Аэронавигация Урала (Филиал ФГУП «Госкорпорация по ОрВД»)

Филиал «Аэронавигация Урала» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» осуществляет деятельность по организации воздушного движения в границах воздушного пространства Екатеринбургского зонального центра единой системы организации воздушного движения (ЗЦ ЕС ОрВД) на территории шести субъектов Российской Федерации: Удмуртской Республики, Свердловской, Челябинской, Курганской, Пермской и Кировской областей. В состав филиала входят семь центров обслуживания воздушного движения и одно отделение, расположенные в городах Екатеринбурге, Челябинске, Кургане, Магнитогорске, Перми, Кирове, Ижевске и Североуральске.

Система электронного документооборота на базе платформы Docsvision обеспечивает полный цикл обработки входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с установленными в организации регламентами.

На этапе выбора и внедрения системы целью проекта было создание единого информационного пространства, обеспечивающего эффективную поддержку процессов работы с информационными ресурсами компании.

Задачи внедрения СЭД «Аэронавигация Урала»

• Эффективная поддержка процессов накопления, управления и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам компании.
• Ускорение и упрощение получения информации о текущем состоянии документа, предотвращение потерь документов.
• Сокращение времени прохождения и исполнения управленческих документов по структурным подразделениям, сокращение длительности согласований.
• Минимизация издержек по хранению бумажных документов, сокращение времени поиска бумажных архивных документов за счёт перевода их в электронную форму.
• Введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов.

Критерии выбора СЭД для транспортного предприятия авиационной сферы

Выбор был сделан в пользу платформы Docsvision от российской ИТ-компании «ДоксВижн» из-за следующих аспектов:

• Наличие механизмов для автоматизации делопроизводственных процедур.
• Возможность гибкой настройки решения.
• Наличие готовых решений «Делопроизводство», «Договорной документооборот» и т.д. (оптимальные сроки и стоимость внедрения).
• Масштабируемость — Docsvision позволяет реализовывать крупные территориально-распределённые решения.
• Возможность использования произвольного набора готовых приложений Docsvision с учётом масштаба и функциональных требований.
• Опыт разработчика и команды интегратора в реализации референсных проектов.

Результаты использования Docsvision

В работу системы электронного документооборота включены все ключевые подразделения филиала и Екатеринбургский центр ОрВД, СЭД обеспечивает полный цикл обработки поступивших, отправляемых и внутренних документов.

Выполнены поставленные задачи:

• Упорядочен и систематизирован документооборот (маршрутизация).
• Исключено дублирование документов при регистрации.
• Исключены потери документов.
• Построен централизованный электронный архив документов.
• Обеспечена возможность оперативного поиска документов.
• Сокращены сроки согласования проектов документов и прохождения документов по подразделениям.
• Организовано оперативное информирование сотрудников и руководства о поступивших документах и поручениях.
• Упрощён контроль исполнения поручений.

Были автоматизированы следующие процессы:

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
• Обработка служебных записок.
• Согласование договоров.
• Согласование и утверждение приказов и распоряжений.
• Согласование счетов на оплату и актов.

На втором этапе развития системы были разработаны дополнительные сценарии обработки документов, подключены архивы документов для ключевых подразделений и настроены новые представления для работы пользователей системы с заданиями.

Всего в системе работает 100 пользователей, для которых было организовано обучение и разработаны рабочие инструкции пользователей (для каждой роли в системе), организована трехуровневая техническая поддержка. Внедрение СЭД на базе Docsvision в Филиале «Аэронавигация Урала» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» способствовало повышению ответственности и исполнительской дисциплины сотрудников, задействованных в процессах обработки документов, снизились нарушения нормативных сроков. Перевод документов в электронный вид позволило снизить стоимость их хранения.