Федеральная служба по аккредитации выполнила обновление своей системы электронного документооборота (СЭД), переведя ее на версию программной платформы Docsvision 4.5, а также значительно расширив функционал системы. На сегодняшний день переход осуществлен на 80 рабочих местах в центральном аппарате ведомства и на 15 — в филиалах.
Проект по обновлению версии СЭД для Федеральной службы по аккредитации выполнила компания Digital Design, использовав при этом собственное программное решение, разработанное на базе программной платформы Docsvision 4.5. В рамках проекта специалисты компании провели дополнительное обследование действующих бизнес-процессов административного делопроизводства, оптимизировали и автоматизировали их. Все накопленные данные из ранее используемой в ФСА системы электронного документооборота были перенесены в новую СЭД.
Гребень Сергей Юрьевич, руководитель проектов компании Digital Design: «Особенностью проекта стало то, что на всем его протяжении сотрудники продолжали активно использовать систему. Нами были созданы все условия, чтобы полноценное функционирование СЭД не останавливалось. Специалисты Digital Design провели обучение сотрудников Центрального аппарата и территориальных управлений, продемонстрировав существующие сценарии работы с новым функционалом, благодаря чему весь спектр возможностей системы находит применение».
Модернизация и расширение функциональности системы позволили привести ее в соответствие федеральному закону Российской Федерации № 63-ФЗ «Об электронной подписи», создав возможность электронного согласования и подписания документов с применением электронной подписи (ЭП). Изменения в системе привели к упрощению безбумажного документооборота с использованием ЭП и позволили существенно сократить затраты времени на выполнение типовых операций в системе. Также СЭД Федеральной службы по аккредитации была интегрирована с системой межведомственного документооборота (МЭДО).
Чудинова Елизавета Александровна, начальник отдела делопроизводства Федерального агентства по аккредитации:
«Хочу отметить, что работы по настройке системы, в части процессов административного делопроизводства, были выполнены качественно и оперативно. Создан удобный инструмент, позволяющий нам сократить сроки подготовки и исполнения документов за счет оперативного доведения документов до исполнителей. Кроме того, мы получили возможность электронного согласования, что существенно ускоряет процесс выполнения задачи и позволяет предоставлять сотрудникам доступ к информации о ходе исполнения документов. Уже сейчас можно говорить о том, что затраты времени снизились на 30 процентов».
В настоящее время система обеспечивает комплексную автоматизацию документооборота, в частности процессов создания, согласования, регистрации и рассылки документов, а также контроля исполнения связанных с ними поручений.
Модернизированная система полностью учитывает положения нормативных документов, устанавливающих требования к СЭД федеральных органов исполнительной власти работе с обращениями граждан и межведомственному взаимодействию, а также нормативных актов и организационно-распорядительных документов Росаккредитации, - сообщили в ведомстве.
