Система долговременного архивана платформе Docsvision
Это создает комплексные трудности: необходимо обеспечить не только правильный учёт и долгосрочное хранение, но и полное соответствие архивов требованиям законодательства для сохранения юридической силы документов.
Автоматизация работы с бумажным архивом также остается актуальной задачей.
СХЭД на платформе Docsvision полностью реализует эти требования. Система обеспечивает систематизацию и прием в архив электронных и бумажных документов, обработку запросов на выдачу, контроль сроков хранения, уничтожение документов по решению экспертной комиссии и ведение всей необходимой архивной учётной документации.
СХЭД на платформе Docsvision
Удобная электронная номенклатура дел
СХЭД Docsvision позволяет систематизировать весь документальный фонд в иерархической электронной номенклатуре дел. Система автоматически формирует необходимые печатные формы: книги учёта поступлений, описи дел и документов, листы-заверители.
-
Формирование номенклатуры
Создавайте номенклатуру на год, включающую разделы и дела. Указывайте заголовки, индексы, тип дела (бумажное, электронное, смешанное), сроки хранения и другие реквизиты
-
Списание документов в дела
Система позволяет списывать документы в конкретные дела или тома номенклатуры, автоматически контролируя допустимое количество листов.
-
Копирование номенклатуры
Для удобства можно скопировать номенклатуру дел прошлых лет вместе со структурой для быстрого формирования плана на новый год.
-
Утверждение номенклатуры
Запустите электронный процесс утверждения готовой номенклатуры дел путем издания приказа прямо в системе.
Автоматизация рутинных задач
СХЭД Docsvision позволяет автоматически отслеживать сроки хранения дел и формировать необходимые акты по готовым печатным формам в соответствии с образцами из правил, утверждённых приказом Росархива от 31 июля 2023 года №77.
-
Контроль сроков дел
Система автоматически выявляет дела с истекающим сроком хранения, формирует акт на уничтожение и направляет его на согласование экспертной комиссии. Также контролируются сроки передачи дел с постоянным хранением или хранением свыше 10 лет в архив организации.
-
Готовые печатные формы
В системе доступен полный комплект печатных форм: номенклатура дел, внутренняя опись, описи дел, акты приема-передачи, акты выдачи во временное пользование, акты выделения к уничтожению, лист-заверитель, карта-заместитель, обложка дела.
-
Автоматическое создание актов
Автоматизирован процесс приема-передачи дел в архив с подготовкой описи и маршрутом согласования с руководителями. Выдача дел сопровождается формированием акта и может предоставлять доступ к электронным копиям («электронный читальный зал»).
-
Уведомление по событиям
Настраивайте автоматические проверки наличия и состояния электронных документов в архиве. Система уведомит сотрудников по почте и сформирует учетные формы, например, акт проверки.
Гарантия юридической силы при долговременном хранении
При приёмке дел в архив система автоматически формирует специальный контейнер электронного документа. Для обеспечения возможности проверки подлинности электронной подписи в будущем, в платформе реализовано автоматическое продление метки доверенного времени для каждой подписи.
-
Конвертация в формат долговременного хранения
Система автоматически создает контейнер электронного документа (архив), состав которого строго соответствует пункту 141 правил Приказа Росархива №77, и прикрепляет его к карточке архивного документа.
-
Улучшение электронной подписи документа
При загрузке в СХЭД электронная подпись документа улучшается до формата CAdES-A, что является необходимым условием для последующего автоматического продления метки доверенного времени и обеспечения долговременной юридической значимости.
-
Резервное копирование
Для надежности и соблюдения правил хранения система автоматически выполняет резервное копирование сформированных контейнеров электронных документов.
Виды долговременных архивов на платформе Docsvision
-
Финансовый архив• Единое собственное хранилище входящих, исходящих, электронных и сканированных финансовых документов.
• Формирование комплектов и пакетов, массовых выгрузок документов по запросу.
• Согласование и утверждение финансовых документов в системе архива, подписание электронной подписью.
• Формирование архива первичной документации для целей налогового мониторинга.
• Интеграция с операторами ЭДО и учетными системами.
• Потоковый ввод и штрихкодирование документов. -
Технический архив• Организация электронного архива любых видов технических документов: отсканированных и изначально электронных.
• Обеспечение доступа инженерных и эксплуатационных служб к документам архива.
• Хранение проектной, сметной, исполнительной, эксплуатационной, ремонтной документации.
• Кэширование и сжатие изображений документов для работы по низкоскоростным каналам связи.
• Интеграция с системами ТОиР и ГИС. -
Кадровый архив• Массовые выгрузки документов по запросу и в ответ на и требование контролирующих органов.
• Утверждение первичных документов в системе архива, подписание электронной подписью.
• Архив первичной документации для целей налогового мониторинга.
• Интеграция с операторами ЭДО.
• Потоковый ввод и штрихкодирование документов. -
Архив документов делопроизводства• Интеграция с системами документооборота.
• Организация СХЭД для обеспечения долговременного хранения документов.
• Автоматизация процессов архивного делопроизводства, требуемых по приказу Росархива от 31.07.2023 №77.
Примеры внедрения
-
Для владельцев бизнеса
Обеспечение полного соответствия законодательству, снижение рисков штрафов из-за утери или повреждения документов, сокращение затрат на хранение и администрирование архива. -
Для делопроизводителя
Единая система для формирования и ведения номенклатуры дел всей организации, мощные средства поиска, автоматическое формирование печатных форм. -
Для сотрудников архива
Электронное согласование актов и заявок, автоматические напоминания о сроках, согласование актов уничтожения, исключение ручного формирования документов. -
Для ИТ-служб
Отечественная платформа, гибкое разграничение прав, адаптируемый интерфейс и справочники, простая интеграция с другими корпоративными системами.
