Компания Digital Design продолжает развитие системы электронного документооборота в сети чайных «Чайная ложка». СЭДО на базе Docsvision была внедрена в октябре 2006 года, теперь идет разработка и внедрение отдельных бизнес-процессов. На этой неделе началась автоматизация бизнес-процесса «согласование договоров».
Решение о внедрении системы электронного документооборота руководство «Чайной ложки» приняло в начале лета 2006 года. Ведение дел на бумаге стало отнимать много времени и замедлять темпы развития сети. Из нескольких рассматриваемых СЭДО была выбрана система Docsvision. Работы по внедрению начались в июле 2006 и были завершены в октябре того же года.
В начале марта специалисты Digital Design приступили к автоматизации процесса работы с договорами. Будет создан единый электронный архив договоров, настроена регистрация договоров и поддержка их сканирования, а также хранение в электронном виде в иерархической структуре папок.
Для обеспечения конфиденциальности документов и более упорядоченной работы с ними будет разработана система прав доступа на отдельные папки и документы группам сотрудников или отдельным сотрудникам, организована совместная работа (поиск и доступ к хранимым документам).
Также на основе существующей в «Чайной ложке» системы согласования договоров бизнес-консультанты Digital Design автоматизируют процесс заключения договоров.
Механизмы Docsvision позволяют создавать, маршрутизировать и контролировать поручения по документам. На прошлом этапе работ были сформированы отчеты по контролю исполнительской дисциплины. Теперь благодаря СЭДО можно будет не только сделать договорную работу более быстрой и отнимающей меньше ресурсов, но и контролировать все звенья договорного процесса, выявляя слабые места и ликвидируя их.
Одновременно в системе смогут работать до 25 пользователей.
«Чайная ложка» существует на рынке с 2001 года. Сегодня – это самая быстроразвивающаяся сеть чайных в Санкт-Петербурге. Ежемесячно «Чайную ложку» посещают более 350.000 человек.
