Компания Digital Design заключила с платежной системой Яндекс.Деньги договор на внедрение системы электронного документооборота (СЭДО). Работы по внедрению будут закончены в начале августа, проект будет реализован на базе системы Docsvision 3.6.
Яндекс.Деньги — это универсальная платежная система, которая позволяет совершать быстрые и безопасные платежи через Интернет и хранить всю информацию о зачислениях и платежах. Офисы компании расположены в Москве и Санкт-Петербурге.
Решая задачу управления постоянно растущим потоком информации, руководство компании Яндекс.Деньги пришло к выводу о необходимости автоматизации работы с документами. Для решения поставленной задачи специалисты Digital Design предложили построить документооборот компании на базе системы Docsvision, которая позволит создать единое информационное пространство и организовать совместную работу сотрудников с электронными документами из обоих офисов.
Для компании, развивающей платежную систему, очень важно четко выстроить бизнес-процессы, чтобы увеличить скорость обращения документов в компании, исключить потерю важных бумаг и наладить обмен бумагами между офисами, находящимися в разных городах. Внедрение системы электронного документооборота также позволит руководству анализировать узкие места в общем документообороте компании и оперативно реагировать на проблемы в работе с важными документами.
На первом этапе проекта будет создано электронное хранилище внутренних документов. Сотрудникам будут настроены права доступа к нему в зависимости от исполняемых обязанностей, т.к. некоторые документы компании конфиденциальны. Будет настроена возможность поиска документов по различным атрибутам с использованием преднастроенных поисковых запросов.
Далее будет автоматизирован документооборот компании, настроены бизнес-процессы по рассылке внутренних документов, например, приказов, распоряжений. Будут настроены представления, позволяющие контролировать сроки получения ежемесячных финансовой отчетности от контрагентов и формировать список рассылки писем с напоминаниями контрагентам, просрочившим отчетность.
В петербургском офисе Яндекс.Денег, где будет базироваться система электронного документооборота, работает более 70 человек. Сотрудники московского офиса компании также будут работать с созданной системой - для них будет настроен удаленный доступ.
