ДЕМОЦЕНТР

РКЦ Прогресс

  • Самара
  • Оборонно-промышленный комплекс
  • Год начала проекта: 2011
Дополнительно

АО «РКЦ «Прогресс» (ранее ФГУП ГНПРКЦ «ЦСКБ-Прогресс») - одно из ведущих предприятий российской ракетно-космической промышленности. Предприятие производит ракеты-носители семейства «Союз», используемые для выведения на орбиту искусственных спутников Земли, а также для обеспечения экспедиций на Международную космическую станцию. Производит космические аппараты, предназначенные для дистанционного зондирования Земли. 

Описание проекта

Внедрение и развитие системы электронного документооборота на базе системы управления бизнес-процессами и документами Docsvision в АО «РКЦ «Прогресс»

АО «РКЦ «Прогресс» (ранее ФГУП ГНПРКЦ «ЦСКБ-Прогресс») - одно из ведущих предприятий российской ракетно-космической промышленности. Предприятие производит ракеты-носители семейства «Союз», используемые для выведения на орбиту искусственных спутников Земли, а также для обеспечения экспедиций на Международную космическую станцию. Производит космические аппараты, предназначенные для дистанционного зондирования Земли. 

Предпосылкой для начала проекта по внедрению системы электронного документооборота стала необходимость контроля большого количества регламентированных процессов. 

Структурно предприятие состоит из 4 филиалов и 3 представительств 

  • Филиал НПП «ОПТЭКС» (г. Зеленоград)
  • Филиал ОКБ «Спектр» (г. Рязань)
  • Филиал Байконурский 
  • Филиал Краснознаменский
  • Представительство Московское
  • Представительство Восточное (г. Циолковский)
  • Представительство Плесецкое

Ключевые этапы проекта

Проект развивается с 2011 года. 

Год  Этап проекта
В разработке СЭД. Исходящие письма
2019 СЭД. Входящие письма
2018 СЭД. Распоряжения по подразделению
2017 СЭД. Договоры
2017 СЭД. Служебные записки
2016 СЭД. Договоры филиала (согласование с Центром)
2015 Появляется собственная команда, которая занимается ЭДО. Переход на версию платформы Docsvision 5. Начинаются активные годы развития системы.
2012 СЭД. УАКИД. Партнер проекта - Вебзавод (Самара)
2011 СЭД. Канцелярия.
2011 Выбор платформы СЭД Docsvision 4.5

Первый этап: 2011-2012 гг. 

Специалисты системного интегратора «Вебзавод», основываясь на своем опыте внедрения электронного документооборота, предложили создать решение на платформе Docsvision. На базе платформы были созданы две подсистемы: «Канцелярия» и «УАКИД» (учет и автоматизированный контроль исполнения документов).

Внедрение подсистемы «Канцелярия»

Подсистема «Канцелярия» предназначена для работы с документами, а также автоматизации основных процедур канцелярии: регистрация документов, размещение сканированных копий и электронных оригиналов документов. Система была интегрирована с корпоративным порталом на базе Microsoft Office SharePoint Server. Интеграционное решение предназначено для публикации ОРД  на портале для ознакомления и исполнения сотрудниками.

Внедрение подсистемы учета и автоматизированного контроля исполнения документов (УАКИД)

Подсистема «УАКИД» предназначена для контроля исполнения документов. Подсистема автоматизировала деятельность Бюро контроля исполнения документов: сотрудники бюро создавали поручения в специализированной карте контроля, а разработанный бизнес-процесс обеспечивал рассылку задач с необходимыми параметрами. Подсистема поддерживала автоматизированную постановку документов на контроль, создание разовых и периодических задач, автоматическое снятие документа с контроля по окончанию срока, классификацию задач по важности и срочности. 

В результате внедрения УАКИД в системе одновременно контролировались более 16 000 задач для 200 подразделений предприятия (более 20 тыс. сотрудников). Система позволяла контролировать разовые и периодические задачи, фиксировать плановые и фактические сроки исполнения.

Первые результаты, полученные от использования системы: 

  • регистрация всех входящих, исходящих, распорядительных документов в СЭД;
  • автоматическая публикация документов на корпоративном портале;
  • автоматическая рассылка сотрудникам, исполнителям по этим документам для ознакомления или для исполнения;
  • контроль согласования документов с возможностью контроля отдельных пунктов, подпунктов, разделов;
  • контроль периодичности исполнения пунктов, подпунктов документа;
  • возможность автоматизированной рассылки задач на исполнение конечным исполнителям;
  • разработка и внедрение модуля, позволяющего автоматизировать формирование отчетности и делать бумажные выписки для передачи исполнителям, которые еще не работают в системе.

2013-2015 год 

Реализован проект миграции существующей СЭД с Docsvision 4.5 на Docsvision 5. С переходом появляется еще больше возможностей для настроек функционала системы: улучшения интерфейса, добавления функций. 

Появляется собственная команда специалистов для работы по направлению электронный документооборот. Начинаются активные годы в развитии системы. 

2018 год 

За несколько лет через систему прошли десятки тысяч документов, задач и бизнес-процессов. 

Команда внедрения и порядок подключения к СЭД

  • С электронным документооборотом работает выделенная команда внедрения: 4 разработчика и 4 специалиста технической поддержки, которые занимаются обучением пользователей, инцидент-менеджментом, подготовкой инструктивной информации и пр.
  • Разработана программа обучения продолжительностью 2 часа. Выпущен график подключения. 
  • Назначены делопроизводители и заместители для руководителей. 
  • СЭД установлена на все рабочие места. Подключены все филиалы и представительства к СЭД. Модуль межфилиального обмена не используется, используется центральный сервер.  

О проекте в цифрах. На 2019 год: 

  • 1000 одновременно работающих 
  • 7000 пользователей, работающих в центре 
  • 450 в филиалах

Архитектура системы 

Пример процесса: служебные записки

Разные ветки бизнес-процесса в зависимости от того, в каком виде поступил исходник записки - в электронном или бумажном. 

(увеличивается нажатием)

Настроены процессы согласования

Нормативная база

  • Положение об организации документооборота АО «РКЦ «Прогресс» с использованием системы электронного документооборота Docsvision
  • Положение об использовании электронной подписи в корпоративных информационных системах АО «РКЦ Прогресс»
  • Регламент деятельности Удостоверяющего центра АО «РКЦ «Прогресс»
  • Положение о разборе конфликтных ситуаций, связанных с использованием усиленной электронной подписи в корпоративных информационных системах АО «РКЦ «Прогресс»

Пример процесса: обработка входящих писем

Одним из обновлений 2019 года стала оптимизация процесса регистрации входящих писем в Центральной канцелярии с целью дальнейшего подключения всех филиалов АО «РКЦ «Прогресс». 

Регистрация входящих писем – один из базовых процессов делопроизводства, был реализован ещё в 2011 году, но не было предусмотрено масштабирование на все предприятие. Письма с резолюцией Генерального директора выгружались на внутренний информационный портал АО «РКЦ «Прогресс», дополнительно в подразделение передавалась бумажная копия письма.

В связи с переходом на новую версию платформы Docsvision 5 было принято решение доработать процесс и подключить все подразделения предприятия к системе. 

(увеличивается нажатием)

Сегодня входящее письмо может быть зарегистрировано в системе не только делопроизводителем или сотрудником канцелярии: настроено также автоматическое формирование карточки в СЭД – если письмо получено по электронной почте или факсу – после чего оно поступает к сотрудникам канцелярии на рассмотрение. 

После наложения резолюций получателям рассылаются задания, письма публикуются на внутренний информационный портал (на базе MS SharePoint), строятся журналы электронной регистрации и журналы по работе подразделений в виде отчетов, реализованных с использованием SQL Server Reporting Services. 

Вид карточки входящего письма 

 

Результаты

Удалось существенно сократить время на доставку писем (бумажный документ доставлялся до 3 дней), на регистрацию писем, поступивших по e-mail или факсу, исключить их дублирование и обеспечить чёткий контроль выполнения резолюций с помощью настроенных отчётов из СЭД.

Docsvision интегрирована:

  • с внутренним порталом на базе MS SharePoint 2016,
  • с базой данных отдела кадров для загрузки информации в справочник сотрудников,
  • с базой ЕГРЮЛ от ФНС для загрузки информации в справочник организаций.

Сегодня в СЭД ежедневно создаётся порядка 300 карточек (из них чуть меньше половины публикуются на внутреннем портале с резолюцией Генерального директора или его первых заместителей). 

Следующий процесс, который планируется реализовать – работа с исходящими письмами. 

Комментарий

Александр Крышталь, начальник отдела ИТ АО «РКЦ «Прогресс»:

«За 8 лет работы через СЭД прошли десятки тысяч документов, заданий и бизнес-процессов. Активное развитие началось примерно с 2015 года, когда у нас появилась собственная команда специалистов по этому направлению. Сегодня мы продолжаем внедрять новые процессы, планомерно реализуя возможности, которые предлагают новые версии платформы Docsvision: повышение скорости работы, оптимизации существующих функций и интерфейса». 

Видео

Вы можете посмотреть запись вебинара (от 27.06.2019), который был посвящен проекту. Вебинар относится к серии «Истории успеха с Docsvision», его запись размещена на нашем YouTube-канале. 

Партнер
ВебЗавод
ВебЗавод - Компания обладает следующей компетенцией: 1. Автоматизация бизнес-процессов 2. Создание электронного архива 3. Создание систем обработки заявок 4. Разработка решений на платформе Docsvision 5. Интеграция Docsvision с внешними системами 6. Разработка специализированных систем, интегрированных с Docsvision 7. Обучение - обучение базовым навыкам работы с системой - проведение специализированных тренингов для сотрудников - сопровождение решений, консультации