ГУП «Москоллектор»

В 2019 году в ГУП «Москоллектор» с помощью специализированного решения был автоматизирован один из ключевых для бизнеса ГУП «Москоллектор» процессов - выдача технических условий (ТУ) по заявкам потребителей (например, заявки о выдаче технических условий на прокладку, демонтаж, перекладку и врезку инженерных коммуникаций. Проект реализован на базе уже работающей в компании несколько лет системы электронного документооборота Docsvision. 

Скачать краткое описание проекта, pdf (1,4 Мб)

Теперь подготовка ТУ, в которой задействованы специалисты нескольких подразделений, в том числе 6 географически распределенных районов эксплуатации коллекторов (РЭКов), проходит намного быстрее за счёт перевода всего процесса в электронный вид - от получения заявления клиента до отправки ему ответа.

Обмен документами с помощью курьерской службы больше не требуется.

В системе контролируется исполнение заданий на всех этапах, документы и информация по заявкам хранятся централизованно. Через Личный кабинет на сайте ГУП «Москоллектор» потребители могут работать с заявками в электронном виде, отслеживать статус готовности своих запросов. Помимо подготовки ТУ, реализован также бизнес-процесс корректировки ранее выданных ТУ по заявке потребителя, и документ также проходит стадии согласования. 

Специфика:

• Реализован специализированный отчет для контроля сроков исполнения на каждом этапе подготовки технических условий;
• Интерфейс Docsvision (наборы кнопок на панели, поиски, представления) адаптирован для каждой группы пользователей;
• Внедрение решения происходило без остановки процесса подготовки документации (подготовка происходила в новой системе, а процессы, которые были ещё не автоматизированы, выполнялись по-старому до тех пор, пока развертывался новый функционал).

О проекте в цифрах

• в рамках автоматизации бизнес-процесса затронуто около 30 человек из 4 служб и 6 районов 
• 250 пользователей СЭД
• По итогам работы в системе в 2019 году среднее время обработки заявок снизилось на 7%, а в отдельные месяцы года – почти в 2 раза. 

В СЭД Docsvision с 2014 года работают 250 сотрудников компании. Использование современной СЭД способствует более эффективному созданию энергетической базы Москвы и обеспечению безопасных условий ее эксплуатации. 

О компании

ГУП «Москоллектор» - специализированное предприятие топливно-энергетического хозяйства Москвы, обеспечивающее эксплуатацию коммуникационных коллекторов. ГУП «Москоллектор» подчиняется Департаменту ЖКХ Москвы. 
Коммуникационный коллектор - это подземное сооружение протяженностью до нескольких километров, в котором проложены силовые кабели, кабели связи и спецсвязи, а также трубы теплосети и водопровода. 

Компания занимается: 

• обеспечением должных условий для эксплуатации всех находящихся в коллекторах коммуникаций, 
• проведением технадзора и выдачей технических условий (ТУ) при строительстве новых и перекладке существующих коллекторов, 
• инвестированием в устройство кабельных коллекторов от электроподстанций.

Предпосылки проекта

Процесс подготовки и выдачи технических условий на инженерные коммуникации, один из ключевых бизнес-процессов предприятия, был не автоматизирован. Документы передавались курьерской службой, отсутствовал контроль сроков исполнения на промежуточных этапах, процесс обрабатывался в нескольких системах и не было единой базы данных по каждой заявке. 

Реализация проекта

На платформе Docsvision, на которой с 2014 года в компании реализован электронный документооборот, АО «СБК» были автоматизированы:

• Процесс выдачи ТУ на прокладку инженерных коммуникаций; демонтаж инженерных коммуникаций по номеру договора; демонтаж инженерных коммуникаций для городского заказа; перекладку инженерных коммуникаций; врезку трубопроводов по номеру договора; врезку трубопроводов для городского заказа;
• Корректировка ранее выданных ТУ без привлечения или с привлечением РЭК. 

В системе задействованы следующие подразделения:

• Центр обслуживания потребителей (специалист ЦОП);
• Служба технического развития коллекторов (специалист СТРК, начальник СТРК);
• Район эксплуатации коллекторов (РЭК): инженер по учету коммуникаций, начальник РЭКа, специалисты из 6 географически распределенных РЭК;
• Отдел реализации услуг (специалист ОРУ, начальник ОРУ).

При реализации использовался весь набор инструментов, предоставляемый платформой Docsvision: конструкторы ролей, разметок, справочников и согласований, разработаны также клиентские и серверные расширения, новый тип карточки и более десятка бизнес-процессов. 

Схема процесса выдачи ТУ

1.    Потребитель обращается в Центр обслуживания потребителей (ЦОП). Запрос на коммуникации он может сделать лично, а может через Личный кабинет на сайте «Москоллектора». 
2.    Специалисты ЦОП заносят заявку и документы потребителя в Docsvision. По заявке создаётся задача, запускается бизнес-процесс по выдаче разрешительной документации, в который вовлечены несколько подразделений и систем. 

Рис. 1. Создание задачи на подготовку технических условий (ТУ) по заявлению потребителя.

3.    Осуществляется взаимодействие с Районом эксплуатации коллекторов (РЭК). Сегодня в Москве 6 таких районов. В РЭК в электронном виде через Docsvision поступает заявка с документами клиента. На основании этих документов РЭК в Docsvision создает Справку. Далее эта справка уходит на согласование. По итогам согласования в карточку в Docsvision вносятся параметры подключения по заявке клиента и на основании этих данных автоматически формируется печатная форма технического условия (ТУ). 

Рис. 2. Создание справки по заявлению потребителя и запуск ее на согласование

Рис. 3. Информация об объекте и формирование по ней печатной формы документа

4.    Подготовленное техническое условие печатается из Docsvision в ЦОП или выгружается в личный кабинет в электронном виде. 

В результате весь процесс - от получения заявления от клиента до отправки ему ответа - переведен в электронный вид. Это существенно сократило срок обработки заявлений, сформировало единый архив и позволило контролировать сроки обработки каждого заявления. 

Выполненные интеграции

• С Личным кабинетом на сайте http://www.moscollector.ru/ для подачи заявлений в электронном виде 

 
Рис. 4. Личный кабинет потребителя.

• С корпоративным мессенджером предприятия ExpressChat, для оперативной обработки заявлений;
• С существующей учетной базой данных Предприятия (БД Коллектора).

Эффект от внедрения

• увеличена скорость обработки и выдачи технических условий; 
• все документы по каждой заявке хранятся в одном месте, и дальнейшие документы будут приобщаться к делу; 
• удобство взаимодействия для потребителей. 

В целом за счёт обработки документов в системе электронного документооборота в компании с 2014 года настроен контроль исполнительной дисциплины, ускорена договорная работа, поиск документов (в электронном архиве), настроен удобный доступ к корпоративной информации для сотрудников. 

Партнёр

Автоматизация бизнес-процессов Разработка решений на платформе Docsvision Интеграция Docsvision с внешними системами Техническая поддержка