РКЦ Прогресс

Скачать краткое описание проекта, pdf (1,23 Мб)

АО «РКЦ «Прогресс» (ранее ФГУП ГНПРКЦ «ЦСКБ-Прогресс») – российское ракетно-космическое предприятие, один из лидеров мировой ракетно-космической промышленности. Предприятие производит ракеты-носители семейства «Союз», используемые для выведения на орбиту искусственных спутников Земли, а также для обеспечения экспедиций на Международную космическую станцию. Создаёт космические аппараты, предназначенные для дистанционного зондирования Земли. Совместно с высшими учебными заведениями реализует инновационные проекты для поддержки частной космической инициативы.

Внедрение и развитие системы электронного документооборота на базе системы управления бизнес-процессами и документами Docsvision в АО «РКЦ «Прогресс»

Предпосылкой для начала проекта по внедрению системы электронного документооборота стала необходимость контроля большого количества регламентированных процессов. 

• Филиал НПП «ОПТЭКС» (г. Зеленоград)
• Филиал ОКБ «Спектр» (г. Рязань)
• Филиал Байконурский 
• Филиал Краснознаменский
• Представительство Московское
• Представительство Восточное (г. Циолковский)
• Представительство Плесецкое

Ключевые этапы проекта

Проект развивается с 2011 года. 

Первый этап: 2011-2012 гг. 

Специалисты системного интегратора «Вебзавод», основываясь на своем опыте внедрения электронного документооборота, предложили создать решение на платформе Docsvision. На базе платформы были созданы две подсистемы: «Канцелярия» и «УАКИД» (учет и автоматизированный контроль исполнения документов).

Внедрение подсистемы «Канцелярия»

Подсистема «Канцелярия» предназначена для работы с документами, а также автоматизации основных процедур канцелярии: регистрация документов, размещение сканированных копий и электронных оригиналов документов. Система была интегрирована с корпоративным порталом на базе Microsoft Office SharePoint Server. Интеграционное решение предназначено для публикации ОРД  на портале для ознакомления и исполнения сотрудниками.

Внедрение подсистемы учета и автоматизированного контроля исполнения документов (УАКИД)

Подсистема «УАКИД» предназначена для контроля исполнения документов. Подсистема автоматизировала деятельность Бюро контроля исполнения документов: сотрудники бюро создавали поручения в специализированной карте контроля, а разработанный бизнес-процесс обеспечивал рассылку задач с необходимыми параметрами. Подсистема поддерживала автоматизированную постановку документов на контроль, создание разовых и периодических задач, автоматическое снятие документа с контроля по окончанию срока, классификацию задач по важности и срочности. 

В результате внедрения УАКИД в системе одновременно контролировались более 16 000 задач для 200 подразделений предприятия (более 20 тыс. сотрудников). Система позволяла контролировать разовые и периодические задачи, фиксировать плановые и фактические сроки исполнения.

Первые результаты, полученные от использования системы: 

• регистрация всех входящих, исходящих, распорядительных документов в СЭД;
• автоматическая публикация документов на корпоративном портале;
• автоматическая рассылка сотрудникам, исполнителям по этим документам для ознакомления или для исполнения;
• контроль согласования документов с возможностью контроля отдельных пунктов, подпунктов, разделов;
• контроль периодичности исполнения пунктов, подпунктов документа;
• возможность автоматизированной рассылки задач на исполнение конечным исполнителям;
• разработка и внедрение модуля, позволяющего автоматизировать формирование отчетности и делать бумажные выписки для передачи исполнителям, которые еще не работают в системе.

2013-2015 год 

Реализован проект миграции существующей СЭД с Docsvision 4.5 на Docsvision 5. С переходом появляется еще больше возможностей для настроек функционала системы: улучшения интерфейса, добавления функций. 

Появляется собственная команда специалистов для работы по направлению электронный документооборот. Начинаются активные годы в развитии системы. 

2018 год 

За несколько лет через систему прошли десятки тысяч документов, задач и бизнес-процессов. 

Команда внедрения и порядок подключения к СЭД

• С электронным документооборотом работает выделенная команда внедрения: 4 разработчика и 4 специалиста технической поддержки, которые занимаются обучением пользователей, инцидент-менеджментом, подготовкой инструктивной информации и пр.
• Разработана программа обучения продолжительностью 2 часа. Выпущен график подключения. 
• Назначены делопроизводители и заместители для руководителей. 
• СЭД установлена на все рабочие места. Подключены все филиалы и представительства к СЭД. Модуль межфилиального обмена не используется, используется центральный сервер.  

О проекте в цифрах. На 2023 год: 

• 1500+ одновременно работающих 
• 7000 пользователей, работающих в центре 
• 450 в филиалах
• 300+ документов ежедневно регистрируется в системе
• БД 1,5+ ТБ
• Файловые архивы 6+ ТБ

Архитектура системы 

Пример процесса: служебные записки

Разные ветки бизнес-процесса в зависимости от того, в каком виде поступил исходник записки - в электронном или бумажном. 

(увеличивается нажатием)

Настроены процессы согласования

Нормативная база

• Положение об организации документооборота АО «РКЦ «Прогресс» с использованием системы электронного документооборота Docsvision
• Положение об использовании электронной подписи в корпоративных информационных системах АО «РКЦ Прогресс»
• Регламент деятельности Удостоверяющего центра АО «РКЦ «Прогресс»
• Положение о разборе конфликтных ситуаций, связанных с использованием усиленной электронной подписи в корпоративных информационных системах АО «РКЦ «Прогресс»

Пример процесса: обработка входящих писем

Одним из обновлений 2019 года стала оптимизация процесса регистрации входящих писем в Центральной канцелярии с целью дальнейшего подключения всех филиалов АО «РКЦ «Прогресс». 

Регистрация входящих писем – один из базовых процессов делопроизводства, был реализован ещё в 2011 году, но не было предусмотрено масштабирование на все предприятие. Письма с резолюцией Генерального директора выгружались на внутренний информационный портал АО «РКЦ «Прогресс», дополнительно в подразделение передавалась бумажная копия письма.

В связи с переходом на новую версию платформы Docsvision 5 было принято решение доработать процесс и подключить все подразделения предприятия к системе. 

(увеличивается нажатием)

Сегодня входящее письмо может быть зарегистрировано в системе не только делопроизводителем или сотрудником канцелярии: настроено также автоматическое формирование карточки в СЭД – если письмо получено по электронной почте или факсу – после чего оно поступает к сотрудникам канцелярии на рассмотрение. 

После наложения резолюций получателям рассылаются задания, письма публикуются на внутренний информационный портал (на базе MS SharePoint), строятся журналы электронной регистрации и журналы по работе подразделений в виде отчетов, реализованных с использованием SQL Server Reporting Services. 

Вид карточки входящего письма 
 

Результаты

Удалось существенно сократить время на доставку писем (бумажный документ доставлялся до 3 дней), на регистрацию писем, поступивших по e-mail или факсу, исключить их дублирование и обеспечить чёткий контроль выполнения резолюций с помощью настроенных отчётов из СЭД.

Docsvision интегрирована:

• с внутренним порталом на базе MS SharePoint 2016,
• с базой данных отдела кадров для загрузки информации в справочник сотрудников,
• с базой ЕГРЮЛ от ФНС для загрузки информации в справочник организаций.

Сегодня в СЭД ежедневно создаётся порядка 300 карточек (из них чуть меньше половины публикуются на внутреннем портале с резолюцией Генерального директора или его первых заместителей). 

Следующий процесс, который планируется реализовать – работа с исходящими письмами. 

Комментарий

Александр Крышталь, начальник отдела ИТ АО «РКЦ «Прогресс»:
«За 8 лет работы через СЭД прошли десятки тысяч документов, заданий и бизнес-процессов. Активное развитие началось примерно с 2015 года, когда у нас появилась собственная команда специалистов по этому направлению. Сегодня мы продолжаем внедрять новые процессы, планомерно реализуя возможности, которые предлагают новые версии платформы Docsvision: повышение скорости работы, оптимизации существующих функций и интерфейса». 

Видео

Вы можете посмотреть запись вебинара (от 27.06.2019), который был посвящен проекту. Вебинар относится к серии «Истории успеха с Docsvision», его запись размещена на нашем YouTube-канале. 

Партнёр

Системный интегратор (ранее ГК «Вебзавод»), на IT-рынке с 1997 года. Разрабатывает и внедряет программные комплексы, объединённые коммуникации, документооборот, автоматизирует бизнес-процессы.