Управление совещаниями

Решение "Управление совещаниями" позволяет организовывать совещания, фиксировать результаты и вести контроль исполнения решений совещаний. Данное решение доступно пользователям СЭД Docsvision 5 и ориентировано в первую очередь на регламентацию и упрощение процессов подготовки, проведения и исполнения решений совещаний. Для этого оно снабжено такими функциями, как: интеграция с календарем MS Outlook, автоматическое формирование и рассылка файла повестки, протокола и отчета по результатам совещания, рассылка заданий с возможностью контроля исполнения.

Рис. 1 Карточка совещания в процессе подготовки

Кроме обеспечения полного жизненного цикла совещания от назначения до завершения исполнения всех решений, решение "Управление совещаниями" дает возможность оценить и повысить эффективность проводимых совещаний за счет отчетов, включающих как общие статистические показатели по проведенным совещаниям, так и детальные данные по посещаемости совещаний и исполнению решений.

Ускорить процесс подготовки и фиксации результатов совещаний помогают полноценная интеграция с MS Exchange/Outlook, функции автоматической рассылки приглашений на совещания, автоматической генерации заданий по решениям совещаний, генерации файлов повестки, протокола и отчета. Данные файлы генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления информации.

Основные возможности

К основным возможностям решения "Управление совещаниями" относятся:

• Подготовка совещаний, включая автоматическое формирование файла повестки и рассылку уведомлений участникам совещания по электронной почте.
• Интеграция с MS Exchange, включая создание и обновление собраний MS Outlook, а также создание совещаний Docsvision на основе собраний MS Outlook.
• Подготовка и проведение периодических совещаний (планерок) и оперативных совещаний.
• Отражение результатов совещаний с отметкой присутствия участников.
• Автоматическое формирование протокола совещания с возможностью отправки его на согласование.
• Рассылка протокола совещания по электронной почте участникам и заинтересованным лицам.
• Автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании.
• Редактирование автоматически сформированных заданий, формирование заданий вручную и рассылка заданий на исполнение.
• Контроль исполнения решений совещаний с помощью отчетов по КИД.
• Автоматическое обновление статистических показателей в информации о совещании, включая процент завершенных заданий и процент закрытых вопросов.
• Доступ для исполнителя заданий к материалам совещания, относящимся к заданию.
• Автоматический сбор отчетов по завершенным заданиям, выданным по решениям совещания. Собранные файлы отчетов доступны напрямую из совещания.
• Формирование отчетов (в формате .docx) по результатам совещаний.
• Оценка эффективности совещаний с помощью отчетов.
• Формирование базы знаний по проведенным совещаниям.
• Предоставление статистических отчетов по проведенным совещаниям, содержащих следующую полезную информацию:
  • общее количество проведенных совещаний за период и их продолжительность;
  • количество вопросов, участников, заданий созданных и завершенных по каждому совещанию;
  • посещаемость совещаний с указанием количества совещаний, на которые был приглашен каждый сотрудник и количества посещенных им совещаний;
  • отклонение фактической длительности совещаний от запланированной;
  • коэффициент эффективности для каждого совещания, вычисляемый  как произведение доли рассмотренных вопросов и доли закрытых вопросов из рассмотренных;
  • список невыполненных заданий по совещаниям с указанием ответственных лиц.

Возможности по гибкой настройке

Решение обладает следующими возможностями по настройке:

• Настройка видов. Для каждого вида совещания можно определить следующие параметры:
  • необходимость согласования протокола;
  • необходимость синхронизации с Outlook;
  • необходимость генерации заданий по решениям вопросов повестки совещания;
  • шаблоны для файлов повестки, протокола и отчета. Для редактирования шаблонов используется редактор MS Word.
• Настройка внешнего вида. С помощью Справочника разметок можно настраивать внешний вид для  форм совещания и вопроса повестки, а также создавать и ассоциировать специальные разметки с различными видами совещаний, состояниями совещаний и ролями пользователей.
• Настройка прав доступа. С помощью Справочника ролей можно создавать новые роли и изменять доступность отдельных операций для любых ролей.
• Создание собственных видов совещаний и индивидуальная настройка доступа и внешнего вида для каждого из них.
• Настройки перечня помещений, доступных для проведения совещаний с использованием Конструктора справочников.

Приложение 1. Совещание

Рис. 2. Карточка совещания в процессе подготовки

Приложение 2. Деловое совещание

Рис. 3. Деловое совещание

Приложение 3. Вопрос повестки совещания

Рис. 4. Вопрос повестки совещания

Приложение 4. Отчеты

Рис.5. Отчеты

Приложение 5. Автоматически сгенерированный протокол

Рис.6. Автоматически сгенерированный протокол

При создании решения учитывались положения следующих документов:

• Федеральный закон 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.