Администрация Екатеринбурга

  • Екатеринбург
  • Государственный сектор
  • Год начала проекта: 2009
Дополнительно

Администрация города Екатеринбурга, согласно Уставу, входит в структуру органов местного самоуправления муниципального образования «город Екатеринбург». Администрация города Екатеринбурга является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования, наделенным собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Полномочия Администрации города Екатеринбурга определяются законами и иными нормативными правовыми актами. http://www.ekburg.ru

Описание проекта

Масштабный проект в Администрации Екатеринбурга — один из ярких примеров применения IT-достижений на благо государства и граждан. Проект был начат в рамках реализации стратегии государства по развитию информационного общества, нацеленной, в том числе, на повышение эффективности госуправления и местного самоуправления. Одна из задач стратегии — обеспечение высокого качества и оперативности предоставления госуслуг. Администрации Екатеринбурга сегодня в этом помогает интеграция СЭД с более чем 10 другими информационными системами, в том числе СМЭВ. 

Информационная система на платформе Docsvision стабильно развивается уже 10 лет, что позволило реализовать всю специфику административного делопроизводства в муниципальном органе власти, масштабировать и растиражировать решение. 

Скачать краткое описание проекта, pdf (751 Кб)

  • 2500 пользователей в системе
  • Система растиражирована на 40 подразделений, в т.ч. на 7 удалённых районных администраций и более 50 подведомственных учреждений 
  • Объём данных 5,5 Тбайт
  • > 19 миллионов карточек в СЭД

     

Начало проекта 

Работа над проектом внедрения СЭД в Администрации города Екатеринбурга началась в августе 2009 года. Основным заказчиком в Администрации был Комитет по организационно-контрольной работе, одной из функций которого является документационное обеспечение деятельности Администрации города Екатеринбурга, в т.ч. организация и осуществление контроля соблюдения установленного порядка документирования и работы с организационно-распорядительными документами.

Цели и задачи проекта

  • Обеспечить слияние документационных потоков всех подразделений (в т. ч. территориально распределенных);
  • упорядочить и систематизировать маршрутизацию документов;
  • создать централизованный электронный архив документов;
  • исключить потери документов, а также их дублирование при регистрации;
  • обеспечить удобный поиск документов в системе;
  • оперативно информировать сотрудников и руководителей о новых документах, поручениях;
  • сократить сроки согласования проектов документов и их перемещения по подразделениям;
  • автоматизировать контроль исполнения поручений и документов по срокам и по сути вопроса.

К работе по внедрению Docsvision Комитет по организационно-контрольной работе приступил с четко сформулированными требованиями к автоматизированной системе документационного обеспечения управления. Система ДОУ должна была автоматизировать весь комплекс работ с документами.

Выбор продукта

В Администрации уже были предпосылки к переходу на электронный документооборот: действовал собственный программный продукт, который позволил автоматизировать ряд делопроизводственных операций (регистрация документов и контроль). Но была необходимость в системе, которая могла бы реализовать все сформулированные требования к работе с документами, а также имела достаточный запас возможностей «на вырост» в части реализации  электронного межведомственного взаимодействия и оказания услуг населению. При выборе СЭД одним из основных критериев отбора стала гибкость и настраиваемость системы, которая смогла бы автоматизировать процессы делопроизводства и повысить эффективность деятельности Администрации, одновременно гарантируя поддержку стандартов оформления документов.

При выборе системы был проанализирован рынок и изучены функциональные возможности различных систем электронного документооборота: ДЕЛО, Documentum, Directum, БОСС-референт, Docsvision, CompanyMedia. Особое внимание при этом уделялось действующим СЭД, в которых были реализованы все требования, предъявляемые клиентом к системе. На основании полученной информации была подготовлена конкурсная документация. 

Этапы реализации проекта

2009 год – начало проекта

2011 год – с января к СЭД подключены все подразделения для работы с документами в электронном виде 

2014 год - «АС ДОУ» на базе Docsvision обеспечивает полный цикл обработки поступивших, отправляемых и внутренних документов в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга».

К СЭД подключены все функциональные органы Администрации и 7 районных администраций. 

Разработаны подсистемы

  • исходящие, входящие, внутренние документы;
  • услуги;
  • коллегиальные документы;
  • распорядительные документы;
  • юридические документы;
  • обращения граждан.

2017 год - ряд доработок: 

  • Выгрузка данных по обращениям граждан в систему Администрации Президента ССТУ;
  • Функция уничтожения документов с истекшим сроком хранения (в рамках подсистемы «Муниципальный архив»);
  • Аналитика по документам – универсальный отчет на новой Web-платформе, обеспечивающий выборку данных по различным критериям и отражающий их в удобном графическом виде. 

2018 год - реализованы настройки для работы с заявлениями присяжных заседателей и модуль для учёта муниципальных наград.

2019 год - переход на версию Docsvision 5.5. 

Важнейший элемент успешного проекта – процедура внедрения и вовлеченность руководства организации в этот процесс. В данном случае, руководство поддерживало идею внедрения СЭД и вся работа осуществлялась в соответствии с приказами первого заместителя Главы Екатеринбурга. 

Вклад Docsvision в совершенствование делопроизводства в Администрации города Екатеринбурга

  • Внедрение СЭД значительно повысило эффективность работы Администрации. Все процессы работы с документами идут в режиме реального времени, что сокращает сроки прохождения документов и принятия решений по ним. 
  • После внедрения СЭД буквально за месяц исполнительская дисциплина выросла до 99%.
  • Снижены трудовые и временные затраты, накладные расходы на ДОУ. Администрация с самого начала проекта стремится уменьшить количество бумаги, но первоочередной задачей является контроль за документами и заданиями. 

Действующие интеграции

  • Сайт Администрации
  • Портал гос.услуг (ЕПГУ)
  • СМЭВ (межведомственные запросы)
  • СЭД МКУ ЦМУ (подведомственное учреждение)
  • СЭД МКУ УКС (подведомственное учреждение)
  • АИС КЖП (Комитет по жилищной политике)
  • ССТУ (отправка данных по исполнению обращений граждан)
  • АИС Архив (отправка правовых актов на постоянное хранение)
  • АИС Мониторинг (отправка статистики по услугам)

Электронная подпись

Электронная подпись в системе применяется при подписании и согласовании документов, а также при отправке заданий исполнителям. В ряде подсистем применение квалифицированной подписи уже давно является обязательным. Интеграция с подведомственными учреждениями, использующими Docsvision, позволяет обмениваться в обе стороны документами, заданиями и согласованиями. При этом данные об электронной подписи также отправляются, что дает возможность проверять подписи во внешней системе.

2016 год: с внедрением ЭП >25% документов от общего объема документооборота Администрации (внутренние документы) обрабатываются на основе принципов безбумажного (электронного) документооборота.

Подсистема «Мониторинг показателей исполнительской дисциплины»

Каждый сотрудник, открывая браузер, попадает по умолчанию на внутренний корпоративный портал, на начальной странице которого отображается его исполнительская дисциплина. 

Подсистема «Согласование документов»

Подсистема «Использование электронной подписи при работе с документами»

В АС ДОУ Docsvision электронная подпись используется:

  • при подписании внутренних документов (служебных, докладных, пояснительных записок, заключений, заявок, поручений, справок)
  • при утверждении резолюций по входящим и внутренним документам
  • при согласовании проектов документов
  • при подписании межведомственных запросов
  • при обмене юридически значимыми документами с подведомственными учреждениями

Подсистема «Юридический значимый электронный документооборот с подведомственными учреждениями Администрации города Екатеринбурга и региональными органами исполнительной власти Правительства Свердловской области»

Осуществлен переход к безбумажному документообороту с несколькими подведомственными учреждениями (собственная система Docsvision)

Подсистема «Мониторинг здоровья Docsvision 5»

Административное делопроизводство тиражировано на:

  • Администрация ГО Верхняя Пышма

  • Администрация ГО Красноуральск

  • Администрация ГО Краснотурьинск

  • МКУ МФЦ МО «город Екатеринбург»

  • МКУ «Управление капитального строительства Екатеринбурга»

  • Реализован модуль «Правотворческая деятельность думы» для Екатеринбургской городской Думы

Партнер
Парадок
Парадок