Архив бухгалтерских документовБазовое типовое решение на платформе Docsvision

Автоматический ввод данных с первичных бумажных оригиналов и передача в электронный архив согласно правилам хранения документов бухгалтерского учёта.

Проблема

Электронного архива бухгалтерских документов либо нет, либо он ведётся в ручном режиме. Бумажные документы долго искать, они теряются.
Ручной ввод — это долго, дорого и неудобно.

Решение

Автоматизируем ввод данных с первичных бумажных документов в информационные системы организации. Настраиваем наполнение электронного архива и связь с записями в учётных системах.

Посмотрите демонстрацию решения

Обязательные функции электронного архива для бухгалтерии и финансовой службы: загрузка и автоматическое распознавание документов, распределение по структуре хранилища, удобный поиск и выгрузка по запросу ФНС.

Подробнее – в записи вебинара с экспертами и ответами на ключевые вопросы организации архива бухгалтерии.

Как работает решение?

Документы сканируются, распознаются, уходят на проверку оператору, затем передаются в электронный архив. В архиве карточка документа автоматически заполняется реквизитами, к ней прикрепляются скан-копии, настраиваются связи с записями в учётной системе.

1

Сканируем пачку документов

При поступлении первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить оригиналы в сканер (можно пачкой в конце дня). Документы сканируются поточным сканером со скоростью 50 шт. в минуту. Все документы в пачке будут отсканированы в один файл.
2

Распознаём

Используем OCR-системы. Независимо от количества документов по сделке, первым должен идти один из первичных документов (например, товарная накладная или акт выполненных работ) со штрихкодом. Когда сканируется следующий первичный документ — система понимает, что начался пакет документов по другой сделке.
3

Проверяем данные

После обработки пакетов на сервере документы уходят на верификацию оператору. Создаётся очередь на верификацию: система подсвечивает красным цветом символы, в которых она «сомневается».

Проверка реквизитов на этапе верификации происходит на основе имеющейся нормативно-справочной информации из архива. В системе уже заложены шаблоны обработки для наиболее популярных документов: товарные накладные ТОРГ-12, акты, товарно-транспортные накладные 1-Т, УПД, счета-фактуры. Справочники ведутся централизованно в Docsvision и синхронизируются с системой распознавания. Если на бумаге указаны неправильные или неполные данные, то система может распознать контрагента (проверить по ИНН) и подтянуть недостающие данные.
4

Передаём в электронный архив

В архив помещается файл формата PDF-A — это скан и прикреплённый к нему текстовый слой, обеспечивающий удобный контекстный поиск в архиве. Файлы прикрепляются к карточкам документов, поля которых заполняются автоматически извлечёнными из скана реквизитами. Для каждого пакета документов по одной сделке создаётся карточка пакета, связанная двухсторонними ссылками с карточками документов.
Связываем с записями в учётной системе

При помощи считывания штрихкода с первичного документа пакета в учётной системе автоматически создаётся ссылка на карточку пакета в архиве.

Запросить консультацию

В результате

Ускоряется ввод данных в 4-6 раз, снижается число ошибок, освобождается время квалифицированных сотрудников. Электронный архив наполняется автоматически, без лишних трудозатрат. Проект внедрения окупается за 6-10 месяцев.

работа с архивом

Удобно искать и выгружать нужные документы

Сделать подборку документов для налоговой, аудиторов или для передачи в суд – легко! В электронном архиве формируется выборка, и в один клик по кнопке можно выгрузить все файлы по отмеченным документам.

Быстрый поиск в электронном архиве

Найти нужные документы по реквизитам и/или тексту, сформировать выборки в электронном архиве занимает всего несколько секунд.
Выгрузка и отправка

Из архива в ответ на запрос можно быстро выгрузить сканы документов и сохранить в файловую систему, на внешний носитель, отправить вложением по электронной почте или распечатать.
Синхронизация данных с учётными системами

Если настроить интеграцию с учётной системой, то в ней появятся ссылки на документы в архиве: сами файлы хранятся в Docsvision, а открыть их можно из учётной системы.
Удобный интерфейс

Web-клиент платформы Docsvision позволяет подключиться к электронному архиву через браузер из любой точки мира, где есть доступ в интернет. Разграничение прав доступа надёжно защищает информацию в архиве.

Базовое типовое решение от Docsvision

Архив бухгалтерских документов

Скачать подробное описание

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Результаты внедрения решения

Централизованное упорядоченное хранение бухгалтерских документов.
Ускорение принятия документов к учёту и оборота денежных средств.
Снижение рисков утраты документов и совершения операционных ошибок.
Снижение затрат на обработку, транспортировку и хранение бухгалтерских документов.
Удобный доступ к электронным копиям документов с разграничением прав согласно роли пользователя.
Быстрая подготовка выборки документов для проверки, отправка их в ответ на запросы госорганов.

консультация

Остались вопросы?

Заполните форму, мы свяжемся с вами и ответим на них!

Запросить консультацию по решению

Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.