FrieslandCampina Russia

В 2014 году российское подразделение FrieslandCampina перевело работу над договорами и доверенностями в систему электронного документооборота на базе платформы Docsvision. Целью проекта была автоматизация процессов согласования документов. В 2021 году команда Digital Design обновила систему и расширила её функциональность.

2021: Динамические маршруты и удобный доступ к заданиям

В результате обновления платформы до актуальной версии Docsvision 5.5 была увеличена производительность СЭД и модернизированы бизнес-процессы, например, автоматизирован процесс определения маршрута согласования и способа хранения шаблонов документов. В Docsvision доступны более 100 шаблонов договоров. Пользователь выбирает тип договора и заполняет данные о контрагенте в карточке, а система определяет маршрут и направляет его ответственным сотрудникам.

Договорной документооборот, особенно на крупных предприятиях, обычно состоит из нескольких этапов и задействует большое число сотрудников, включая затраты времени на поиск и изучение связанных документов. Ускорить процесс согласования договора можно с помощью динамически меняющихся маршрутов. Быстрее согласовываются документы, по которым не возникло комментариев или корректировок у специалистов. Договора, требующие доработок, рассматривает более широкий круг экспертов.

Уведомления о новых задачах по согласованию договоров приходят в почту (почтовый клиент Docsvision поддерживает интеграцию с любым сервисом электронной почты). Пользователи могут посмотреть документ и отправить свою резолюцию непосредственно из интерфейса почты, не заходя в СЭД. В системе также настроена структура папок для хранения документов. Папки и их содержимое отображаются в том объёме, который установлен для роли пользователя и с учётом прав его доступа.

Эффект проекта развития платформы Docsvision

• Повысилась операционная эффективность процесса согласования договоров.
• Повысилась производительность сотрудников, отвечающих за согласование договоров.
• Создана техническая база для дальнейшего развития СЭД в компании.

2014-2015: Внедрение СЭД Docsvision и автоматизация процессов согласования

Компания FrieslandCampina Russia при помощи IT-интегратора Digital Design внедрила СЭД на базе Docsvision с переносом архива договорных документов из прежней системы. Целью проекта была миграция с ERP Microsoft Dynamics NAV на гибкую и полнофункциональную платформу, которая поддерживает автоматизацию процессов согласования договорных документов и доверенностей.

Основными требованиями при выборе системы были настройка процесса согласования с учётом распределённой структуры компании FrieslandCampina Russia, сохранение накопленных ранее данных, наличие англоязычной версии интерфейса программы.

В ходе проекта в Docsvision были автоматизированы процессы согласования и хранения договорной документации и доверенностей заказчика на стадиях подготовки, согласования, регистрации, пролонгации, внесения изменений, аннулирования и хранения, а также организован доступ к архиву электронных документов.

«Компания FrieslandCampina Russia имеет территориально распределённую структуру, и от организации документооборота зависит скорость принятия управленческих решений. Кроме того, FrieslandCampina — международная компания, поэтому для нас крайне важна реализация системы на английском языке. После кастомизации Docsvision под процессы и политики, существующие в нашей компании в отношении юридической документации, а именно: договоров и доверенностей – функциональность системы позволила нам организовать оперативный, логичный и контролируемый процесс согласования документов между всеми подразделениями компании», — Ольга Смирнова, руководитель юридического отдела FrieslandCampina Russia.

Эффект внедрения платформы Docsvision

• Ускорилось согласование договоров и доверенностей в условиях распределённой структуры компании.
• Повысились прозрачность процессов и контроль движения документов по маршруту обработки.
• Создан удобный электронный архив документов.

Партнёр

Один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России — оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разработке ПО на заказ.