ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» (г. Санкт-Петербург) разрабатывает и производит лекарственные препараты. Продукция реализуется на российском рынке, экспортируется в страны ближнего зарубежья и юго-восточной Азии. В компании работает порядка 1500 человек. «Полисан» входит в топ-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и топ-3 компаний-экспортёров.
http://www.polysan.ru/
Описание проекта
В 2005 производство было переведено на стандарт GMP (Good Manufacturing Practice), в связи с чем к обработке документации системы менеджмента качества (СМК) были предъявлены определенные правила. Кроме того, ведение документации на бумажных носителях с увеличением объёмов стало неудобным, выливалось в потери документов и времени на согласование. Возникла необходимость в автоматизации процесса обработки документов и создании единого электронного хранилища.
Выбор системы
Выбор системы Docsvision был обусловлен возможностью наиболее эффективной и удобной для конечного пользователя реализации. Проект продолжается несколько лет, за это время в контур автоматизации вошли ключевые внутренние процессы компании.
Реализация проекта. Этапы и процессы
Автоматизация документооборота СМК
2006 г. – реализовано управление документацией СМК на платформе Docsvision. Организовано единое хранилище документации СМК с возможностью просмотра всех внесенных изменений и замечаний на всех этапах согласования.
Сформирован реестр документов (с двумя уровнями группировки: по типу документа и по состоянию).
Обеспечена маршрутизация документа между участниками процесса, версионность документов, построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа.
В результате этого этапа получен инструмент, благодаря которому значительно повысилось качество и эффективность работы сотрудников с документацией СМК, средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней, исключена возможность потери документов, решена проблема удаленности структурных подразделений, а руководителям дана возможность следить за качеством работы своих сотрудников. Повышен уровень контроля исполнительской дисциплины.
После удачного внедрения в промышленную эксплуатацию блока управления документацией СМК автоматизация документооборота компании была продолжена.
Интервью о переходе на новую версию Docsvision
В связи с повышением нагрузки на систему в определенный момент понадобилось повысить её производительность, скорость работы для сотрудников. Кроме того, версия Docsvision 4.5 не позволяла развернуть нужную функциональность, адаптировать систему под меняющиеся процедуры и бизнес-процессы с нужной компании скоростью. Проект перехода на Docsvision 5.4 был осуществлён с помощью компании-партнёра RKIT Group. Интервью об этом читайте на TAdviser. Как проходила миграция на новую версию, пришлось ли перестраивать процессы с нуля, о том, как изменилось отношение к возможностям платформы за последний год и о планах по развитию в интервью TAdviser рассказал ведущий системный аналитик фармацевтической компании «Полисан» Евгений Коноплев.
Работа с корреспонденцией, договорами и организационно-распорядительной документацией
Сформирован реестр документации, реализованы регистрация и рассылка получателям входящей корреспонденции, регистрация и согласование исходящей корреспонденции, автоматическая нумерация документов.
Согласование договоров
Процесс оказался наиболее трудно поддающимся автоматизации.
Сложности при начальной постановке задачи: как должна выглядеть карточка договора?
---> По итогам тестовой эксплуатации карточка была дополнена всеми необходимыми полями.
Трудности при формировании списков согласующих лиц, в зависимости от различных факторов.
---> Был решён вопрос со списками согласующих для всех типов договоров, возможность вручную дополнить список.
Задержки при отсутствии на рабочем месте участников процесса
---> Добавлены новые опции автоматической и ручной пролонгации.
Человеческий фактор - сотрудники неохотно работали с системой.
---> Был выпущен Приказ генерального директора о согласовании в Docsvision. Cозданы отчёты по исполнительской дисциплине: первый показывает, какое количество циклов по каждому договору понадобилось инициатору на его согласование; второй - насколько согласующие лица укладываются в сроки согласования. В компании нормой согласования договора с момента поступления согласующему лицу задания является 2 дня.
Сложности при наполнении справочника контрагентов - не было единого стандарта.
---> Проблема была решена путём синхронизации справочников контрагентов Docsvision и ERP-системы Infor, в которой этот справочник всегда в порядке.
Согласование приказов и распоряжений
Согласование приказов и локальных нормативных документов -- Рассылка исполнителям и заинтересованным лицам -- Контроль за исполнением
К этому моменту сотрудники уже окончательно привыкли к работе в Docsvision. Процедура согласования осталась прежней, но в модуле, помимо последовательного согласования, впервые реализовано и параллельное, и пользователи имеют возможность выбора.
После окончания согласования приказ или распоряжение рассылается в виде задания на исполнение исполнителям и в виде задания на ознакомление сотрудникам из списка получателей. Для каждого приказа формируются отчеты по исполнению и ознакомлению.
По окончании этого этапа автоматизации документооборота сотрудники компании начали ощущать все удобства системы, и в отдел АСУ стали поступать заявки от различных подразделений на автоматизацию их специфических процессов.
Счета на оплату
Создание счета из карточки договора -- Согласование -- Интеграция с системой Infor ERP LN
Автоматизация согласования счетов на оплату и выгрузка их в ERP-систему Infor. В карточку договора добавлена функция создания карточки счета на оплату, прописаны маршруты согласования, в зависимости от подразделения инициатора и статей бюджета. Реализован шлюз между Docsvision и ERP-системой.
Реализация этого модуля значительно облегчила работу финансово-экономической службы:
контроль финансовой дисциплины в части своевременности оплаты,
сокращение затрат на проверку соблюдения организационно-регламентирующих мероприятий при согласовании счетов,
облегчение контроля исполнительской дисциплины, исключение потери счетов,
своевременное поступление информации об оплате инициатору.
Согласование внутренней документации
Универсальный инструмент согласования для любых внутренних документов, для которых нет отдельного модуля (служебные записки, модули отдела рекламы и др.). Возможен выбор типа согласования (последовательное/параллельное), создания приложений к документу и модификации действующего документа.
Интеграция с другими системами
Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом» реализована в разрезе договоров подряда с физическими лицами, что значительно облегчило работу бухгалтерии и отдела персонала.
Заявки в отдел снабжения (интеграция с Infor ERP LN)
Согласование должностных инструкций
Заявки на покупку авиа и ж/д билетов
Согласование нарядов (на проведение тематических лекций методологами и лекторами)
Заявки на корректировку бюджетов подразделений
Рассылка документации по валютному контролю
Результаты проекта внедрения СЭД Docsvision:
Грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет ежегодно успешно проходить аудиты качества, что помогает заключать выгодные соглашения с крупными зарубежными компаниями;
Повысилось качество работы сотрудников с документацией;
Хранение документации компании в единой информационной базе и грамотное разграничение прав доступа к ней значительно уменьшили риск несанкционированного доступа и утечки информации;
Экономия ресурсов (отпала необходимость в доставке документов курьерами между удаленными структурными подразделениями, экономия бумаги).
Отзыв заказчика
Коноплев Евгений Андреевич, инженер по АСУП:
«Системой электронного документооборота на базе Docsvision сотрудники компании «Полисан» пользуются уже много лет, и она стала для нас незаменимым инструментом для гладкого и успешного прохождения ряда ключевых внутренних коммуникаций, облегчения задач различных групп пользователей - это видно даже по количеству автоматизированных на сегодня процессов. Благодаря системе у нас не только полный порядок с документацией, мы стараемся использовать все её возможности на все 100%, и довольны тем, насколько эффект оправдывает себя и в плане управления предприятием, контроля.
Ничто не стоит на месте, Docsvision развивается, появляется новый функционал, и мы планируем развивать проект дальше».
Партнёр
Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision.
Обладает статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»
Экспертный опыт:
14 лет в сфере управленческого консалтинга и внедрения СЭД;
команда сертифицированных аналитиков, программистов и инженеров, специализирующихся на Docsvision;
готовые серийные прототипы систем управления, которые мы поставляем по всей России. Каждый прототип дорабатывается с учётом задач конкретного заказчика;
компетенции для аудита документооборота на платформе Docsvision;
компетенции для экспертизы управленческих процессов предприятий любого уровня - госорганов, коммерческих и производственных предприятий.
В 2019 году заняла 6 место в рейтинге топ-интеграторов BPM России по версии CNews.
Этот сайт использует файлы cookies, сервисы сбора и интернет-аналитики технических данных посетителей для обеспечения работоспособности и улучшения качества обслуживания. Продолжая использовать наш сайт, вы соглашаетесь с применением данных технологий. Вы вправе отключить/запретить сохранение файлов cookie в настройках браузера.