Санкт-Петербург
Здравоохранение и медицинская промышленность
Год начала проекта: 2007 ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» (г. Санкт-Петербург) разрабатывает и производит лекарственные препараты. Продукция реализуется на российском рынке, экспортируется в страны ближнего зарубежья и юго-восточной Азии. В компании работает свыше 1500 человек. Входит в ТОП-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и ТОП-3 компаний-экспортёров.
В 2005 производство было переведено на стандарт GMP (Good Manufacturing Practice), в связи с чем к обработке документации системы менеджмента качества (СМК) были предъявлены определенные правила. Кроме того, ведение документации на бумажных носителях с увеличением объёмов стало неудобным, выливалось в потери документов и времени на согласование. Возникла необходимость в автоматизации процесса обработки документов и создании единого электронного хранилища.
Выбор системы Docsvision был обусловлен возможностью наиболее эффективной и удобной для конечного пользователя реализации. Проект продолжается несколько лет, за это время в контур автоматизации вошли ключевые внутренние процессы компании.
2006 г. – реализовано управление документацией СМК на платформе Docsvision. Организовано единое хранилище документации СМК с возможностью просмотра всех внесенных изменений и замечаний на всех этапах согласования.
Сформирован реестр документов (с двумя уровнями группировки: по типу документа и по состоянию).
Обеспечена маршрутизация документа между участниками процесса, версионность документов, построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа.
В результате этого этапа получен инструмент, благодаря которому значительно повысилось качество и эффективность работы сотрудников с документацией СМК, средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней, исключена возможность потери документов, решена проблема удаленности структурных подразделений, а руководителям дана возможность следить за качеством работы своих сотрудников. Повышен уровень контроля исполнительской дисциплины.
После удачного внедрения в промышленную эксплуатацию блока управления документацией СМК автоматизация документооборота компании была продолжена.
В связи с повышением нагрузки на систему в определенный момент понадобилось повысить её производительность, скорость работы для сотрудников. Кроме того, версия Docsvision 4.5 не позволяла развернуть нужную функциональность, адаптировать систему под меняющиеся процедуры и бизнес-процессы с нужной компании скоростью. Проект перехода на Docsvision 5.4 был осуществлён с помощью компании-партнёра RKIT Group. Интервью об этом читайте на TAdviser. Как проходила миграция на новую версию, пришлось ли перестраивать процессы с нуля, о том, как изменилось отношение к возможностям платформы за последний год и о планах по развитию в интервью TAdviser рассказал ведущий системный аналитик фармацевтической компании «Полисан» Евгений Коноплев.
Сформирован реестр документации, реализованы регистрация и рассылка получателям входящей корреспонденции, регистрация и согласование исходящей корреспонденции, автоматическая нумерация документов.
Процесс оказался наиболее трудно поддающимся автоматизации.
---> По итогам тестовой эксплуатации карточка была дополнена всеми необходимыми полями.
---> Был решён вопрос со списками согласующих для всех типов договоров, возможность вручную дополнить список.
---> Добавлены новые опции автоматической и ручной пролонгации.
---> Был выпущен Приказ генерального директора о согласовании в Docsvision. Cозданы отчёты по исполнительской дисциплине: первый показывает, какое количество циклов по каждому договору понадобилось инициатору на его согласование; второй - насколько согласующие лица укладываются в сроки согласования. В компании нормой согласования договора с момента поступления согласующему лицу задания является 2 дня.
---> Проблема была решена путём синхронизации справочников контрагентов Docsvision и ERP-системы Infor, в которой этот справочник всегда в порядке.
Согласование приказов и локальных нормативных документов -- Рассылка исполнителям и заинтересованным лицам -- Контроль за исполнением
К этому моменту сотрудники уже окончательно привыкли к работе в Docsvision. Процедура согласования осталась прежней, но в модуле, помимо последовательного согласования, впервые реализовано и параллельное, и пользователи имеют возможность выбора.
После окончания согласования приказ или распоряжение рассылается в виде задания на исполнение исполнителям и в виде задания на ознакомление сотрудникам из списка получателей. Для каждого приказа формируются отчеты по исполнению и ознакомлению.
По окончании этого этапа автоматизации документооборота сотрудники компании начали ощущать все удобства системы, и в отдел АСУ стали поступать заявки от различных подразделений на автоматизацию их специфических процессов.
Создание счета из карточки договора -- Согласование -- Интеграция с системой Infor ERP LN
Автоматизация согласования счетов на оплату и выгрузка их в ERP-систему Infor. В карточку договора добавлена функция создания карточки счета на оплату, прописаны маршруты согласования, в зависимости от подразделения инициатора и статей бюджета. Реализован шлюз между Docsvision и ERP-системой.
Реализация этого модуля значительно облегчила работу финансово-экономической службы:
Универсальный инструмент согласования для любых внутренних документов, для которых нет отдельного модуля (служебные записки, модули отдела рекламы и др.). Возможен выбор типа согласования (последовательное/параллельное), создания приложений к документу и модификации действующего документа.
Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом» реализована в разрезе договоров подряда с физическими лицами, что значительно облегчило работу бухгалтерии и отдела персонала.
Коноплев Евгений Андреевич, инженер по АСУП:
«Системой электронного документооборота на базе Docsvision сотрудники компании «Полисан» пользуются уже много лет, и она стала для нас незаменимым инструментом для гладкого и успешного прохождения ряда ключевых внутренних коммуникаций, облегчения задач различных групп пользователей - это видно даже по количеству автоматизированных на сегодня процессов. Благодаря системе у нас не только полный порядок с документацией, мы стараемся использовать все её возможности на все 100%, и довольны тем, насколько эффект оправдывает себя и в плане управления предприятием, контроля.
Ничто не стоит на месте, Docsvision развивается, появляется новый функционал, и мы планируем развивать проект дальше».
Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision.
Обладает статусами:
6 место в рейтинге топ-интеграторов BPM России по версии CNews (2019г.)
