«А1» согласует договоры в DocsVision с помощью смартфонов

• 28 мая 2009
• Новости

Завершен очередной этап проекта по автоматизации документооборота на базе системы Docsvision в компании «А1»: архивное хранение документов компании переведено на учет с помощью штрих-кодов, а согласование документов в системе стало возможным с помощью смартфонов.

«А1» – дочерняя структура крупнейшего российского финансово-промышленного консорциума «Альфа-Групп». Инвестирует собственные средства, средства акционеров «Альфа-Групп» и партнеров в растущие рынки России и СНГ. Инвестиционный портфель компании охватывает широкий спектр отраслей. Среди проектов «А1 Групп»: Альфа-Банк, ВымпелКом, Перекресток, Петросах и Сахалин-6, Тюменская нефтяная компания (ТНК-BP), Росводоконал, Западно-Сибирский металлургический комбинат, а также ряд других проектов.

Система Docsvision работает в «А1» с 2007 года. Первым этапом проекта было создание электронного архива документов компании, затем были автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании: согласование договоров и учредительных документов и согласование платежей, интегрированное с финансово-учетной системой на базе 1С:Предприятие 8.1. Позднее, функционал СЭД был расширен набором статистических отчетов по контролю исполнения заданий в различных срезах. 

В конце 2008 года с помощью специалистов компании-партнера система документооборота в «А1» была переведена на последнюю версию Docsvision 4.1, благодаря чему получила ряд новых возможностей.

Следующий этап автоматизации — введение учета штрих-кодов документов — позволил сотрудникам компании более эффективно вести учет бумажных документов в электронном архиве и тратить минимум времени на поиск и смену состояния документов в системе.

Для дополнительного удобства пользователей системы был разработан мобильный клиент для задач согласования документов. Мобильный клиент работает на основе почтового клиента встроенного в Windows Mobile версии 6.0 и выше и позволяет пользователю получать задания на согласование, просматривать приложенные к заданию документы, согласовывать или писать замечания к документам, а также делегировать задания другим пользователям системы. Для безопасности передачи данных по открытым каналам мобильный клиент поддерживает шифрование текстов заданий и приложенных к ним документов средствами криптозащиты данных. Для работы мобильного клиента не требуется прямого доступа к серверу Docsvision.

С системой работают 100 сотрудников компании.

По словам Директора департамента процессов и технологий компании «А1» Виктора Зогина в дальнейших планах по развитию системы документооборота в компании — настройка расширенных представлений личных папок сотрудников, а также автоматизация других бизнес-процессов компании.