ДЕМОЦЕНТР

Администрация Екатеринбурга

  • Екатеринбург
  • Государственный сектор
  • Год начала проекта: 2009
Дополнительно

Администрация города Екатеринбурга, согласно Уставу, входит в структуру органов местного самоуправления муниципального образования «город Екатеринбург». Администрация города Екатеринбурга является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования, наделенным собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Полномочия Администрации города Екатеринбурга определяются законами и иными нормативными правовыми актами. http://www.ekburg.ru

Описание проекта

  • Около 2500 пользователей (1500 одновременных подключений)
  • Общее количество карточек (на 2016 г.) - более 11 миллионов
  • Инфраструктура: 10 интеграций с АИС, в т.ч. СМЭВ.
  • Быстродействие: Средняя скорость открытия карточки – 3-5 сек.

     

Начало проекта 

Работа над проектом внедрения СЭД в Администрации города Екатеринбурга началась в августе 2009 года. Основным заказчиком в Администрации был Комитет по организационно-контрольной работе, одной из функций которого является документационное обеспечение деятельности Администрации города Екатеринбурга, в т.ч. организация и осуществление контроля соблюдения установленного порядка документирования и работы с организационно-распорядительными документами.

Цели и задачи проекта

  • повышение качества и оперативности работы с документами;
  • снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов на документационное обеспечение управления;
  • объединение в единый делопроизводственный цикл всех органов Администрации города Екатеринбурга, включая территориально удаленные;
  • постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.

К работе по внедрению Docsvision Комитет по организационно-контрольной работе приступил, имея четко сформулированные требования к автоматизированной системе документационного обеспечения управления. Автоматизированная система документационного обеспечения управления должна автоматизировать весь комплекс работ с документами: документирование, документооборот, исполнение и контроль исполнения документов, хранение документов.

Выбор продукта

В Администрации уже были предпосылки к переходу на электронный документооборот: действовал собственный программный продукт, который позволил автоматизировать ряд делопроизводственных операций (регистрация документов и контроль). Но была необходимость в системе, которая могла бы реализовать все сформулированные требования к работе с документами, а также имела достаточный запас возможностей «на вырост» в части реализации  электронного межведомственного взаимодействия и оказания услуг населению. При выборе СЭД одним из основных критериев отбора стала гибкость и настраиваемость системы, которая смогла бы автоматизировать процессы делопроизводства и повысить эффективность деятельности Администрации, одновременно гарантируя поддержку стандартов оформления документов.

При выборе системы был проанализирован рынок и изучены функциональные возможности различных систем электронного документооборота: ДЕЛО, Documentum, Directum, БОСС-референт, Docsvision, CompanyMedia. Особое внимание при этом уделялось действующим СЭД, в которых были реализованы все требования, предъявляемые клиентом к системе. На основании полученной информации была подготовлена конкурсная документация. 

Внедрение

Важнейший элемент успешного проекта – процедура внедрения и вовлеченность руководства организации в этот процесс. В данном случае, руководство поддерживало идею внедрения СЭД и вся работа осуществлялась в соответствии с приказами первого заместителя Главы Екатеринбурга. Комитет связи и информационных технологий (IT-служба) выступил стороной, обеспечивающей поддержку выбора автоматизированной системы документационного обеспечения управления, внедрения и запуска системы в эксплуатацию.

Первые итоги внедрения

Первые итоги внедрения и вопросы дальнейшего развития АС ДОУ Docsvision были рассмотрены на Коллегии Администрации города Екатеринбурга в октябре 2010 года. 

  • К системе были подключены все органы (42 подразделения) Администрации Екатеринбурга;
  • настроено более 1500 рабочих мест пользователей;
  • обеспечен территориально-распределенный обмен данными между сотрудниками муниципалитета;
  • в стадии опытной эксплуатации находились подсистемы АС ДОУ Docsvision, включившие в себя около 80% всех документов Администрации города Екатеринбурга: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, правовые акты Администрации города Екатеринбурга и должностных лиц Администрации, документы коллегиальных органов Администрации города Екатеринбурга;
  • разработаны и настроены процессы реализации всех основных делопроизводственных операций:

    • сканирование и ввод сканированных образов документов в систему;
    • создание проекта документа в системе с применением шаблона;
    • согласование проекта документа;
    • подписание документа;
    • регистрация документа;
    • создание поручений (резолюций) по документам;
    • доведение документов (поручений) до исполнителя и автоматический контроль их исполнения;
    • рассылка документов в электронном виде;
    • формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
    • поиск документов по реквизитам;
  • разработаны и включены в систему шаблоны 23 видов документов для автоматического формирования бланков документов в каждом из 42 органов;
  • разработано около 70 печатных форм отчетов, позволяющих осуществлять учет документов и контроль исполнительской дисциплины в режиме online;
  • распоряжением Администрации утверждена «Временная инструкция о работе с автоматизированной системой документационного обеспечения управления Docsvision», определяющая основные принципы организации Docsvision и порядок работы с документами в Администрации с применением системы;
  • сформирована система обучения пользователей работе в Docsvision;
  • ведется внедрение средств криптографической защиты передачи данных VipNet и SecretNet, позволяющих создать защищенную среду, в которой возможно хранение и обработка персональных данных;
  • завершалась доработка и подготовка Docsvision к внедрению ЭЦП;
  • в стадии подготовки к тестовой эксплуатации находилась подсистема «Обращения граждан».

Вклад Docsvision в совершенствование делопроизводства в Администрации города Екатеринбурга

Применение Docsvision уже на этапе внедрения принесло результаты: 

  • сокращены сроки прохождения документов и доведения поручений до исполнителя – все процессы идут в режиме реального времени (практически мгновенно);
  • оптимизированы маршруты движения документов, исключено дублирование и повторная регистрация;
  • в результате использования шаблонов сокращено время создания документов, повысилось качество оформления документов;
  • созданы статистические отчеты об исполнительской дисциплине, которые формируются в режиме on-line. Это позволило перейти на новый  уровень контроля исполнительской дисциплины и обеспечить полную прозрачность работы с документами;
  • сокращено время поиска документов;
  • создана единая электронная база данных документов, в которой объединены и доступны документы всех органов Администрации города Екатеринбурга;
  • все органы Администрации города Екатеринбурга, включая территориально удаленные объединены в единый делопроизводственной цикл, что позволяет применять единую технологию работы с документами.

Развитие проекта

В развитии проекта можно выделить:

Начальный этап – первичная настройка системы для работы ограниченного круга подразделений,

Масштабирование на все подразделения Администрации,

Реализация отдельных подсистем – в т. ч. обращения граждан, услуги, юридические документы и т.д.,

Переход на версию Docsvision 5, в рамках которого был выполнен реинжиниринг процессов.

2016 год

Система полностью автоматизирует жизненный цикл документов в Администрации от момента создания документа до его уничтожения. Можно выделить следующие функциональные блоки:

- Поступление документа из внешних систем через различные интеграции (с сайтом, ЕПГУ, МФЦ и т. д.)

- Регистрация документа, в т. ч. автоматическая регистрация в отдельных подсистемах

- Постановка на контроль отдельных категорий документов

- Рассылка документа на рассмотрение руководителям

- Создание и исполнение поручений по документу

- Формирование документа по бланку для соблюдения всех требований инструкции по делопроизводству

- Согласование документов, включая подчиненные и внешние согласования

- Подписание документов как без, так и с использованием квалифицированной ЭП (электронной подписи)

- Контроль исполнения отдельных категорий документов

- Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

К базовым также можно отнести модуль работы с номенклатурой дел и модуль «замещения» сотрудников.

Действующие интеграции

  • Сайт Администрации
  • Портал гос.услуг (ЕПГУ)
  • СМЭВ (межведомственные запросы)
  • СЭД МКУ ЦМУ (подведомственное учреждение)
  • СЭД МКУ УКС (подведомственное учреждение)
  • АИС КЖП (Комитет по жилищной политике)
  • ССТУ (отправка данных по исполнению обращений граждан)
  • АИС Архив (отправка правовых актов на постоянное хранение)
  • АИС Мониторинг (отправка статистики по услугам)

Электронная подпись

Электронная подпись в системе применяется при подписании и согласовании документов, а также при отправке заданий исполнителям. В ряде подсистем применение квалифицированной подписи уже давно является обязательным. Интеграция с подведомственными учреждениями, использующими Docsvision, позволяет обмениваться в обе стороны документами, заданиями и согласованиями. При этом данные об электронной подписи также отправляются, что дает возможность проверять подписи во внешней системе.

2016 год: с внедрением ЭП >25% документов от общего объема документооборота Администрации (внутренние документы) обрабатываются на основе принципов безбумажного (электронного) документооборота.

Подсистема «Мониторинг показателей исполнительской дисциплины»

Каждый сотрудник, открывая браузер, попадает по умолчанию на внутренний корпоративный портал, на начальной странице которого отображается его исполнительская дисциплина. 

Подсистема «Согласование документов»

Подсистема «Использование электронной подписи при работе с документами»

В АС ДОУ Docsvision электронная подпись используется:

  • при подписании внутренних документов (служебных, докладных, пояснительных записок, заключений, заявок, поручений, справок)
  • при утверждении резолюций по входящим и внутренним документам
  • при согласовании проектов документов
  • при подписании межведомственных запросов
  • при обмене юридически значимыми документами с подведомственными учреждениями

Подсистема «Юридический значимый электронный документооборот с подведомственными учреждениями Администрации города Екатеринбурга и региональными органами исполнительной власти Правительства Свердловской области»

Осуществлен переход к безбумажному документообороту с несколькими подведомственными учреждениями (собственная система Docsvision)

Подсистема «Мониторинг здоровья Docsvision 5»

Результаты работы по проекту Docsvision за 8 лет

Построена уникальная процессная модель автоматизации «Административное делопроизводство», удовлетворяющая всем требованиям Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Административное делопроизводство тиражировано на:

  • Администрация ГО Верхняя Пышма

  • Администрация ГО Красноуральск

  • Администрация ГО Краснотурьинск

  • МКУ МФЦ МО «город Екатеринбург»

  • МКУ «Управление капитального строительства Екатеринбурга»

  • Реализован модуль «Правотворческая деятельность думы» для Екатеринбургской городской Думы

2017 год

Можно отметить следующие новые доработки:

  • Аналитика по документам – универсальный отчет, на новой Web платформе, позволяющий получать выборки данных по различным критериям и показывающий их в удобном графическом виде;
  • Выгрузка данных по обращениям граждан в систему Администрации Президента ССТУ;
  • Функция уничтожения документов, срок хранения которых истек.

 

Партнер
Парадок
Парадок