Заказать демо

Государственное автономное учреждение Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (ГАУ «МФЦ ИО»)

  • Иркутск
  • Услуги
  • Год начала проекта: 2014
Дополнительно

Государственное автономное учреждение Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (ГАУ «МФЦ ИО») дает возможность гражданам получать одновременно несколько услуг по принципу «одного окна». В настоящее время функционируют 4 крупных представительства МФЦ по Иркутску (5-40 окон) и 13 филиалов МФЦ «Мои документы». 

Описание проекта

  • Docsvision 5 
  • 7000 документов за год 
  • 100 пользователей
  • Территориальная распределённость филиалов
  • Прикладное решение от RKIT «Делопроизводство и контроль исполнения»

Сеть МФЦ стала активно развиваться в 2014 году. При большом объёме оказываемых услуг и большом потоке документов, не было чётко отлаженного документоооборота. На момент открытия предприятию необходимо было поставить под контроль процесс согласования, сделать движение  документов прозрачным и создать единое информационное пространство: как в центральном подразделении, так и в территориально удаленных. При открытии первого офиса многофункционального центра в Иркутске было принято решение установить систему, которая позволит систематизировать всю документацию и выстроить бизнес-процессы с ноля. 

Задачи:

  • организовать электронный документооборот,
  • создать технологические регламенты,
  • автоматизировать филиалы.

Руководителю проекта со стороны заказчика важно было организовать согласование документов, написать «с чистого листа» регламенты по делопроизводству и с помощью СЭД придерживаться этих регламентов. В результате анализа были определены основные бизнес-задачи. Одним из главных условий при выборе СЭД была расширяемость системы, возможность подключения новых территориально-распределённых филиалов, организации централизованного документооборота во всех филиалах. Целью проекта была комплексная автоматизация делопроизводства всего предприятия, включая действующие филиалы. 

Этапы:

  • экспертиза бизнес-процессов ГАУ «МФЦ ИО» аналитиками RKIT Group
  • настройка прикладного решения под особенности работы предприятия. На площадке ГАУ «МФЦ ИО» было поставлено решение «Делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины». 

Сроки:

Март 2014 - реализация пилотного проекта по автоматизации базового делопроизводства

Апрель 2014 – опытная эксплуатация.

С 1 июля 2014 года – все документы согласовываются внутри МФЦ в электронном виде.

На данный момент в ГАУ «МФЦ ИО» с системой работает около 100 активных пользователей, включая удаленные рабочие места в филиалах.

Результаты

  • Решение обеспечивает управление следующими бизнес-процессами:
  • Работа с входящими, исходящими документами
  • Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные
  • записки)
  • Согласование проектов документов
  • Поддержка библиотеки типовых документов
  • Типовые рабочие места сотрудника и руководителя
  • Работа с личными поручениями
  • Контроль выполнения задач исполнителями

Благодаря решению работа по регистрации и согласованию документов проходит быстро, эффективно соблюдаются регламенты. Каждый сотрудник, работающий в системе, может контролировать свои задачи, а руководители оперативно получают информацию об исполнении выданных ими  поручений. Обеспечена удаленная работа территориально разнесенных по области обособленных подразделений. Проведено обучение сотрудников: для пользователей и частично по администрированию и разработке. В ближайших планах ГАУ «ИО МФЦ» автоматизация других бизнес-процессов

предприятия, сертификация специалистов Многофункционального центра по курсам Docsvision.

Партнер
RKIT Group
RKIT Group - RKIT Group — эксперт в области электронного документооборота, Gold-партнер компании Docsvision. Партнер обладает статусами Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору, Центр компетенции по бизнес-процессу нормативное обеспечение бизнеса. • опыт: более 10 лет в сфере управленческого консалтинга и внедрения систем электронного документооборота; • команда сертифицированных аналитиков, программистов и инженеров, специализирующихся на платформе Docsvision; • готовые серийные прототипы систем управления, которые мы поставляем по всей России. Каждый прототип дорабатываем с учетом задач конкретного заказчика; • компетенции для аудита документооборота на платформе Docsvision; • компетенции для экспертизы управленческих процессов предприятий любого уровня - госорганов, коммерческих и производственных предприятий.