ООО «РКС-энерго»
Санкт-Петербург
Топливно-энергетический комплекс
Компания «РКС-энерго» обеспечивает электроэнергией более 800 000 человек, свыше 9 000 юридических лиц, включая крупную промышленность, а также большинство бюджетных учреждений и коммунальных предприятий, расположенных в крупных городах Ленинградской области. В состав компании входят 18 отделений, более 37 обслуживаемых населенных пунктов. Центральный офис компании находится в Санкт-Петербурге.
Предпосылки проекта
Проект в «РКС-Энерго» был начат в 2012 году, когда компания Digital Design внедрила Docsvision на замену СЭД ДЕЛО. До внедрения системы электронного документооборота пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а количество документов могло достигать нескольких тысяч в месяц. Поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД было снижение объема бумажных документов и, как следствие, ускорение обмена документами между офисами. Другой важный момент, который требовалось решить с внедрением СЭД – упорядочивание всех поступающих документов.
Команда ИТ-интегратора автоматизировала обработку входящей и исходящей корреспонденции, согласование договоров, приказов и распоряжений. Новая СЭД, в которой работали более 100 пользователей, обеспечила прозрачность процессов документооборота и контроль исполнения поручений. Отдельный большой блок документов энергокомпании – это обращения от граждан-потребителей электроэнергии и организаций.
Результаты и развитие проекта
С развитием системы количество пользователей увеличилось до 600, активно работают 280 человек, представители всех отделов.
- Автоматизирована работа с распоряжениями, служебными записками, хозяйственными договорами.
- Обеспечен быстрый поиск документов любых типов в архиве за счет категоризации, а также унификация процессов в центральном офисе и районных отделениях.
- Удалось сократить время на делопроизводство, исключить потерю документов, повысить контроль за процессом согласования и исполнения, сократить расходы на пересылку бумажных документов.
Но внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, далее последовало внесение изменений во внутренние бизнес-процессы, продолжаются работы по модернизации и развитию системы. На сегодняшний день в компании завершился проект по обновлению платформы, с целью ускорения работы системы, и все сотрудники работают в последней версии Docsvision 5.4.
