Государственное автономное учреждение Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (ГАУ «МФЦ ИО»)

  • Иркутск
  • Услуги
  • Год начала проекта: 2014
Дополнительно

Государственное автономное учреждение Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (ГАУ «МФЦ ИО») дает возможность гражданам получать одновременно несколько услуг по принципу «одного окна». В настоящее время функционируют 4 крупных представительства МФЦ по Иркутску (5-40 окон) и 13 филиалов МФЦ «Мои документы». 

Описание проекта

Скачать краткое описание проекта, pdf (640 Кб)

До внедрения системы электронного документооборота Центр ГАУ «МФЦ ИО» работал на бумаге вручную, отсутствовали регламентирующие документы по документообороту. 

В 2014 году в связи с активным развитием сети филиалов началась разработка и внедрение СЭД Docsvision. 

Были разработаны регламенты, процедуры управления документами стали прозрачными и эффективными, обеспечен удобный контроль для руководства. Количество подключенных к системе подразделений МФЦ выросло с 16 до 200. В системе работают директора и их заместители, сотрудники дирекции и начальники отделов по обслуживанию заявителей.

Проект в цифрах 

  • более 4000 входящих/исходящих писем ежегодно
  • свыше 10000 служебных писем и договоров в год
  • более 160 пользователей в системе

О компании

Государственное автономное учреждение «Иркутский областной многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (ГАУ «МФЦ ИО») обеспечивает услуги гражданам по принципу «одного окна». Центр работает с физическими и юридическими лицами. 

Структура компании

ГАУ «МФЦ ИО» включает 200 подразделений по Иркутской области, в том числе в районах крайнего севера с коммуникацией по спутниковой связи. 

Предпосылки проекта

В 2014 году, когда ГАУ «МФЦ ИО» в Иркутской области начало активно развивать сеть филиалов, логистика при отправке бумажных документов оказалась неоправданно сложной, дорогой и затянутой по времени. Руководство изначально было нацелено на максимальную автоматизацию процессов, связанных с документооборотом, чтобы сделать все процедуры эффективными и легко контролируемыми. Требовалось прописать регламенты по делопроизводству «с нуля» и строго придерживаться их с помощью СЭД, обеспечить комплексную автоматизацию делопроизводства всего учреждения. 

Задачи проекта

  • организовать электронный документооборот,
  • создать технологические регламенты,
  • автоматизировать подразделения.

Важным требованием к системе автоматизации была её масштабируемость для дальнейшего подключения новых территориально-распределенных подразделений. По итогам оценки предложений поставщиков СЭД было принято решение выбрать компанию RKIT –  ключевого партнёра-интегратора Docsvision в регионе.

Реализация проекта

  • февраль 2014 - разработка и внедрение СЭД Docsvision в 16 филиалах. Развертывание центра обработки данных параллельно внедрению электронного документооборота. Заложены резервы для масштабирования системы, подключения удаленных филиалов.
  • июль 2014 - завершение внедрения системы электронного документооборота.
  • 2015 - масштабирование системы, обучение наставников и пользователей, обновление новых версий платформы Docsvision.

Сегодня к СЭД подключены 200 подразделений. Система переведена на новую версию платформы Docsvision 5.4 (планируется переход на версию 5.5).

Полностью автоматизированы следующие бизнес-процессы:

•    Работа с входящими, исходящими документами;

•    Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки);

•    Согласование проектов документов;

•    Поддержка библиотеки типовых документов;

•    Типовые рабочие места сотрудника и руководителя;

•    Работа с личными поручениями;

•    Контроль выполнения задач исполнителями.

Рис.1. Задания в работе, статус. 

Рис. 2. Мониторинг работы подчинённых. 

Эффект от внедрения

1.    Удобная обработка порядка 14 000 документов в год;

2.    Оперативная регистрация и согласование документов;

3.     Эффективное соблюдение регламентов;

4.    Электронный архив;

5.    Возможность прозрачного контроля задач;

6.    Оперативное информирование руководителей об исполнении выданных ими поручений;

7.    Удаленная работа 200 территориально разнесенных по области подразделений.

Специалисты МФЦ прошли обучение навыкам администрирования и программирования, подготовлены наставники из числа участников рабочей группы.

Сканеры Fujitsu ScanSnap используются для сканирования документов заявителей.

Автоматизация удаленных подразделений

В системе работают 200 подразделений ГАУ «МФЦ ИО» по Иркутской области (включая районы крайнего севера по спутниковой связи). 

Договорная деятельность централизована на уровне дирекции, благодаря чему удаленные подразделения могут работать с входящими/исходящими документами, приказами, распоряжениями, служебными записками, личными поручениями.

Система учитывает регламенты и организационную структуру МФЦ. Дополнительно реализовано параллельное согласование документов.

    Партнёр
    RKIT

    Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision.

    Обладает статусами:

    • «Центр отраслевой компетенции по госсектору»
    • «Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
    • «Центр компетенции по бизнес-процессам»
    • «Авторизованный учебный центр»

    Экспертный опыт:

    • 14 лет в сфере управленческого консалтинга и внедрения СЭД;
    • команда сертифицированных аналитиков, программистов и инженеров, специализирующихся на Docsvision;
    • готовые серийные прототипы систем управления, которые мы поставляем по всей России. Каждый прототип дорабатывается с учётом задач конкретного заказчика;
    • компетенции для аудита документооборота на платформе Docsvision;
    • компетенции для экспертизы управленческих процессов предприятий любого уровня - госорганов, коммерческих и производственных предприятий.

    В 2019 году заняла 6 место в рейтинге топ-интеграторов BPM России по версии CNews.