Страховая компания «Райффайзен Лайф»

Решение автоматизировать согласование договоров, привести процесс в соответствие с внутренними регламентами компании было принято в страховой компании Райффайзен Лайф в конце 2017 года.

Скачать краткое описание проекта, pdf (230 Кб)

Цель – повышение эффективности и экономия времени. 

Сегодня к решению на платформе Docsvision подключены все сотрудники Райффайзен Лайф, все согласования проходят через систему – не только договоров, но и приказов, нормативной и базовой документации. Была реализована миграция существующего массива документов – более 100 000 карточек и заданий - с SharePoint в Docsvision. Интеграция Docsvision с «1С» позволяет контролировать бюджет по согласуемым договорам, а с CRM-системой компании – собирать полную информацию о коммуникациях с клиентами в одном месте. Партнер проекта – компания BTLab.

О компании

Деятельность страховой компании Райффайзен Лайф направлена на обеспечение финансовой защиты, стабильности и благополучия клиентов. Компания на протяжении 10 лет создает надежную страховую защиту жизни, здоровья, заемщиков кредитов и обеспечивает качественный сервис. По оценке рейтингового агентства «Эксперт РА» Райффайзен Лайф имеет высокий уровень финансовой надежности - на уровне ruААА.

Старт и задачи проекта

• На момент старта проекта в компании не был налажен документооборот - отсутствовали четко прописанные процедуры учета, регистрации, согласования и исполнения договоров, соглашений, приложений. Документы согласовывались в хаотичном порядке, не было контроля за расходами по согласуемым договорам;
• Входящая и исходящая документация согласовывалась в MS SharePoint, что влекло существенные временные затраты и имело множество ограничений - отсутствовала возможность осуществлять вложения, не было структурированных карточек документов.

Реализация проекта

СЭД Docsvision была выбрана из 3-х победителей тендера. Интегратором в проекте стала московская компания BTLab – один из ключевых партнёров Docsvision. BTLab является золотым партнером производителя Docsvision и обладает многолетним опытом внедрения и технической поддержки систем электронного документооборота. Специалисты BTLab провели предпроектное обследование, настроили тестовый стенд и наглядно продемонстрировали, что платформа Docsvision удовлетворяет всем основным бизнес-требованиям.

октябрь 2017 - начало внедрения. Планировалось организовать единое электронное хранилище данных и обеспечить современную автоматическую маршрутизацию документов между сотрудниками.
o    Обеспечена выгрузка данных из старых систем и файлов Excel в Docsvision;
o    Настроено согласование договоров;
o    Реализована возможность согласования нормативных документов/приказов;
o    Автоматизирована обработка входящих/исходящих документов.

К февралю 2019 автоматизирована деятельность всех подразделений компании, поскольку все они участвуют в согласовании договоров.
o    Проработаны и автоматизированы все процессы договорного документооборота;
o    задачи распределяются автоматически между исполнителями в зависимости от текущей загрузки и тематики; 
o    выполнена интеграция СЭД Docsvision с действующими системами компании: с 1С-Предприятие, BPM’online (CRM).

Уникальные разработки

• Согласование бюджета по согласуемым договорам в Docsvision через 1C-Предприятие. Прямо из карточки договора в Docsvision на определенном этапе отправляется запрос в финансовый департамент, и дальнейшее согласование договора происходит только после одобрения (т.е. подтверждения бюджета).  
• Миграция всего массива входящих/исходящих (более 100 000 карточек и заданий).
• Интеграция с BPM’online (CRM) – отображение всех входящих/исходящих документов клиента на карточке клиента в CRM, чтобы в одном месте были собраны данные обо всех коммуникациях с клиентом.  

Эффект от внедрения

• Переход на работу в единой системе в части документооборота; создано единое структурированное хранилище данных с удобным поиском; минимизированы риски несанкционированного доступа к информации или ее утраты;
• Унифицированы формы и процессы обработки документов;
• Сокращены временные и трудозатраты на обработку документов;
• Улучшена исполнительная дисциплина за счет прозрачного контроля; повысилось качества аудита (внутреннего и внешнего)
• Поддерживается контроль за планированием и расходованием бюджета за счёт интеграции с 1С. 

Поддержку и сопровождение проекта оказывает собственная команда IT-специалистов Райффайзен Лайф, а также специалисты компании-партнёра. Система постоянно модифицируется согласно меняющимся бизнес-потребностям. 

О проекте в цифрах

• Более 200 000 входящих/исходящих документов и заданий в системе
• Свыше 1000 единиц договорной и нормативной документации

Посмотрите видеоинтервью о проекте из серии Истории успеха с Docsvision на Youtube:

Партнёр

Предоставляет услуги по разработке, внедрению и технической поддержке корпоративных систем электронного документооборота, электронных архивов, портальных решений, специализированных отраслевых информационных систем.