RKIT Group завершает пилотный проект на базе DocsVision в ФГУП Аэропорт «Иркутск»

• 25 мая 2009
• Новости

Передана в промышленную эксплуатацию первая очередь пилотного проекта по созданию прикладных решений на базе системы Docsvision в ФГУП «Аэропорт Иркутск».

Несмотря на большую загрузку в плане реализации различных проектов по развитию предприятия, руководством компании было решено не откладывать внедрение системы электронного документооборота, признав ее одной из первоочередных задач. Для того чтобы снизить риски при реализации проекта, связанные с нехваткой времени, ресурсов и т.д., специалистами RKIT Group, премиум-партнера Docsvision в Иркутске, была предложена технология внедрения, позволяющая начать внедрение с небольших наиболее актуальных задач, которые можно реализовать в достаточно короткие сроки, а в дальнейшем постепенно наращивать функциональность и развивать созданное решение.

Основными задачами первой очереди были определены: автоматизация базового делопроизводства, контроль исполнения документов, организация учета проектов договоров, создание и поддержка архива внутренней нормативной документации, организация рабочих мест руководителей для получения оперативных аналитических отчетов. Для реализации указанных задач были приобретены 10 лицензий Docsvision.

В связи с небольшим количеством приобретенных лицензий, были предусмотрены различные варианты организации рабочих мест – на постоянной основе для сотрудников канцелярии и секретаря генерального директора, и в режиме временного доступа для получения аналитических отчетов для руководителей высшего звена. Благодаря этому, на период пилотного проекта удалось задействовать в работе с системой свыше 15 пользователей.

На текущий момент решены все задачи первой очереди. Созданное решение охватывает канцелярию, юридическую службу, рабочие места руководителя проектов и руководителей высшего звена. Основную работу с входящими, исходящими и внутренними документами выполняют сотрудники канцелярии, обеспечивая регистрацию, систематизацию и контроль исполнения документов. Создан архив внутренней нормативной документации, который позволяет категоризировать и поддерживать структуру хранения нормативных документов, предоставляет широкие возможности поиска. Ведется регистрация договоров и их проектов, появилась возможность отслеживать исполнение статуса проекта договора. Появилась возможность формировать реестры и отчеты по любому типу документов, используемых в системе, что значительно облегчает доступ к аналитической информации для руководителей разного уровня.

До начала использования Docsvision для обработки документов в канцелярии использовалась программа собственной разработки. На текущий момент пользователями отмечается значительное повышение удобства и оперативности в ежедневной работе с документами, а также широкие возможности поиска текущих и архивных документов.

Кроме того, представителями Заказчика была отмечена высокая организация проекта со стороны RKIT Group. Работы выполнялись в соответствие с утвержденным календарным планом, при этом оперативно учитывались пожелания пользователей, касающиеся изменений и дополнений в проектируемые решения. Все пользователи рабочей группы были обучены, Заказчику передана эксплуатационная документация по созданным решениям.

На разработку решений, их внедрение и обучение пользователей ушло 1,5 месяца, после чего проект был переведен в режим опытной и опытно-промышленной эксплуатации. Были отработаны основные процедуры использования системы, а также сняты основные вопросы и требования пользователей, что позволило успешно перейти к промышленной эксплуатации.

Предполагается увеличение количества лицензий для обеспечения более эффективной работы всего предприятия и тиражирование созданных решений на все службы. Будет продолжаться развитие существующих решений, в частности, расширены возможности контроля исполнения решений руководителя. Предполагается также автоматизация новых бизнес-процессов.