Строительная компания Л1
- Санкт-Петербург
- Строительство
Л1 Строительная компания №1 — крупнейший в Санкт-Петербурге и Северо-Западном регионе строительно-инвестиционный холдинг.
Скачать краткое описание проекта, pdf (605 Кб) Руководство «Л1 Строительная компания №1» приняло решение оптимизировать рабочие процессы, сократить трудозатраты и повысить эффективность электронного документооборота, который уже 10 лет осуществляется на базе Docsvision.
Для этого компания перешла на новую версию платформы Docsvision, в СЭД интегрированы новые процессы обработки документов, ускорена и упрощена обработка заявлений дольщиков.
В Docsvision обрабатывается 10 типов документов, а контролировать своевременность исполнения задач в системе руководству помогают 4 разработанных специализированных отчета по исполнительской дисциплине.
О проекте в цифрах
- В системе более 100 пользователей
- Объем базы данных - свыше 900 Гб
О компании
ООО «Л1 Строительная компания №1» - крупнейший в Санкт-Петербурге и в Северо-Западном регионе строительно-инвестиционный холдинг с 27-летним стажем работы. Компанией было построено свыше 30 000 квартир, в том числе в домах, являющихся архитектурными доминантами городских кварталов. Согласно рейтингу риэлторской и консалтинговой компании «Метриум Групп» компания вошла ТОП-5 девелоперов Петербурга.
Предпосылки проекта
Основной задачей перехода на электронный документооборот была автоматизация следующих бизнес-процессов:
- подготовка, рассмотрение, исполнение, согласование, подписание и контроль исполнения входящей и исходящей корреспонденции, заявлений клиентов, служебных записок;
- подготовка, согласование, подписание и контроль сроков договоров, дополнительных соглашений и актов выполненных работ;
- подготовка, согласование, подписание нормативных документов (правил, регламентов, инструкций).
Было принято решение использовать возможности новой версии платформы Docsvision, которая используется в компании более 10 лет. Партнером по внедрению стала компания «Диджитал Дизайн».
Реализация проекта
- декабрь 2018 - обновление версии программы до Docsvision 5.
В системе происходит регистрация, исполнение, согласование и хранение документов, согласование и подписание внутренних документов, обрабатываются заявления дольщиков. Программу используют в разной степени практически все сотрудники компании, роли которых можно разделить (без учета администраторов) на 5 групп: регистраторы, согласующие лица, исполнители, подписанты и сотрудники, отвечающие за создание электронной базы Договора Компании. Даже если сотрудник не выполняет никаких функций в СЭД, он использует программу для получения информации по заключаемым Договорам и текущим вопросам.
Рис.1. Пример: служебная записка, контроль исполнения документа
- июль 2019 -завершение адаптации системы под запросы компании.
Интеграция с другими программами
Выполнена интеграция справочника сотрудников с такими информационными системами, как Телефонный справочник компании, Журнал командировок, HelpDesk (отправка задач в Управление автоматизации).
Электронное согласование и подписание внутренних документов
Кнопка «Подписать» в программе и отметка в карточке документа приравнена к «живой» подписи, это позволяет отказаться от бумажных носителей. Электронно-цифровая подпись используется только Генеральным директором компании при взаимодействии со сторонними контрагентами.
Обработка заявлений дольщиков
Клиенты обращаются к застройщику в течение всего гарантийного срока (5 лет) после заселения. После регистрации в программе заявления направляются менеджеру объекта, который в течение установленного срока готовит ответ клиенту. Этот ответ регистрируется в Docsvision в виде исходящего письма, прикрепляется ссылкой к карточке документа, чтобы в любой момент можно было поднять историю.
Рис. 2. Вкладка «Сроки и критерии». Такая вкладка присутствует только в карточке документа вида «Заявление клиента»: на ней фиксируются сроки исполнения и критерии зафиксированных недостатков.
Специализированные отчёты по исполнительской дисциплине
Ежемесячно отслеживается своевременность исполнения служебных записок и входящих писем, работы по документам, отработки заявлений дольщиков. Есть отдельный отчет, в который выгружаются замечания к договорам, возникшие в ходе согласования.
Данные всех 4 отчетов группируются и передаются на рассмотрение первым лицам компании для контроля исполнительской дисциплины.
Эффект от внедрения
- Сокращение затрат на расходные материалы и оргтехнику;
- Сокращение времени на передачу документов между кабинетами и офисами компании;
- Ускорение процесса регистрации и согласования внутренних документов;
- Экономия физического места в офисе для хранения документов.
Обновление системы потребовало пересмотра алгоритма работы с рядом документов, что позволило, в результате, сделать процессы быстрее и эффективней.