АО «Кировское машиностроительное предприятие»
Киров
Оборонно-промышленный комплекс
Год начала проекта: 2017
Новое, современное и высокотехнологичное машиностроительное предприятие.
- Срок реализации – 2017-2018 год.
- Количество пользователей – 200 сотрудников.
- Объем документов – до 50 тысяч документов в год.
- Docsvision 5.4
О предприятии
Акционерное общество «Кировское машиностроительное предприятие» - новое, современное и высокотехнологичное машиностроительное предприятие в городе Кирове.
https://kmp43.ru/
Предпосылки внедрения системы
Для нового завода решение о внедрении СЭД было очевидным. СЭД рассматривалась как необходимое звено в комплексной автоматизации предприятия. Функциональными заказчиками выступали три подразделения: канцелярия, управление АСУП и юридическое управление.
Выбор платформы
СЭД на базе Docsvision подошла по всем предъявляемым к ней критериям, а в регионе была компания ИТЭК - сертифицированный партнер компании-вендора, которая могла выполнить проект по внедрению. В итоге был сделан выбор в пользу Docsvision.
Реализация проекта
Автоматизирована работа по делопроизводству: регистрация, исполнение резолюций и контроль, работа с должностными инструкциями, согласование документов, управление договорами, формирование отчётности.
Эффект от использования системы
До внедрения СЭД каждое подразделение вело регистрацию документов в локальных журналах, не было единого хранилища документов, согласование происходило на бумаге, следовательно, было много перемещений документов на бумажных носителях, дублирование информации и недостаточный контроль. Реализация проекта была нацелена на минимизацию бумажного документооборота, сокращение времени согласования и прохождения документов, повышение эффективности исполнения поручений.
Сейчас на базе СЭД:
- построено документационное хранилище с гибкими возможностями поиска информации,
- автоматизирован контроль исполнения резолюций по документам,
- реализовано согласование документов в электронном виде,
- обеспечена возможность контролировать исполнительскую дисциплину.
Уникальность проекта и индивидуальные разработки
Автоматизация функций делопроизводства реализована на базовых модулях системы без использования решения «Делопроизводство» от вендора. В результате были разработаны собственные карточки резолюций, заданий, бизнес-процессы, а также элементы управления: дерево связей документов, дерево резолюций, печатные и поисковые формы. Для функций по управлению договорной деятельностью используется модернизированный модуль «Договоры». В начале проекта АО «КМП» планировалась автоматизация до уровня делопроизводителей. В ходе обсуждения деталей проекта, формирования требований у рабочей группы сформировалось мнение, что лучшим решением будет распространить СЭД до конечных пользователей и руководителей. Для реализации этого плана пришлось заручиться поддержкой руководства и приобрести дополнительные лицензии.
Перспективы развития
В перспективе планируется реализация в СЭД большего количества бизнес-процессов, например, автоматизация закупочной деятельности и интеграция с другими системами предприятия.
