Административное делопроизводство

Решение «Административное делопроизводство» на базе платформы Docsvision, разработанное компанией «Парадок», позволяет автоматизировать документооборот органов исполнительной власти с учетом всех особенностей их деятельности. Система включает в себя комплекс подсистем и модулей, который позволяет охватить все аспекты работы с документами. Среди них «Обращения граждан и организаций», «Входящие письма», «Внутренняя переписка», «Задания», «Электронная подпись», «Жалобы на услуги», «Замещение сотрудников», «Отчёты», «Контроль распорядительных документов», «Согласования» и другие. 

Решение полностью соответствует законодательным документам РФ, регламентирующим вопросы документооборота в этой сфере:

• Решение обеспечивает работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с требованиями 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
• Построена уникальная процессная модель автоматизации «Административное делопроизводство», удовлетворяющая всем требованиям Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
• Кроме того, предлагаемое решение соответствует Приказу №96 Минкомсвязи России от 01.04.2015 «Об утверждении плана импортозамещения программного обеспечения».

Бизнес-эффект

Использование решения «Административное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет органам исполнительной власти:

• Автоматизировать документооборот по всем основным направлениям деятельности.
• Существенно сократить трудозатраты на обработку документов.
• Использовать расширенные возможности по поиску, классификации, созданию документов, по анализу исполнительской дисциплины.
• Улучшить трудовую дисциплину сотрудников с помощью формирования отчетов для оценки их работы.
• Создать систему управления шаблонами документов в форматах Microsoft Word, Microsoft Excel.

Функциональные возможности

ПОДСИСТЕМА «ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Подсистема «Входящие письма» не только обеспечивает работу с простой входящей перепиской, но и обладает расширенными функциями, большинство из которых используются и в остальных подсистемах документов:

• Тематический рубрикатор имеет возможность разграничения доступа по подразделениям, т.е. каждое подразделение видит только свои или общие тематики. Тематики можно выбирать из древовидного справочника или быстрым поиском по названию. В карточке можно указывать сразу несколько тематик.
• Комментарии для исполнителей. Регистратор может указывать в документе комментарии, которые будут видны исполнителям и рассматривающим документ.
• Расчет планового срока в соответствии со справочником разновидностей входящих документов. При этом могут учитываться выходные и праздничные дни.
• Проверка повторности письма (по данным о контрагенте). После подтверждения повтора данных регистрация продолжается, но в этом случае ссылки на предыдущие письма будут видны руководителю, рассматривающему документ.
• Подсчет количества страниц в приложенных файлах популярных форматов – TIFF, PDF, DOC и т.д.
• Продление срока исполнения документа. Поскольку сроки исполнения писем не регламентированы, руководитель может в любой момент на этапе исполнения документа увеличить срок исполнения.

ПОДСИСТЕМА «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ»

Подсистема «Обращения граждан и организаций» реализует работу с обращениями граждан в соответствии с требованиями 59-ФЗ. Реализован большой спектр функций, достаточный для работы большого органа государственной власти или местного самоуправления:

• Работа с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, что необходимо для отправки соответствующих отчетов. Классификатор можно обновлять, а перед импортом очищать от ненужных разделов.
• Продление сроков с автоматическим созданием письма заявителю с учетом ограничения на максимальный срок в 60 дней.
• Внешнее перенаправление обращения с автоматическим созданием письма заявителю и письма во внешнюю организацию.
• Внутреннее перенаправление обращения (на внутреннее подразделение, для больших оргструктур) с автоматическим созданием письма заявителю.
• Полное и частичное перенаправление. При полном - обращение исполняется при отправке заявителю письма о перенаправлении, при частичном – остается на исполнении.
• Личный прием руководителя. Карточка создается до приема, составляется реестр граждан на прием по созданным карточкам, после приема карточки регистрируются.
• Автоматическое определение района города на основании адреса заявителя (при использовании модуля «Контрагенты»). Используется для ведения статистики по районам или для автоматического направления в нужный район на исполнение.
• Фиксация обращений, перенаправленных другой организацией. Используется для получения соответствующей статистики.
• Проверка повторности обращения по расширенным критериям (с учетом даты и места регистрации). После подтверждения повтора ссылки на предыдущие обращения будут видны руководителю, рассматривающему документ.
• Уведомление заявителей по электронной почте о регистрации и исполнении обращения.
• Контроль исполнения обращения регистратором после исполнения поручений по документу и снятия их с контроля руководителем. Регистратор проставляет результат исполнения документа для получения статистики.
• Дополнительный контроль исполнителем. В случае длительных сроков исполнения обращение исполняется в предписанный законом 30-тидневный срок, но создается специальное дополнительное поручение по документу с произвольным сроком. По этому поручению могут быть даны дополнительные ответы заявителю.

ПОДСИСТЕМА «УСЛУГИ»

Порядок предоставления услуг регламентируется, как правило, отдельно для каждой услуги. Данная подсистема реализует широкий спектр функций, позволяющий в рамках одной системы настроить работу с разными услугами:

• Справочник документов позволяет указывать перечень обязательных и дополнительных документов, предоставляемых по каждой услуге, а также позволяет фиксировать фактически предоставленные заявителем документы и выводить их список в расписке о приеме документов.
• Справочник разновидностей услуг позволяет реализовывать в рамках одной базовой услуги различные варианты, отличающиеся плановым сроком исполнения и списками предоставляемых документов. В частности, это позволяет реализовать работу с платными услугами.
• Справочник подразделений, оказывающих услуги, позволяет настроить автоматическое заполнение в документе получателя и ответственного исполнителя при регистрации услуги в соответствующем подразделении.
• Внутриведомственное взаимодействие. Поскольку сроки исполнения услуг ограничены, при запросе данных в другом подразделении организации возникает проблема: если оформлять запрос документально через служебную записку, то на это уходит много времени; если делать запрос вне системы, то теряется контроль. Для решения проблемы настроено внутриведомственное взаимодействие, реализующееся через специальную карточку задания, которая создается одной кнопкой и позволяет контролировать получение результата.

• Фиксация результата исполнения услуги при исполнении заданий по услугам является обязательной. Это необходимо для получения соответствующей статистики и выгрузки данных во внешние системы при интеграции.

ПОДСИСТЕМА «ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА»

Подсистема обеспечивает работу с внутренней перепиской с учетом специфики разных подсистем и имеет расширенный список функций:

• Приложение бланка. Автоматическое определение типа бланка в зависимости от полей карточки и подразделения. Возможность самостоятельного добавления новых бланков администраторами с использованием готового набора выгружаемых полей, в том числе полей табличного типа. Защита форматирования бланков от изменения пользователями средствами MS Word.

• Автоопределение подсистемы по полям карточки и по подсистеме связанного входящего. В зависимости от этого документ поступает регистраторам из соответствующей подсистемы.
• Автоопределение подразделения регистрации в зависимости от подписанта.
• Версионность документа. Ведется автоматически и отслеживает изменение файлов.
• Вставка регистрационной информации (дата, номер) в файлы при печати зарегистрированных документов.

ПОДСИСТЕМА «ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка».

 

ПОДСИСТЕМА «КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка», дополнительно реализовано:

• Регистрация при подписании. При подписании сразу же выделяется регистрационный номер и вставляется в бланк документа, после чего файл открывается для распечатки. Секретарю остается только проверить документ после подписания и отправить на исполнение.
• Динамическое создание нумераторов при регистрации. Если подходящий нумератор системой не находится, то автоматически создается новый по шаблону.

МОДУЛЬ «ЗАДАНИЯ»

• Модуль реализует работу с поручениями различного вида, штатные функции переделаны для реализации работы помощник-руководитель и для Форма расписания резолюции. Вместо создания карточки задания по отдельности на каждого исполнителя дочерние задания создаются из текущего задания руководителя через специальную форму, что экономит время при большом количестве заданий и позволяет помощникам подготавливать проекты резолюций для утверждения руководителем. Форма расписания резолюции позволяет также настраивать соисполнение заданий, использовать шаблоны текстов заданий, добавлять сразу нескольких исполнителей, изменять плановые сроки с учетом установленных ограничений (не больше планового срока текущего задания и т.д.), редактировать данные дочерних заданий – текст, исполнителя, контролера. При этом реализовано автоматическое определение необходимости контроля задания в зависимости от его текста (если текст задания содержит определенные стоп-слова, например, «для сведения», то задание станет неконтрольным).
• Применение электронной подписи (ЭП) при утверждении резолюции на все дочерние задания.
• Задания с отложенным стартом - используются в распорядительных документах.
• Фильтрация заданий при отображении в дереве заданий. Удобна при поиске, если заданий по документу много.
• Продление срока исполнения задания. Через специальную форму исполнитель задания может указать желаемый срок. В зависимости от этого срока и подсистемы документа задание либо будет сразу продлено, либо будут созданы необходимые документы (письмо заявителю, докладная записка и т.д.). После их регистрации срок продлится.
• Отклонение задания. Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается автору.
• Направление задания на доработку. Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается исполнителю.
• Делегирование контроля. Делегировать можно неограниченное число раз с указанием признака возврата текущему контролеру.
• Автоисполнение заданий при регистрации связанных документов во исполнение.
• Интеллектуальное автоисполнение заданий при исполнении дочерних:
  • с копированием отчетов и ссылок на документы;
  • с проверкой, является ли контролер участником связанных документов;
  • с проверкой дополнительных условий для различных подсистем.

МОДУЛЬ «СОГЛАСОВАНИЯ»

Модуль имеет расширенные функции и оптимизирован под организации с большим количеством согласований:

• Последовательные, параллельные и смешанные согласования с простой и удобной визуальной настройкой маршрута.
• Шаблоны согласований с делением по подразделениям организации и возможностью добавления шаблонов самими пользователями.
• Подчиненные согласования (вложенные). Согласующий может создать подчиненное согласование. Работа с формой при этом унифицирована с формой расписания резолюции из модуля задания.
• Внешние согласования. Предназначены для приостановки согласования в нужные моменты, чтобы автор мог вне системы получить согласование с внешней организацией и внести данные в систему. В дальнейшем внесенные данные по внешнему согласованию (организация, сотрудник и результат) отображаются в дереве согласования и в листе согласования.
• Реализована работа лингвистической службы с фиксацией замечаний из справочника для последующего построения статистических отчетов.
   

МОДУЛЬ «КОНТРОЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

Модуль реализует расширенный контроль при исполнении распорядительных документов и дополнительные функции: внесение изменений в действующие распорядительные документы, отмена действия, возврат на контроль, снятие с контрольного учета.

• Постановка на контроль. Регистратор перед отправкой документа на исполнение может настроить параметры контроля в соответствии с текстом документа. Контрольная форма унифицирована с формой расписания резолюции и позволяет добавлять группу исполнителей, настраивать отложенные задания, задавать текст, сроки исполнения, контролера и копировать параметры исполнения.
• Трехуровневый контроль. Состоит из контролера заданий, контролера документа и регистратора.
• Возврат на контроль. Осуществляется в случае, если контролер отклонил документ с проверки. Регистратор вносит изменения в параметры контроля и повторно рассылает документ на исполнение.
• Отмена действия. Если регистрируется распорядительный документ, отменяющий действие, то в связанных документах все задания отзываются.
• Внесение изменений. Если регистрируется распорядительный документ, вносящий изменения, то регистратору приходят связанные распорядительные документы для внесения изменений в параметры контроля.

МОДУЛЬ «ЖАЛОБЫ НА УСЛУГИ»

Реализуются дополнительные функции для обработки обращений граждан и обращений организаций, являющихся жалобами на оказание услуги или жалобами на отказ в предоставлении услуги для дальнейшего получения статистики по жалобам.

• Фиксация жалобы. При выборе разновидности жалобы автоматически рассчитывается плановый срок документа и открываются поля для выбора услуги, на которую поступила жалоба.
• Указание услуги, на которую поступила жалоба. Является обязательным, но может быть сделано не на начальном этапе регистратором, а на конечном этапе исполнителем.

МОДУЛЬ «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»

Модуль обеспечивает хранение документов в делах, разбивку дел на тома для построения специализированных отчетов и синхронизации мест хранения бумажных и электронных документов.

• Разграничение доступа по подразделениям. Различные подразделения видят только свою номенклатуру, либо номенклатуру подразделения регистрации документа.
• Управление справочником. Регистраторы могут самостоятельно добавлять и редактировать номенклатуру своего подразделения.
• Копирование номенклатуры в следующий год. Можно копировать все или выбранную ветку для того, чтобы не заводить каждый год номенклатуру заново.
• Разбивка по томам. Происходит визуально с учетом ограничения на количество страниц в томе, с возможностью ручного перемещения документа между томами. Также реализовано автоматическое добавление томов, расчет страниц в томе, корректировка количества страниц в документе прямо из карточки дела.

МОДУЛЬ «ЗАМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКОВ»

• Полноценная работа за замещаемого. Осуществляется через специальные ролевые папки, которые появляются на время замещения. Также реализована работа за нескольких замещаемых одновременно.
• Специальная карточка для оформления замещения. Реализует разграничение прав на оформление временного замещения, позволяет просматривать журнал замещений по сотруднику и корректировать планируемые замещения.
• Перевод и увольнение. Карточка замещения позволяет администраторам осуществлять перевод сотрудника и его увольнение, включая перевод всех неисполненных поручений на ответственного за закрытие долгов сотрудника.

МОДУЛЬ «ОПЕРАТИВНЫЙ АРХИВ»

Модуль предназначен для улучшения быстродействия системы при хранении данных за несколько лет и стабилизации скорости работы при накоплении данных в течение продолжительного времени.

• Вытеснение данных прошлых лет в отдельные таблицы базы данных.
• Прозрачная работа с архивными данными для пользователей. Пользователь может искать и просматривать данные без дополнительных действий. Карточка поиска при указании интервала дат, затрагивающих архивный период, автоматически будет искать в архиве. При открытии карточки пользователем она автоматически выводится из архива для корректной работы стандартных функций, а при закрытии перемещается обратно в архив.

МОДУЛЬ «ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ»

• Журнал электронной подписи (ЭП). Для упрощения работы администратора позволяет просматривать список установленных сотрудникам сертификатов, отслеживать их сроки действия и планировать их заказ.

МОДУЛЬ «КАРТОЧКА ПОИСКА»

Позволяет обойти ограничения стандартных параметризованных поисков.

МОДУЛЬ «ОТЧЕТЫ»

Помимо простых журнальных отчетов, настроены статистические отчеты по исполнительской дисциплине.

О разработчике решения

Разработчиком решения «Административное делопроизводство» является сертифицированный партнер компании Docsvision – компания «Парадок», которая с 2008 года внедряет типовые решения и комплексные системы электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и контроля исполнительской дисциплины на территории Уральского федерального округа. За годы работы был реализован ряд успешных проектов внедрения и сопровождения систем в государственных и муниципальных организациях.