Д2 Страхование

Апрель 2013 - старт проекта по созданию СЭД
Предпосылкой проекта стала необходимость автоматизировать в страховой компании деятельность персонала, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, передачей, хранением документов; создать единый порядок документооборота для всех подразделений компании и обеспечить оперативный поиск документа и его электронного образа. Требовалась возможность назначать поручения и контролировать исполнительскую дисциплину (сроки, стадии исполнения), сократить непроизводственные затраты времени на транспортировку и ожидание документов, а также условия для перехода к безбумажным технологиям. После автоматизации основых процессов обмена документами (см. далее), проект дополнился требованием участия в документационных бизнес-процессах мобильных сотрудников. 

Адаптация решения под особенности страхового бизнеса

- Автоматизация ключевых процедур делопроизводства (процессы регистрации входящей, исходящей корреспонденции)
- ОРД
- Решения коллегиальных органов
- Контроль исполнения поручений
- Учёт документов по личному составу (планы и отчеты)
- Договорная работа (обработка договоров/допсоглашений/приложений/актов и пр.).;
В ходе работы сотрудники используют простую электронную подпись (ЭП).
Объём базы с 2013 г:  более 30 тыс документов
Входящих писем более 7000 в год.
Решение настроено с учётом необходимости обработки и быстрого отображения большого объёма данных, необходимого для оказания страховых услуг.

Апрель 2015 - расширение, использование Почтового клиента

Июль 2015 - расширение, использование web-клиента

В 2015 году в рамках развития системы реализовано взаимодействие с системой S-Finance, расширена интеграция с 1С, а также запущены в эксплуатацию Почтовый и Легкий клиенты Docsvision для обеспечения непрерывной работы мобильных сотрудников компании. 

Почтовый клиент позволяет ознакомиться с документом, участвовать в согласовании, назначать и контролировать ход исполнения поручений в интерфейсе привычного сотрудникам почтового клиента MS Outlook. С помощью Почтового клиента можно выполнять поручения вне офиса: работать с заданиями из Docsvision и приложенными к ним файлами без соединения с интернетом, поскольку они сохраняются в электронной почте.

Web-клиент предоставляет возможность работы в СЭД в любом интернет-браузере под управлением любой операционной системы (Microsoft Windows, включая Windows RT, Linux, Mac OS X) с планшета или мобильного устройства. При этом не требуется установка специализированного ПО на клиентское рабочее место. 
Интерфейсы клиентов удобны и понятны.

В результате проекта повышена эффективность работы с документами, оптимизированы процедуры поиска документов, сокращены сроки отработки обращений, мобильные сотрудники получили возможность участвовать в процессах непрерывно. Реализованные механизмы интеграции обеспечивают актуальность данных во всех системах, снижение риска ошибок при переносе данных из одной системы в другую, сокращение совокупного времени на процесс обработки финансовых документов. 

На текущий момент проект находится на технической поддержке. 

Екатерина Камчатова, исполнительный директор компании ECMGroup.pro:
«В ходе работы с компанией АО «Д2 Страхование» мы убеждаемся в эффективности выбранной стратегии бенчмаркинга, когда для совершенствования деятельности руководство предприятия внимательно изучает лучшие практики применения СЭД, как в отрасли, так и в смежных областях бизнеса. Расширение зоны интеграции и включение мобильных сотрудников в обработку документов - логичное масштабирование СЭД, поскольку позволяет сделать процесс управления бизнесом непрерывным, а, значит, повышает его эффективность. Мы высоко ценим сотрудничество с «Д2 Страхование» и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество».