Администрация городского округа Верхняя Пышма

Предпосылки автоматизации документооборота 

Документооборот в администрации ГО Верхняя Пышма регулируется двумя утверждёнными нормативными документами*:
1.    Правила делопроизводства в администрации ГО Верхняя Пышма
2.    Инструкция по делопроизводству в администрации ГО Верхняя Пышма
Принятая модель подразумевает контроль за документом с момента его поступления, централизацию контрольных функций и единые нормы документооборота.

*Подобные этим документы должны быть приняты в любой организации, особенно в органах власти. Этими инструкциями утверждаются бланки, которые подгружаются в СЭД, структура органа – это наполнение справочника и выстраивание вертикали по подчиненности (для СЭД – формирование отчетов, определение регистраторов и т.д). Кто и в каком порядке согласует документы – также определяется инструкцией по ДП.

До внедрения системы электронного документооборота организация делопроизводства осуществлялась традиционным методам - ведением журналов, обеспечивающих бумажный документооборот. 
Нежелательными последствиями этого были: 
•    отсутствие должного контроля за содержанием исходящих документов,
•    двойная регистрация документов в подразделениях,
•    слабый контроль исполнения (внутренних распоряжений, сроков ответов на письма и т.д.). Необходим был инструмент оценки исполнительской дисциплины.

В 2016 году было принято решение внедрить систему электронного документооборота, которая решила бы все эти задачи. Из рассматриваемых вариантов была выбрана платформа Docsvision и решение «Административное делопроизводство» на её базе – разработка компании-интегратора «О3». В отличие от конкурирующих систем, оно обладало наиболее полной готовой функциональностью.

Внедрение проходило в несколько этапов под руководством отдела по организационной работе и контролю администрации.

Этапы внедрения СЭД
Структурно автоматизация работа с документами была реализована сначала в администрации, Думе и основных подразделениях, а затем в документооборот включены дополнительные подразделения.

 
Типы документов законодательного и исполнительного (в т.ч., его структурных подразделений) органов власти в СЭД 

Готовое решение, учитывающее специфику административного делопроизводства, существенно увеличило скорость внедрения. Полный цикл внедрения длился около года.

Этап 1 - Внедрение
•    После первичной настройки системы (необходимых справочников, видов документов, нумераторов), было проведено обучение трёх сотрудников ответственного отдела по организационной работе и контролю и запущена тестовая эксплуатация в отделе. Для сопровождения системы выделен специалист заказчика (выполняет функцию первой линии техподдержки).
•    После настройки системы по конкретным сформированным требованиям (в т.ч. по формам бланков документов и штатных отчетов) специалистом было проведено уже групповое обучение сотрудников, и началась тестовая эксплуатация, которая продлилась 3 месяца.

Этап 2 - Масштабирование и дальнейшая настройка
•    Масштабирование системы на все подразделения, включая подведомственные учреждения
•    Донастройка системы по итогам тестовой эксплуатации, внедрение дополнительных отдельных функций
•    Настройка подсистемы «Услуги», обеспечивающей реализацию Федерального закона 210-ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг»

Итоги проекта внедрения системы на базе новейшей версии платформы Docsvision 5.4 
•    Подключены все необходимые сотрудники администрации в т.ч. учреждений и удаленных подразделений – более 150 пользователей
•    Настроен почтовый клиент Docsvision с расширенными функциями
•    Разработаны формы дополнительных отчетов. К примеру, это отчеты по мониторингу деятельности структурных подразделений (создание документа, подписание, согласование, поступило документов), отчет по исполненным документам в разрезе подчиненности (по структуре) – именно документов, не поручений. Выведен отчет по рассмотрению материалов, зарегистрированных в КУСП (КУСП – книга учета сообщений о правонарушениях) и поступивших для рассмотрения должностными лицами органов местного самоуправления по административному законодательству субъекта РФ. 
•    Настроено автоматическое заполнение отчета по обращениям граждан по шаблону согласно методическим рекомендациям администрации Президента РФ. 
•    Настроены специальные бланки документов для подразделений администрации
•    Загружен архив распорядительных документов из файловых папок. С 2010 года их накопилось приблизительно по 3000 шт. в каждом году. 
•    Изменена логика маршрутизации согласований (автоматическое пересогласование)
•    Формирование реестров для отправки корреспонденции, исходя из указанного в карточке способа доставки

Статистика из СЭД по объёму документооборота за 2016 год
Входящие: 14 000
Исходящие: 12 500
Внутренние: 2 500
Распорядительные: 2 000
Итого документов: 31 000
Выполнено поручений: 54 000 
Проведено согласований: 10 000

Результаты внедрения СЭД - новые возможности:

• Внедрение СЭД в полном объёме решило все делопроизводственные задачи: подготовку и регистрацию документов, контроль за их исполнением, поиск, хранение и справочную работу по массиву документов
• Обеспечено правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации
• Налажен контроль за соблюдением стандартов на документы, мониторинг работы конкретного специалиста
• Появились инструменты получения статистики по документам по требуемым параметрам

Перспективы развития проекта 
Планируется доработка механизмов согласования для большей автоматизации работы сотрудников, внедрение модулей управления совещаниями, штрихкодирования и потокового сканирования документов. Требуется интеграция с информационной системой Управления архитектуры и градостроительства, а также работы по повышению быстродействия системы - сказывается слабая инфраструктура (сервера и сети в удаленных подразделениях).

Партнёр

IT-интегратор с многолетним опытом внедрения, адаптации и развития систем электронного документооборота в компаниях любого масштаба.
Приоритетные направления деятельности: Государственный сектор, Финансовый сектор, Промышленность.