НТФФ Полисан, ООО

В 2005 производство было переведено на стандарт GMP (Good Manufacturing Practice), в связи с чем к обработке документации системы менеджмента качества (СМК) были предъявлены определенные правила. Кроме того, ведение документации на бумажных носителях с увеличением объёмов стало неудобным, выливалось в потери документов и времени на согласование. Возникла необходимость в автоматизации процесса обработки документов и создании единого электронного хранилища. 

Выбор системы

Выбор системы Docsvision был обусловлен возможностью наиболее эффективной и удобной для конечного пользователя реализации. Проект продолжается несколько лет, за это время в контур автоматизации вошли ключевые внутренние процессы компании. 

Реализация проекта. Этапы и процессы

Автоматизация документооборота СМК 

2006 г. – реализовано управление документацией СМК на платформе Docsvision. Организовано единое хранилище документации СМК с возможностью просмотра всех внесенных изменений и замечаний на всех этапах согласования. 

Сформирован реестр документов (с двумя уровнями группировки: по типу документа и по состоянию).

Обеспечена маршрутизация документа между участниками процесса, версионность документов, построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа.

В результате этого этапа получен инструмент, благодаря которому значительно повысилось качество и эффективность работы сотрудников с документацией СМК, средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней, исключена возможность потери документов, решена проблема удаленности структурных подразделений, а руководителям дана возможность следить за качеством работы своих сотрудников. Повышен уровень контроля исполнительской дисциплины. 

После удачного внедрения в промышленную эксплуатацию блока управления документацией СМК автоматизация документооборота компании была продолжена. 

Интервью о переходе на новую версию Docsvision

В связи с повышением нагрузки на систему в определенный момент понадобилось повысить её производительность, скорость работы для сотрудников. Кроме того, версия Docsvision 4.5 не позволяла развернуть нужную функциональность, адаптировать систему под меняющиеся процедуры и бизнес-процессы с нужной компании скоростью. Проект перехода на Docsvision 5.4 был осуществлён с помощью компании-партнёра RKIT Group. Интервью об этом читайте на TAdviser. Как проходила миграция на новую версию, пришлось ли перестраивать процессы с нуля, о том, как изменилось отношение к возможностям платформы за последний год и о планах по развитию в интервью TAdviser рассказал ведущий системный аналитик фармацевтической компании «Полисан» Евгений Коноплев. 

Работа с корреспонденцией, договорами и организационно-распорядительной документацией

Сформирован реестр документации, реализованы регистрация и рассылка получателям входящей корреспонденции, регистрация и согласование исходящей корреспонденции, автоматическая нумерация документов. 

Согласование договоров 

Процесс оказался наиболее трудно поддающимся автоматизации. 

• Сложности при начальной постановке задачи: как должна выглядеть карточка договора? 

---> По итогам тестовой эксплуатации карточка была дополнена всеми необходимыми полями.

• Трудности при формировании списков согласующих лиц, в зависимости от различных факторов. 

---> Был решён вопрос со списками согласующих для всех типов договоров, возможность вручную дополнить список. 

• Задержки при отсутствии на рабочем месте участников процесса 

---> Добавлены новые опции автоматической и ручной пролонгации.

• Человеческий фактор - сотрудники неохотно работали с системой. 

---> Был выпущен Приказ генерального директора о согласовании в Docsvision. Cозданы отчёты по исполнительской дисциплине: первый показывает, какое количество циклов по каждому договору понадобилось инициатору на его согласование; второй - насколько согласующие лица укладываются в сроки согласования. В компании нормой согласования договора с момента поступления согласующему лицу задания является 2 дня.

• Сложности при наполнении справочника контрагентов - не было единого стандарта. 

---> Проблема была решена путём синхронизации справочников контрагентов Docsvision и ERP-системы Infor, в которой этот справочник всегда в порядке.

Согласование приказов и распоряжений

Согласование приказов и локальных нормативных документов -- Рассылка исполнителям и заинтересованным лицам -- Контроль за исполнением

К этому моменту сотрудники уже окончательно привыкли к работе в Docsvision. Процедура согласования осталась прежней, но в модуле, помимо последовательного согласования, впервые реализовано и параллельное, и пользователи имеют возможность выбора.  

После окончания согласования приказ или распоряжение рассылается в виде задания на исполнение исполнителям и в виде задания на ознакомление сотрудникам из списка получателей. Для каждого приказа формируются отчеты по исполнению и ознакомлению.

По окончании этого этапа автоматизации документооборота сотрудники компании начали ощущать все удобства системы, и в отдел АСУ стали поступать заявки от различных подразделений на автоматизацию их специфических процессов.

Счета на оплату

Создание счета из карточки договора -- Согласование -- Интеграция с системой Infor ERP LN

Автоматизация согласования счетов на оплату и выгрузка их в ERP-систему Infor. В карточку договора добавлена функция создания карточки счета на оплату, прописаны маршруты согласования, в зависимости от подразделения инициатора и статей бюджета. Реализован шлюз между Docsvision и ERP-системой. 

Реализация этого модуля значительно облегчила работу финансово-экономической службы:

• контроль финансовой дисциплины в части своевременности оплаты, 
• сокращение затрат на проверку соблюдения организационно-регламентирующих мероприятий при согласовании счетов,
• облегчение контроля исполнительской дисциплины, исключение потери счетов,
• своевременное поступление информации об оплате инициатору. 

Согласование внутренней документации

Универсальный инструмент согласования для любых внутренних документов, для которых нет отдельного модуля (служебные записки, модули отдела рекламы и др.). Возможен выбор типа согласования (последовательное/параллельное), создания приложений к документу и модификации действующего документа.

Интеграция с другими системами

Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом» реализована в разрезе договоров подряда с физическими лицами, что значительно облегчило работу бухгалтерии и отдела персонала.

Заявки в отдел снабжения (интеграция с Infor ERP LN)

Согласование должностных инструкций

Заявки на покупку авиа и ж/д билетов

Согласование нарядов (на проведение тематических лекций методологами и лекторами)

Заявки на корректировку бюджетов подразделений

Рассылка документации по валютному контролю

Результаты проекта внедрения СЭД Docsvision: 

• Грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет ежегодно успешно проходить аудиты качества, что помогает заключать выгодные соглашения с крупными зарубежными компаниями;
• Повысилось качество работы сотрудников с документацией;
• Хранение документации компании в единой информационной базе и грамотное разграничение прав доступа к ней значительно уменьшили риск несанкционированного доступа и утечки информации;
• Экономия ресурсов (отпала необходимость в доставке документов курьерами между удаленными структурными подразделениями, экономия бумаги). 

Отзыв заказчика

Коноплев Евгений Андреевич, инженер по АСУП: 

«Системой электронного документооборота на базе Docsvision сотрудники компании «Полисан» пользуются уже много лет, и она стала для нас незаменимым инструментом для гладкого и успешного прохождения ряда ключевых внутренних коммуникаций, облегчения задач различных групп пользователей - это видно даже по количеству автоматизированных на сегодня процессов. Благодаря системе у нас не только полный порядок с документацией, мы стараемся использовать все её возможности на все 100%, и довольны тем, насколько эффект оправдывает себя и в плане управления предприятием, контроля. 

Ничто не стоит на месте, Docsvision развивается, появляется новый функционал, и мы планируем развивать проект дальше».