Демо-центр

Филиал «Аэронавигация Урала» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД»

  • Екатеринбург
  • Транспорт
  • Год начала проекта: 2011
Дополнительно

Филиал «Аэронавигация Урала» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» осуществляет деятельность по организации воздушного движения в границах воздушного пространства Екатеринбургского зонального центра единой системы организации воздушного движения (ЗЦ ЕС ОрВД) на территории шести субъектов Российской Федерации: Удмуртской Республики, Свердловской, Челябинской, Курганской, Пермской и Кировской областей. В состав филиала входят семь центров обслуживания воздушного движения и одно отделение, расположенные в городах Екатеринбурге, Челябинске, Кургане, Магнитогорске, Перми, Кирове, Ижевске и Североуральске.

Описание проекта

Цели и задачи проекта

Создание единого информационного пространства, которое обеспечит:

  • эффективную поддержку процессов накопления, управления и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам компании;

  • ускорение и упрощение получения информации о текущем состоянии документа, исключение потерь документов;

  • сокращение времени прохождения и исполнения управленческих документов по структурным подразделениям, сокращение длительности согласований;

  • минимизация издержек по хранению бумажных документов,  сокращение времени поиска бумажных архивных документов за счет перевода их в электронную форму;

  • введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов.

Выбор программы

В качестве решения Заказчиком  была выбрана система Docsvision, разработчиком которой является одноименная российская компания «ДоксВижн».

Среди ключевых преимуществ Docsvision Заказчиком были выделены следующие:

  • наличие готовых механизмов для автоматизации делопроизводственных процедур;

  • возможность гибкой настройки решения;

  • наличие типовых решений «Делопроизводство», «Согласование договоров» и т.д. (низкая стоимость и сжатые сроки внедрения);

  • масштабируемость — Docsvision позволяет реализовывать крупные территориально-распределенные решения;

  • возможность использования произвольного набора готовых приложений Docsvision с учетом масштаба и функциональных требований конкретного заказчика;

  • наличие опыта реализации различных по стоимости и масштабу проектов во всех отраслях.

Задачи проекта

В рамках проекта были поставлены следующие задачи:

  • упорядочение и систематизация документооборота (маршрутизация);

  • исключение дублирования документов при регистрации;

  • исключение потери документов;

  • построение централизованного электронного архива документов;

  • обеспечение возможности оперативного поиска документов;

  • сокращение сроков согласования проектов документов и прохождения документов по подразделениям;

  • оперативное информирование сотрудников и руководства о поступивших документах и поручениях;

  • автоматизированный контроль исполнения поручений.

Результаты проекта

Работа над проектом велась с марта 2010 года до апреля 2011 года. В результате в настоящее время в работу системы электронного документооборота включены все ключевые подразделения филиала и Екатеринбургский центр ОрВД, СЭД обеспечивает полный цикл обработки поступивших, отправляемых и внутренних документов.

В результате внедрения были автоматизированы следующие процессы: 

  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;

  • обработка служебных записок;

  • согласование договоров;

  • согласование и утверждение приказов и распоряжений;

  • согласование счетов на оплату и актов.

Всего в системе работает 100 пользователей, для которых было организовано обучение, кроме того, разработаны рабочие инструкции пользователей (для каждой роли в системе), организована трехуровневая техническая поддержка.

Заказчик удовлетворён результатами внедрения системы и приступил ко второму этапу внедрения, включающему разработку ряда дополнительных сценариев обработки документов, архива документов для ключевых подразделений и дополнительных представлений для работы пользователей системы с заданиями.

В планах развития системы — подключение других региональных центров организации воздушного движения.