Автозавод «ГАЗ»

«Группа ГАЗ» объединяет десятки распределённых компаний и юридических лиц. В такой организационной структуре традиционный бумажный документооборот как внутри одной организации, так и между ними сопровождается финансовыми и временными затратами. В 2016 г. «Группа ГАЗ» автоматизировала процессы внутреннего документооборота, внедрив платформу Docsvision. В процесс работы с электронными документами вовлечены все сотрудники компании до первых лиц, поэтому функциональность системы постепенно расширяется.

Система на базе платформы Docsvision в «Группе ГАЗ» решает задачи:

1. Создание единой информационной базы всей документации в организации.
2. Оптимизация процессов документооборота и делопроизводства.
3. Внедрение типовых маршрутов согласования и утверждения документов.
4. Сокращение времени на поиск необходимой документации.
5. Уменьшение сроков рассмотрения документов.
6. Оптимизация трудозатрат на обработку первичной бухгалтерской документации.
7. Повышение исполнительской дисциплины.

Аналитический портал TAdviser опубликовал описание развития проекта с ключевыми вехами и динамикой подключения новых контуров бизнес-процессов.

Автоматизация документооборота

С помощью системы на базе платформы Docsvision автоматизирован процесс работы с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами между Управляющей компанией и сервисными компаниями «Группы ГАЗ».

• Общее количество пользователей – более 8 000 пользователей.
• Количество обрабатываемых документов в месяц – около 40 000, заданий – около 200 000.
• Размер базы данных – более 2Тб.

Интеграции с внутренними ИТ-системами

Система Docsvision интегрирована с решением 1С:ЗУП, которая передаёт в систему электронного документооборота сведения о сотрудниках компании и автоматизирует процесс ввода новых пользователей.

Интеграция Docsvision с ERP-системами, которые используются в организациях: 1С УПП или КИСУ ГАЗ (решение, разработанное в «Группе ГАЗ»), – позволяет выстраивать сквозные процессы согласований. Например, процесс согласований бюджетов или юридически значимых документов перенесён из почты в систему Docsvision, что повышает прозрачность процесса и исполнительскую дисциплину. 

В планах компании реализовать полноценный юридически значимый документооборот между всеми организациями, входящими в «Группу ГАЗ»

Поскольку система на базе Docsvision используется в организации регулярно большим числом сотрудников, то для быстрого доступа к системе и поиска нужных документов был реализован чат-бот на базе корпоративного мессенджера Skype for business. Пользователи могут ввести в диалоговом окне запросы и получить ссылки на документы или задания. Например, чат-бот умеет обрабатывать запросы на поиск документов или заданий, получения информации по ним и создание карточки документа.

Миграция на Docsvision 5.5

В процессе эксплуатации СЭД Docsvision планомерно росло количество обрабатываемых в системе документов, и, соответственно, увеличивался размер базы данных. Для сохранения эффективной работы системы в 2019 г. платформа СЭД была обновлена до версии Docsvision 5.5. Новая архитектура платформы Docsvision 5.5 позволяет оптимизировать работу высоконагруженной системы и поддерживать стабильную производительность даже при многократном росте базы данных.

Результаты внедрения СЭД на автомобильном заводе

1. Использование электронной подписи для юридически значимых документов ускоряет оборот документов (косвенно влияет на оборачиваемость денежных средств и ресурсов предприятия), снижает затраты на доставку курьерами и хранение оригиналов.
2. Удобный интерфейс для работы с документами снижает риски управленческих ошибок – когда неудобно, можно не посмотреть лишний раз, а можно посмотреть, но не заметить.
3. Работа с документами в рамках единой ИТ-системы сокращает временные потери руководства на доступ к информации, документам или поручениям, выявлению узких мест.
4. Большую часть работ по развитию системы заказчик выполняет самостоятельно, благодаря гибким настройкам платформы без программирования.
5. Развитие СЭД за «границами канцелярии», когда система обрастает функциональностью для решения специфических бизнес-задач под требования внутренних заказчиков. Например, в данном случае появилась возможность управлять оснасткой.

Видео

На конференции Docsvision Day Елена Панкратова, руководитель проекта ООО «ГАЗ-ИТсервис», рассказала, как организована система электронного документооборота в «Группе «ГАЗ», с какими другими внутренними системами она интегрирована, как и почему была реализована миграция на Docsvision 5.5