Заказать демо

Компания «РКС-энерго» снизила количество бумажных документов на 70%

Компания «РКС-энерго» обеспечивает электроэнергией более 800 000 человек, свыше 9 000 юридических лиц, включая крупную промышленность, а также большинство бюджетных учреждений и коммунальных предприятий, расположенных в крупных городах Ленинградской области. В состав компании входят 18 отделений, более 37 обслуживаемых населенных пунктов. Центральный офис компании находится в Санкт-Петербурге.

Предпосылки внедрения

До внедрения системы электронного документооборота пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а количество документов могло достигать нескольких тысяч в месяц. Поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД было снижение объема бумажных документов и, как следствие, ускорение обмена документами между офисами.

Другой важный момент, который требовалось решить с внедрением СЭД – упорядочивание всех поступающих документов.  

Ход проекта

Процесс перехода на безбумажный документооборот компания запустила еще в 2012 году, внедрив СЭД на базе Docsvision 4.5, в которой помимо регистрации входящих, исходящих и внутренних документов были автоматизированы служебные записки, согласование договоров и соглашений. Отдельный большой блок документов энергокомпании – это обращения от граждан-потребителей электроэнергии и организаций.

Результаты и развитие проекта

Благодаря проекту компании «Диджитал Дизайн» удалось сократить время на делопроизводство, исключить потерю документов, повысить контроль за процессом согласования и исполнения, сократить расходы на пересылку бумажных документов.

Но внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, далее последовало внесение изменений во внутренние бизнес-процессы, продолжаются работы по модернизации и развитию системы. На сегодняшний день в компании завершился проект по обновлению платформы, с целью ускорения работы системы, и все сотрудники работают в последней версии Docsvision 5.4.

«Электронный документооборот возможен только при условии, что компания ведет планомерную работу в этом направлении. Мы запустили этот процесс еще в 2012 году. В течение 5 лет осуществлялась регулярная техническая поддержка системы, в рамках которой разрабатывались новые типы документов, расширялись функции для решения новых актуальных задач и удовлетворения потребностей пользователей. В 2017 году, в результате расширения предъявляемых к программе требований, потребовалось обновление версии платформы. Быстро перевести бизнес-процессы практически в новую систему Docsvision 5.4 помогли специалисты «Диджитал Дизайн», которые все это время осуществляли техническую поддержку платформы, – комментирует директор по информационным технологиям «РКС-энерго» Евгений Викторов.

По словам Викторова, следующим крупным этапом развития системы электронного документооборота, будет организация юридически значимого обмена неформализованными электронными документами путем интеграции СЭД Docsvision c операторами ЭДО. Таким образом, компания сможет обмениваться любыми неформализованными внешними и внутренними документами с поставщиками, партнерами, клиентами, удаленными подразделениями, не выходя из системы Docsvision, с применением квалифицированной электронной цифровой подписи. 

Похожие публикации
19 ноября 2018
Рады представить новую версию платформы, которая разрабатывалась нами на протяжении последних 2,5 лет.
14 ноября 2018
Аналитический центр TAdviser выпустил карту российского рынка информационных технологий. На карте - 180 компаний. Найдите Docsvision :)
Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных