Управление совещаниями

Решение "Управление совещаниями" позволяет организовывать совещания, фиксировать результаты и вести контроль исполнения решений совещаний. Данное решение доступно пользователям СЭД Docsvision 5 и ориентировано в первую очередь на регламентацию и упрощение процессов подготовки, проведения и исполнения решений совещаний. Для этого оно снабжено такими функциями, как: интеграция с календарем MS Outlook, автоматическое формирование и рассылка файла повестки, протокола и отчета по результатам совещания, рассылка заданий с возможностью контроля исполнения.

Рис. 1 Карточка совещания в процессе подготовки

Кроме обеспечения полного жизненного цикла совещания от назначения до завершения исполнения всех решений, решение "Управление совещаниями" дает возможность оценить и повысить эффективность проводимых совещаний за счет отчетов, включающих как общие статистические показатели по проведенным совещаниям, так и детальные данные по посещаемости совещаний и исполнению решений.

Ускорить процесс подготовки и фиксации результатов совещаний помогают полноценная интеграция с MS Exchange/Outlook, функции автоматической рассылки приглашений на совещания, автоматической генерации заданий по решениям совещаний, генерации файлов повестки, протокола и отчета. Данные файлы генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления информации.

Основные возможности

К основным возможностям решения "Управление совещаниями" относятся:

Подготовка совещаний, включая автоматическое формирование файла повестки и рассылку уведомлений участникам совещания по электронной почте.
Интеграция с MS Exchange, включая создание и обновление собраний MS Outlook, а также создание совещаний Docsvision на основе собраний MS Outlook.
Подготовка и проведение периодических совещаний (планерок) и оперативных совещаний.
Отражение результатов совещаний с отметкой присутствия участников.
Автоматическое формирование протокола совещания с возможностью отправки его на согласование.
Рассылка протокола совещания по электронной почте участникам и заинтересованным лицам.
Автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании.
Редактирование автоматически сформированных заданий, формирование заданий вручную и рассылка заданий на исполнение.
Контроль исполнения решений совещаний с помощью отчетов по КИД.
Автоматическое обновление статистических показателей в информации о совещании, включая процент завершенных заданий и процент закрытых вопросов.
Доступ для исполнителя заданий к материалам совещания, относящимся к заданию.
Автоматический сбор отчетов по завершенным заданиям, выданным по решениям совещания. Собранные файлы отчетов доступны напрямую из совещания.
Формирование отчетов (в формате .docx) по результатам совещаний.
Оценка эффективности совещаний с помощью отчетов.
Формирование базы знаний по проведенным совещаниям.
Предоставление статистических отчетов по проведенным совещаниям, содержащих следующую полезную информацию:
- общее количество проведенных совещаний за период и их продолжительность;
- количество вопросов, участников, заданий созданных и завершенных по каждому совещанию;
- посещаемость совещаний с указанием количества совещаний, на которые был приглашен каждый сотрудник и количества посещенных им совещаний;
- отклонение фактической длительности совещаний от запланированной;
- коэффициент эффективности для каждого совещания, вычисляемый как произведение доли рассмотренных вопросов и доли закрытых вопросов из рассмотренных;
- список невыполненных заданий по совещаниям с указанием ответственных лиц.

Возможности по гибкой настройке

Решение обладает следующими возможностями по настройке:

Настройка видов. Для каждого вида совещания можно определить следующие параметры:
- необходимость согласования протокола;
- необходимость синхронизации с Outlook;
- необходимость генерации заданий по решениям вопросов повестки совещания;
- шаблоны для файлов повестки, протокола и отчета. Для редактирования шаблонов используется редактор MS Word.
Настройка внешнего вида. С помощью Справочника разметок можно настраивать внешний вид для форм совещания и вопроса повестки, а также создавать и ассоциировать специальные разметки с различными видами совещаний, состояниями совещаний и ролями пользователей.
Настройка прав доступа. С помощью Справочника ролей можно создавать новые роли и изменять доступность отдельных операций для любых ролей.
Создание собственных видов совещаний и индивидуальная настройка доступа и внешнего вида для каждого из них.
Настройки перечня помещений, доступных для проведения совещаний с использованием Конструктора справочников.