем серьезно повысить эффективность работы служб бэк-офиса, а также сократить рабочее время, которое сотрудники тратят на поиск и согласование документов».

Сотрудники АМЕДИА еще до начала проекта были хорошо знакомы с системой Docsvision. В компании была установлена демонстрационная версия Docsvision, и все ключевые пользователи протестировали систему и поработали в ней некоторое время. Система понравилась специалистам, а ИТ-служба получила возможность хорошо ознакомится с особенностями системы и ее функциональностью.

Для внедрения системы была приглашена компания Digital Design, крупнейший партнер Docsvision, обладающий богатым опытом ведения проектов по установке системы в компаниях, занятых в различных отраслях.

Договор с Digital Design на автоматизацию канцелярии и построение электронного архива документов компания АМЕДИА подписала в конце мая 2006 года. Первый этап работ будет завершен в июне 2006 года.

По условиям договора сотрудники Digital Design установят систему Docsvision 3.5, создадут электронное хранилище документов с разграничением прав доступа к данным, а также осуществят классификацию и категоризацию архива. На базе системы Docsvision 3.5 будет обеспечена возможность регистрации входящих, исходящих и внутренних документов разных видов, рассылка входящей корреспонденции на рабочие места исполнителей. В ходе проекта будет проведено обучение ключевых пользователей системы.

К концу первого этапа Docsvision будет внедрена на 100 рабочих мест. Таким образом, все сотрудники компании, которые вовлечены в процесс работы с документацией управленческого учета, будут работать в системе. У АМЕДИА есть планы по дальнейшему увеличению количества пользователей до 150 человек.

Руководство АМЕДИА планирует и далее автоматизировать работу с документами: в ближайшее время компания рассчитывает внедрить продукты Microsoft Dynamcs и SharePoint Portal Server. Если такое внедрение пройдет успешно, компания собирается провести интеграцию будущих систем с Docsvision, поскольку система обладает шлюзами в эти программные продукты. Таким образом, возможности интеграции, которые предоставляет система Docsvision, позволит компании АМЕДИА построить единую и удобную систему документооборота.