Администрация города Полярные Зори
Полярные Зори
Государственный сектор
Год начала проекта: 2012
Администрация города Полярные Зори с подведомственной территорией — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления. В структуру администрации входят 17 подразделений. Общая численность — 58 человека, в том числе глава — 1 чел., муниципальных служащих — 51 чел., технического персонала — 6 человек. Кроме того, администрации подчинены 17 муниципальных учреждений и организаций. Основные функции по обеспечению функционирования единой системы делопроизводства и документооборота, а также организации работ по информационно-программному обеспечению администрации выполняет отдел муниципальной службы и кадров общей численностью 6 человек. Отдел возглавляет управляющий делами администрации.
Большой объем документов и желание ускорить управленческие процессы привели заказчика к потребности внедрения высокотехнологичной платформы, тем самым автоматизировать систему делопроизводства и документооборота и повысить эффективность деятельности органа местного самоуправления. Кроме того, заказчик руководствовался Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и использует имеющиеся возможности для развития и оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Выбор заказчика в пользу системы Docsvision основан на ряде существенных преимуществ, озвученных специалистами ИТ Консалтинга (Группы компаний IT Полюс) в ходе пресейловых мероприятий:
- Соотношение цена и возможности системы;
- Стоимость внедрения для начала работы с системой;
- Дружественный и практичный интерфейс решения, предложенного ИТ Консалтингом (Группой компаний IT Полюс);
- Быстрая схема развертывания системы;
- Широкие возможности, заложенные в платформу системы;
- Поэтапный подход к развитию системы;
- Гибкость настроек без программирования, что обеспечивает возможности доработки системы силами имеющихся штатных ИТ-специалистов.
Партнер «ДоксВижн», ИТ Консалтинг (Группа компаний IT Полюс), в течение 20 дней развернул решение «Простая канцелярия» — «легкое» решение, разработанное ИТ Консалтингом (Группой компаний IT Полюс) на базе стандартных приложений системы Docsvision «Делопроизводство» и «Управление процессами», включающее все необходимые функции для ведения базовой канцелярии и управления процессами.
В рамках решения были настроены роли пользователей для разграничения прав доступа к документам и другим объектам системы: «Регистратор», «Руководитель» и «Исполнитель», основные виды документов и возможности их регистрации, поиска в системе. Реализована возможность создания бизнес-процессов «На рассмотрение», «На ознакомление», «На исполнение» и контроля исполнительской дисциплины. В системе регистрируется более 500 документов в месяц и более 6000 документов в год.
В результате проекта Администрация получила легкое и функциональное решение, стандартизирующее деятельность сотрудников, позволяющее увеличить скорость принятия управленческих решений и уровень исполнительской дисциплины. Кроме того, в дальнейшем, при возникновении потребности расширения функционала системы, ИТ-специалисты Администрации смогут дорабатывать и конфигурировать платформу самостоятельно.
В перспективе администрация планирует развитие системы: переход на расширенную редакцию платформы Docsvision с увеличением количества клиентских подключений, подключение удаленных клиентских мест — филиалов головной организации. В 2013 году также будет настроена автоматизация загрузки больших объемов документов в систему, формирование архива документации, внедрение системы построения отчетов по корреспонденции и пользовательским задачам, что откроет новые возможности работы в системе.
