Передано в опытно-промышленную эксплуатацию решение по автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов на базе системы Docsvision в ООО «Компания «Востсибуголь». Проект проводит сертифицированный партнер Docsvision в Иркутске — ООО «Решение».
В связи со сменой собственника на предприятии возникла необходимость в новой программе автоматизации документооборота взамен действовавшей ранее корпоративной системы на базе Lotus (Company Media). Необходимо было не только сохранить преемственность, но и перейти на новые стандарты управления, при этом в достаточно короткие сроки и с разумными затратами.
В течение двух недель специалистами ООО «Решение» было создано прикладное решение по организации делопроизводства и контроля исполнения для секретариата ООО «Востсибуголь», которое включает в себя работу с входящими, исходящими и внутренними документами, организационно-распорядительной документацией, регистрацию договоров и поддержку существующей библиотеки типовых документов. Дополнительно настроен процесс создания контрольных карточек и маршрутизация заданий конечным исполнителям посредством электронной почты. Также было проведено обучение пользователей, организованы рабочие места, созданы подробные памятки-инструкции по работе с системой. Ведется работа по загрузке в Docsvision накопленной ранее базы документов из системы Lotus и созданию электронного архива документов.
Для успешной реализации проекта была создана рабочая группа, что позволило активно включить в работу специалистов Заказчика. Полноценная работа в системе была начата в течение трех дней после начала проекта. Это стало возможно не только благодаря многократно отработанной технологии внедрения, использованной специалистами ООО «Решение», но и опыту и высокому профессионализму сотрудников Заказчика. Таким образом, ООО «Решение» в очередной раз продемонстрировало, что внедрение и освоение современной и мощной системы электронного документооборота вполне возможно осуществить за короткие сроки.
По оценкам пользователей, новая система оказалась мобильной, а созданное решение полностью отвечает поставленным задачам.
На данный момент приобретено 10 лицензий системы Docsvision для реализации пилотного проекта. По его итогам предполагается тиражирование системы на 25 рабочих мест и охват системой филиалов компании.
