Модуль для автоматизации заседаний «Ареопад»для платформы Docsvision
От планирования и подготовки повестки заседания до проведения голосования и формирования протокола. Удобный инструмент для работы коллегиальных органов.
Решение разработано партнёром Docsvision – компанией Digital Design.
Решение разработано партнёром Docsvision – компанией Digital Design.
Для чего?
Модуль позволяет использовать систему «Ареопад» в связке с СЭД на платформе Docsvision
- Полная автоматизация бизнес-процессов заседаний: от формирования повестки до контроля исполнения поручений
- Проведение очного и заочного электронного голосования на веб-платформе и мобильных устройствах
- Сквозной процесс работы коллегиальных органов и контроль хода исполнения решений
Повышаем эффективность заседаний
Для кого?
Решение подходит компаниям с распределённой структурой корпоративного управления. Системой покрываются сценарии работы любых коллегиальных органов.
-
Высший менеджмент
-
Корпоративные секретари
-
Члены советов директоров и комитетов при них
-
Участники коллегиальных органов
Структурированный и прозрачный процесс
Как работает решение?
Единой точкой сбора информации выступает корпоративный секретарь. Участники работают с материалами, совещаются и голосуют в дистанционном режиме через свои компьютеры или мобильные устройства. Все данные хранятся и передаются в зашифрованном виде.
-
1Подготовка заседанияКорпоративный секретарь планирует и создаёт заседание, определяет его состав, настраивает роли и права доступа, формирует повестку. Документы, проекты решений и другие материалы к совещанию создаются и проходят процедуры согласования в системе Docsvision. Для каждого типа вопроса заседания можно настроить индивидуальные маршруты предварительного согласования документации. В повестку можно добавить материалы, уведомить о внесённых изменениях.
-
2Ознакомление с повесткойУчастники совещания могут в любой момент заранее ознакомиться с повесткой и всеми материалами, предлагать изменения и оставлять комментарии. Получение, просмотр и рецензирование материалов доступно через веб-интерфейс на любом устройстве с доступом в интернет или через мобильное приложение.
-
3Обсуждение и голосованиеВ назначенное время участникам предлагается проголосовать по вопросам заседания. Поддерживаются различные сценарии электронного голосования: очное и заочное. В процессе голосования участникам также доступны все материалы, совместная работа над ними и обсуждения в формате чата. При голосовании можно оставить «особое мнение» по вопросу повестки. Для организаторов заседания доступны отслеживание хода голосования и формирование бюллетеней, настройки сценариев голосования. Система автоматически контролирует присутствие участников и отслеживает кворум.
-
4Протокол заседания и порученияПо итогам заседания модуль автоматически формирует протокол на основе результатов голосования и принятых решений. Секретарь, в случае необходимости, может скорректировать протокол, а также создать поручения согласно принятым решениям, назначить даты исполнения и ответственных лиц. Протокол подписывается электронной подписью корпоративным секретарем и председателем.
-
Контроль исполнения решенийПротокол и сформированные поручения в едином цифровом контуре направляются обратно в систему электронного документооборота Docsvision для дальнейшего контроля. Отслеживание исполнения верхнеуровневых поручений доступно как в самой СЭД, так и в личных кабинетах в приложении или веб-интерфейсе модуля «Ареопад», что обеспечивает полную прозрачность исполнительской дисциплины.
БИЗНЕС-ЭФФЕКТ
Что даёт внедрение
«Ареопад»?
-
Ускорение процессовЭкономия времени и ресурсов сотрудников, упрощение процессов подготовки и проведения заседаний. Централизованное редактирование заседаний одновременно несколькими пользователями.
-
Сокращение затратУстранение расходов, связанных с физическим присутствием участников на очных заседаниях. Значительное снижение затрат на печать, распространение и уничтожение бумажных документов, а также логистику членов коллегиальных органов.
-
БезопасностьРоссийские стандарты криптографии, разграничение прав доступа согласно ролевой модели, защита каналов передачи и мест хранения данных. Модуль позволяет безопасно работать с документами, содержащими коммерческую тайну и инсайдерскую информацию.
-
МобильностьУдалённое подключение к заседанию и работа с материалами через мобильное приложение на смартфонах и планшетах повышает мобильность и продуктивность участников. Возможность голосовать и принимать решения из любой точки мира, в том числе в офлайн-режиме.
-
МультиязычностьУдобное переключение между русскоязычной и англоязычной версиями пользовательского интерфейса. Локализация для иностранных коллег позволяет комфортно проводить заседания в международных компаниях.
-
Прозрачность и контрольСистема позволяет отслеживать не только итоговые решения, но и промежуточные действия (просмотр документа, добавление замечаний). Автоматическая аналитическая отчётность по проведённым заседаниям даёт полную картину эффективности коллегиальной работы.
-
Единая системаИнтеграция с корпоративными информационными сервисами (Active Directory, почта, мессенджеры, видео-конференц-связь) объединяет данные обо всех заседаниях и итогах в одной системе. Это упрощает контроль исполнения решений и работы ответственных лиц.
-
РасширяемостьПомимо основного функционала доступны готовые модули для смежных задач корпоративного управления: «Визирование», «Поручения», «Оценка работы КО», «Рекомендации», «Робот-планировщик», «ИИ-документы» и многие другие.
Видеообзор решения
Примеры внедрения
Система «Ареопад» на базе платформы Docsvision позволила автоматизировать весь цикл документооборота по совещаниям, начиная с формирования повестки, материалов к заседаниям и заочным голосованиям, заканчивая подготовкой итогового протокола. Функционал корпоративного секретаря выполнен в удобном web-интерфейсе. Система адаптивно развивается по требованиям заказчика, и в 2020 году были значительно расширены её функциональные возможности.
Информационная система «Ареопад» оптимизирует и значительно ускоряет совещательный процесс в одной из крупнейший инвестиционных групп России. Члены совета директоров в онлайн-режиме получают все необходимые сведения по принятым ранее решениям и их исполнению. Система аккумулирует данные по обсуждаемым вопросам, исключая возможность потери задач и информации, что принципиально важно для всех сегментов финансового рынка.
О разработчике
Digital Design
Один из 20 крупнейших разработчиков программного обеспечения в России, золотой партнёр Docsvision. Компания оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов, осуществляет внедрение систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разрабатывает ПО на заказ.
-
Богатый опыт25 лет опыта автоматизации бизнес-процессов компаний из всех ключевых отраслей экономики: машиностроение, топливно-энергетический комплекс, финансовую и банковскую сферу, телекоммуникации, торговлю, транспорт, металлургию и др.
Перейти на страницу разработчика
