Долговременный архивна платформе Docsvision
и управления архивом бумажных документов. Построено на российской платформе Docsvision в соответствии с требованиями 125-ФЗ «Об архивном деле»
и правилами приказа Росархива от 31 июля 2023 года №77
СХЭД на платформе Docsvision
Удобная номенклатура дел
Решение позволяет систематизировать документальный фонд в виде иерархического электронного справочника «Номенклатура дел» с возможностью формирования необходимых печатных форм: книги учёта поступлений документов, описи дел, документов, листа-заверителя.
-
Формирование номенклатуры
Номенклатура на год формируется из разделов и дел с указанием заголовков, индексов, типов дела (бумажное, электронное, смешанное), сроков хранения и т.д.
-
Списание документов в дела
Списание документов в дела номенклатуры дел или в тома номенклатуры дел при превышении допустимого количества листов документа для списания.
-
Копирование номенклатуры
Возможность копирования номенклатуры прошлых лет вместе с делами для формирования номенклатуры дел на новый год.
-
Утверждение номенклатуры
По сформированной номенклатуре дел можно запустить процесс утверждения приказом в электронном виде.
Автоматизация рутинных задач
Решение позволяет автоматически отслеживать сроки хранения дел и формировать необходимые акты по готовым печатным формам в соответствии с образцами из правил, утверждённых приказом Росархива от 31 июля 2023 года №77.
-
Контроль сроков дел
Автоматическое отслеживание дел с истекающим сроком хранения с последующим формированием акта уничтожения и согласования его с экспертной комиссией. Автоматическое отслеживание сроков для передачи дел с постоянными сроками хранения и/или временными сроками хранения свыше 10 лет, подлежащих передаче в архив организации.
-
Готовые печатные формы
Формирование различных печатных форм - номенклатура дел, книга учёта поступления и выбытия дел, внутренняя опись документов дела, описи дел, акт приёма-передачи архивных документов на хранение, акт о выдаче дел во временное пользование, акт о выделении к уничтожению документов, лист-заверитель дела, карта-заместитель единицы хранения, обложка дела.
-
Автоматическое формирование актов
Автоматическое формирование акта приёма-передачи дел и подготовка описи дел для принятия в архив организации, маршруты согласования его с руководителями подразделений. Выдача дел из архива с формированием акта выдачи во временное пользование. Выдача дел возможна с выдачей доступа к электронным копиям и электронным документам в архиве (электронный читальный зал), а также с предоставлением электронных копий документов.
-
Уведомление по событиям
Проверка наличия и состояния электронных документов в архиве в автоматическом режиме с последующим уведомлением сотрудников архива по электронной почте и с автоматическим формированием архивных учётных форм: акта проверки наличия и состояния архивных документов.
Долговременное хранение документов
При приёмке дел в архив электронных документов автоматически формируется контейнер электронного документа. Для возможности проверки в любой момент информации о действительности электронной подписи на момент подписания ею документа в решение реализовано автоматическое продление метки доверенного времени электронной подписи, с помощью которой был подписан переданный на хранение электронный документ.
-
Конвертация в формат долговременного хранения
Автоматическое формирования контейнера электронного документа (zip-архива), состав которого определён пунктом 141 правил, утверждённых приказом Росархива от 31 июля 2023 года №77, и добавление его в карточку архивного документа.
-
Улучшение электронной подписи документа
При загрузке документа в СХЭД происходит улучшение его электронной подписи до формата CAdES-A для дальнейшего автоматического продления метки доверенного времени. Это обеспечивает возможность долговременного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости.
-
Резервное копирование
Для соблюдения правил хранения электронных документов реализовано автоматическое резервное копирование контейнера электронного документа (zip-архива).
-
Для владельцев бизнеса: обеспечение требований законодательства, снижение рисков штрафов из-за потери документов или их достоверности, сокращение затрат на хранение.
-
Для делопроизводителя: единая система для формирования номенклатуры дел организации, средства поиска дел и документов, формирование печатных формы.
-
Для сотрудников архива: согласование актов и заявок в электронном виде, автоматические напоминания, согласование актов уничтожения дел, автоматическое формирование печатных форм.
-
Для ИТ-служб: независимость от иностранного ПО, гибко настраиваемое разграничение прав, гибкая адаптация интерфейса и справочников, простая интеграция с другими ИТ-системами.
