Архивное делопроизводство

Решение «Архивное делопроизводство», разработанное компанией «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision, предназначено для автоматизации процессов комплектования, оперативного и ведомственного хранения, учета и использования документов организации. Решение соответствует требованиям «Основных правил работы архивов организаций» и внедрено в крупных компаниях из различных отраслей.

Бизнес-эффект

В крупных распределенных компаниях и в различных органах государственной власти процессы делопроизводства являются одними из ключевых, от них напрямую зависит качество взаимодействия сотрудников друг с другом, а, соответственно, и эффективность работы всей организации. Автоматизация архивного делопроизводства на базе Docsvision позволит решить следующие задачи:

• Быстрый доступ к архивным документам, в том числе в крупных, территориально-распределенных организациях.
• Существенное сокращение времени на подготовку описей документов и ведение отчетности.
• Ведение архива документов в организации в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций».

Функциональные возможности

• Формирование и ведение номенклатуры дел предприятия и его структурных подразделений.
• Списание документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
• Передача дел между структурными подразделениями предприятия.
• Передача дел из структурных подразделений в архив организации.
• Фиксация фактов уничтожения и утраты документов.
• Поиск документов по реквизитам.
• Передача дел на государственное хранение.
• Формирование итоговых сведений и отчетов.

Архив для распределенных предприятий

Решение «Архивное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет автоматизировать деятельность структурно и территориально распределенных предприятий, осуществляющих централизованное ведомственное хранение документов.

Функциональные возможности решения

Удобный интерфейс решения «Архивное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет быстро освоить работу в решении архивариусам и документоведам организации, независимо от уровня подготовленности. Помимо этого, с гибких конструкторов Docsvision можно настроить интерфейс решения по требованиям пользователей, например, так, как им это было привычно в другой системе электронного документооборота.

В решении «Архивное делопроизводство» для каждого вида документов можно задать сроки и категории их хранения:

Многоуровневая иерархия структурных подразделений организации («Аппарат управления» -> «Департамент» -> «Отдел» -> «Сектор») успешно поддерживается конструктором номенклатуры дел, где количество уровней не ограничено:

Ведение карточек дел позволяет хранить всю существенную информацию о делах:

Помимо этого, в карточке дела можно управлять списком томов и документов в архивном деле:

Решение «Управление архивом» на базе Docsvision позволяет сократить количество рутинных операций, уменьшить количество ошибок и увеличить производительность и точность работы с документами. Например, документы могут списываться в архив прямо из карточек документов, с использованием быстрого поиска:

Дополнительно, при списании документа в архив, можно выбирать дело из справочника:

В решении «Архивное делопроизводство» настроены различные отчеты, позволяющие в любой момент получить наглядную картину о состоянии дел в организации, а встроенный конструктор помогает сформировать новый вид отчетности в удобной для вас форме.

В Docsvision встроена гибкая система настройки прав доступа, позволяющая разграничить права сотрудников, имеющих доступ к системе в соответствии с теми возможностями, которые должны быть им доступны в соответствии с регламентом организации и должностными обязанностями:

О разработчике решения

Разработчиком решения «Автоматизация процессов входного контроля материально-технических ресурсов» является золотой партнер компании Docsvision - компания «Диджитал Дизайн», одна из ведущих ИТ-компаний России, которая оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению мобильных решений, систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных решений, разработке ПО на заказ. С 1992 года экспертами Digital Design реализовано более 2 500 проектов для компаний, работающих в различных отраслях бизнеса: строительстве, торговле, страховании, транспорте, а также для государственных организаций. «Диджитал Дизайн» — обладатель многочисленных сертификатов качества (ISO 9001, SEI CMMI, EFQM). В настоящее время в компании работает около 500 высококвалифицированных специалистов. Представительства расположены в Санкт-Петербурге и Москве.