Подготовка и проведение заседаний

Скачать описание Скачать презентацию

Решение «Подготовка и проведение заседаний», разработанное Компанией «Сервис ТВ – Инфо», позволяет субъектам с правом законодательной инициативы организовать и автоматизировать процесс проведения заседаний на базе платформы Docsvision и модуля «Интернет-повестка» автоматизированной информационной системы «Голосование». 

Бизнес-эффект

Типовой процесс подготовки и проведения заседания без автоматизации выглядит следующим образом: перечень пунктов повестки заседания формируется в канцелярии в бумажном виде в единый пакет документов. Этот пакет документов распечатывается каждому депутату по запросу, при этом в пакете заранее распечатанных документов могут быть уже не актуальные данные. На заседании решение принимается с помощью пультов, а результаты выводятся на табло и вручную фиксируются в протоколе.

Автоматизация процесса подготовки и проведения заседаний позволит:

• снизить время на формирование/изменение пунктов повестки;
• предоставить доступ к всегда актуальной информации в электронном виде;
• автоматизировать процесс фиксирования решений по обсуждаемым вопросам, тем самым снизить время и исключить ошибки при фиксировании результатов;
• автоматизировать процесс формирования протокола, в котором будет указано: кто, когда и какое решение принял по обсуждаемому вопросу.

Функциональные возможности

В процессе внедрения решения производится автоматизация информационных процессов, сопровождающих подготовку и проведение заседаний, а именно:

• подготовки материалов к проведению сессии;
• публикации материалов для доступа в сети интернет;
• проведения голосования и индикации заявок на выступление;
• отображения результатов голосования на информационных мониторах и экранах рабочих мест;
• документирования результатов голосования и хода заседаний (подведение итогов голосования: фиксация принятого решения, подготовка протокола, рассылка отчета о результатах голосования);
• предоставления в электронном виде информации для принятия решений (проектов законов, актов и пр.);

• в системе предусмотрено применение электронной подписи, как средств аутентификации пользователей и наложения резолюций.

Процесс обработки документов в решении «Подготовка и проведение заседаний» состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Создание повестки заседания

Регистратор создает карточку «Пункт повестки» и заполняет все необходимые реквизиты, где на вкладке «Основная информация» указываются реквизиты документа, при этом часть полей карточки заполняется автоматически (например, номер пункта), часть полей карточки проекта заполняется из справочников системы (например, докладчики и ответственные за подготовку), остальные поля заполняются вручную.

На вкладке «Файлы» прикладываются документы к заседанию, с которыми участники позже смогут ознакомиться через систему в электронном виде.

После подготовки повестки заседания есть возможность автоматически сформировать печатную версию созданной повестки:

Этап 2. Публикация повестки в сети Интернет

            После формирования повестки она автоматически публикуется на сайте учреждения – там можно посмотреть любую опубликованную повестку заседания на интересующую дату. Это возможность доступа к информации через интернет для тех пользователей, кто находится вне учреждения.

Этап 3. Проведение заседания

                Этот этап проводится в программно-аппаратном комплексе АИС «Голосование», где по результату проведения заседания формируются решение по обсуждаемым вопросам и протоколы заседания.

О разработчике

ООО Компания «Сервис ТВ – Инфо» (г. Иваново) специализируется на комплексном подходе в реализации проектов в области информационных технологий для государственных учреждений и предприятий различных отраслей.

Основные направления деятельности – разработка и сопровождение информационных систем, реализация инфраструктурных проектов.

Имеет партнёрский статус Docsvision Certified Software & Service Partner