ООО «Объединенные Системы Сбора Платы»

  • Москва
  • Транспорт
  • Год начала проекта: 2018
Описание проекта

ООО «Объединенные Системы Сбора Платы» (ООО «ОССП») — первый и крупнейший оператор платных автодорог в России, предоставляющий услуги по содержанию и обеспечению безопасности дорог, эксплуатации систем взимания платы, сбору платы за проезд по платным участкам дорог М-3 "Украина”, М-4 “Дон”, М-11 “Москва – Санкт-Петербург” на основании заключенных операторских соглашений с их владельцами и концессионерами.

В сентябре 2018 года в компании стартовал проект по внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Основанием стала необходимость перенести корпоративные данные из файлового хранилища в единое цифровое пространство и автоматизировать основные процессы документооборота — создание, согласование, регистрацию и рассмотрение документов, а также контроль исполнения связанных с ними поручений.

Выбор системы

После проведенного в рамках конкурсных процедур анализа основных программных продуктов, представленных на российском и иностранных рынках СЭД/ЕСМ, компания «ОССП» в качестве платформы выбрала российскую систему электронного документооборота Docsvision. Исполнителем проекта стала компания «Диджитал Дизайн».

Требования и участники тендера

«ОССП» предъявила нетривиальные требования к кодификации документов, логике работы карточек документов и загрузке имеющегося в электронном виде массива данных, сложным образом реализуемые в других представленных системах. Платформа Docsvision построена по концепции low-code, что позволяет быстро и с минимальными начальными затратами внедрить, а затем легко наращивать функциональность системы практически без программирования. В тендерных процедурах принимали участие поставщики решений на всех основных платформах СЭД ― MS SharePoint, Directum, Alfresco, 1C.

В рамках подготовленных заказчиком требований предложение «Диджитал Дизайн» использовать Docsvision оказалось лучшим по соотношению между ценой и качеством.

Веб-клиент для работы в СЭД с удаленных площадок на трассах

Интерфейс системы рассчитан как на русскоязычных, так и англоязычных пользователей. Для обеспечения быстрого доступа к документам из любой точки, например, с удаленных площадок на трассах, в «ОССП» было принято решение внедрить полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах.

Реализация проекта

На первом этапе сотрудничества система использовалась как электронное хранилище документов с возможностью отправки сотрудникам заданий по выбранному документу. Далее были настроены регистрационные карточки, структура хранения и маршруты обработки документов, включающие их подготовку, согласование, подписание и сканирование.

На апрель 2020 года около 2000 сотрудников «ОССП» работают в системе с договорными документами, заявками на командировки, входящими, исходящими и внутренними организационно-распорядительными документами. 

Особенности проекта

Особенностью проекта можно считать сложный процесс кодификации документов, который сотрудникам было достаточно затруднительно осуществлять в условиях бумажного делопроизводства. В СЭД была применена полная автоматизация присвоения кода документам, что ускорило процесс их регистрации и согласования.

Пользователи могут работать в русской и английской версии системы, а доступ возможен через полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах – это необходимо в условиях удаленной работы. Интерфейс системы был доработан с учетом пожеланий пользователей, также для удобства осуществляется автоматическое заполнение документов. В рамках стандартной функциональности администратор системы «ОССП» может настроить интерфейс в соответствии с пожеланиями пользователей.

Результаты внедрения

В результате внедрения электронного документооборота в «ОССП» удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование и поиск необходимых данных, предоставить сотрудникам удобный инструмент работы и, как результат, – ускорить процесс работы с документацией.

В условиях вынужденного перехода на дистанционный формат работы в марте 2020 года автоматизация позволила быстро и эффективно организовать работу сотрудников. В дальнейшем планируется развитие системы путем автоматизации новых бизнес-процессов и интеграции с 1С.

Отзывы участников проекта

Комментарий Игоря Гракова, руководителя проектов со стороны «Диджитал Дизайн»: «Для нас наиболее интересной задачей было создание специальной утилиты для импорта исторических данных по документам в СЭД. Ранее из-за отсутствия системы заказчик использовал сложную систему кодификации файлов (в названии каждого документа зашифрованы 8 атрибутов). Сейчас мы автоматизировали этот процесс при помощи утилиты, которая по этому коду создает соответствующую карточку, заполняет большинство атрибутов и прикладывает файлы».

Комментарий Александра Дмитриева, начальника IT-отдела компании ООО «Объединенные Системы Сбора Платы»: «Благодаря внедрению системы электронного документооборота мы не только сократили количество бумажных носителей, но и получили возможность отслеживать этапы согласования документов, что привело к ускорению многих бизнес-процессов внутри компании. У сотрудников нашей компании появился простой для понимания и прозрачный инструмент работы, ставший особенно незаменимым в условиях дистанционного формата взаимодействия».

Партнёр
Digital Design
Один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России — оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разработке ПО на заказ.