Электронный архив клиентских досье
Решение «Электронный архив клиентских досье» позволяет организовать на базе платформы Docsvision единый электронный архив документов, которые поступают от клиентов при обращении в банк. Бумажные экземпляры документов принимаются у клиентов в отделениях банка, маркируются и затем массово сканируются, после чего эти скан-копии моментально попадают в единую систему электронного архива и автоматически прикрепляются к соответствующим досье клиентов.
Бизнес-эффект
Ежедневно в территориально распределенные отделения любого банка поступает большое количество бумажных документов от клиентов, которые должны быть обработаны и переданы на архивное хранение. Автоматизация процесса формирования архива клиентских досье позволяет банку снизить расходы на ручную обработку документов клиентов и ускорить её, что в результате повышает эффективность работы банка и, соответственно, его конкурентоспособность.
Функциональные возможности
Карточка клиентского досье создается по каждому продукту или услуге, которые запросил клиент — кредит, счёт и т.д. Карточка может создаваться автоматически, после заведения информации в автоматизированной банковской системе (АБС), при этом часть полей карточки досье может заполняться автоматически на основании данных из АБС (номер договора, дата договора, клиент, продукт), а остальные поля могут заполняться уже при регистрации карточки клиентского досье.
В карточке клиентского досье на вкладке «Местонахождение досье» в случае физического перемещения досье в банке (передача на хранение, выдача во временное пользование и т.д.) — указывается, от кого и кому досье было передано, а также фиксируется топографическая информация — где физически хранится досье. Информация на этой вкладке позволяет в любой момент времени определить, где физически хранится досье в архиве банка и в случае, если досье было выдано сотруднику, определить, у кого оно сейчас находится.
Из карточки клиентского досье можно сформировать титульный лист досье, на который будет выведена сводная информация о досье клиента и место его физического хранения. Опись можно распечатать и приложить к досье клиента.
Вся информация о документах клиентского досье хранится на вкладке «Документы досье», откуда можно сразу перейти в необходимый документ досье и ознакомиться с его скан-копией и другими реквизитами.
Информация о документе клиентского досье хранится в отдельной карточке «Документ досье», где часть полей заполнена на основании данных из карточки досье (досье клиента, клиент), а часть полей заполняется при получении документа от клиента (вид документа, тип документа, количество листов и т.д.). Скан-копия документа прикрепляется к карточке «Документ досье» автоматически на основании уникального штрих-кода, которым маркируются все бумажные документы при получении их от клиента в отделении банка.
В папке «Архив клиентских досье» формируется единый электронный архив всех клиентских досье, находящихся на хранении в банке. В этой папке можно использовать различные фильтры и группировки, чтобы представить информацию о досье в необходимом виде.
В папке «Документы досье клиента» автоматически формируется электронный архив всех документов по каждому клиентскому досье. В этой папке можно быстро узнать обо всех поступивших в банк документах, наличии у них скан-копии и их текущем статусе.
В папке «Опись полученных досье» можно быстро сформировать полную опись всех клиентских досье, принятых на хранение в архиве банка, после чего эту опись можно выгрузить в Microsoft Excel и распечатать.
Для быстрого поиска необходимого клиентского досье предусмотрены различные поисковые запросы. Достаточно указать реквизиты досье — и система найдет это досье в едином электронном архиве.
