Целер, ООО
Самара
Прочее
Год начала проекта: 2014
ООО «ЦЕЛЕР» - производственное предприятие, основанное в 1999 году и по масштабу деятельности относящееся к среднему бизнесу. Специализация: изготовление деталей с антикоррозионным покрытием для нефтегазовых трубопроводов (как типовые детали, так и созданные по индивидуальным чертежам). В месяц производится до 25000 втулок и 2500 соединительных деталей трубопроводов. В отличие от многих заводов, компания сама реализует свою продукцию, принимая заказы от 1 единицы любого изделия. Сотрудники отдела маркетинга сопровождают заказ с момента получения заявки до отгрузки готовой продукции. Ежегодно компания «Целер» получает и обрабатывает по 5000 заявок от клиентов. Вся документация существовала на бумажных носителях, обрабатывать и контролировать эти заказы, а также собирать статистические данные было очень сложно. Возникла необходимость в разработке программы, которая бы систематизировала этот поток информации и интегрировала все бизнес-процессы: от получения входящих документов и заявок и до отгрузки готовой продукции заказчику. Программа должна была представлять собой соединение системы электронного документооборота и специально созданных для нужд ООО «Целер» расчетных модулей, которые были бы реализованы на одной общей платформе. Специалисты компании «Вебзавод» изучили бизнес-процессы предприятия и проработали с контрольной группой оптимальные решения для реализации проекта. При выборе системы, в первую очередь, учитывалась возможность создания изменяемой математической модели расчета стоимости изделия на основании его конструктивных особенностей и возможность гибкой настройки пользовательского интерфейса без программирования. Модуль расчета должен использовать более 40 параметров изделия и автоматически готовить данные для коммерческого предложения, спецификаций договора и документов отгрузки: стоимость используемых материалов и выполненных работ, стоимость доставки на основании массы изделия, объема упаковки и стоимости упаковочных материалов, паспорт изделия и т.д. При этом все документы должны формироваться автоматически. Платформа Docsvision оказалась инструментом, который идеально подошел для решения этих задач.
На базе Docsvision с помощью специалистов компании «Вебзавод» было реализовано всё необходимое: и СЭД, и органичное внедрение в нее нескольких вычислительных модулей, и возможность поэтапного прослеживания производства деталей, а также сбор всевозможных статистических данных для анализа и контроля на любом этапе деятельности предприятия. Реализация проекта происходила в три этапа.
1. Разработка ТЗ - первый и самый длительный этап. Совместная работа группы специалистов «Вебзавода» и группы сотрудников ООО «ЦЕЛЕР»
2. Создание прототипа программы компанией «Вебзавод» на базе утвержденного ТЗ.
3. Внедрение решения на предприятии ООО «ЦЕЛЕР».
Готовое решение работает на платформе Docsvision 5. Оно позволило автоматизировать три взаимосвязанных процесса: обработка входящих документов (заявок), согласование договоров и спецификаций, контроль производства и отгрузки изделий.
Сразу после того, как созданная компанией «Вебзавод» программа на базе Docsvision заработала в полную силу, компания ощутила эффект:
1. Документооборот существенно ускорился и стал более эффективным. Уход от бумажных носителей повысил эффективность взаимодействия сотрудников из разных отделов. Сейчас в системе одновременно работают 30 сотрудников отдела маркетинга, технической службы, отдела снабжения, производства и отдела технического контроля.
2. Сократилось время на обработку заявок, с помощью программы многие вычисления происходят автоматически, создаются уже готовые документы - коммерческие предложения, спецификации, графики отгрузки, паспорта изделий и другие сопутствующие документы.
3. Стало намного удобнее работать с информационными потоками данных, нет необходимости тратить большое количество времени на поиск нужного документа.
4. Упростился контроль руководством всех стадий работ предприятия, начиная от обработки заявок до отслеживания готовой к отгрузке продукции.
5. Уменьшилось время сбора статистических данных для анализа и планирования по всем срезам производства.
Гордеева Вероника Юрьевна, заместитель генерального директора по маркетингу,
Руководитель проекта со стороны ООО «ЦЕЛЕР»:
«Сейчас, когда программа уже давно работает, приятно наблюдать за тем, как сотрудники начинают проявлять инициативу и адаптируют ее под свои нужды, изменяя интерфейс, настраивая индивидуальные статистические отчеты, тем самым, повышая свою личную эффективность.
Процесс развития программы не останавливается, он постоянно идет, поскольку сейчас мы на собственном опыте прочувствовали ее удобство и эффективность, и это заставляет нас задумываться об охвате новых сфер деятельности предприятия.
Удобная организация платформы Docsvision позволяет для этих целей использовать не только внешние, но и внутренние резервы, поскольку за время разработки и внедрения данной программы у нас в штате появились специалисты, которые самостоятельно могут заниматься ее программированием».
Бармин Евгений Владимирович, руководитель отдела бизнес-решений группы компаний Вебзавод,
Руководитель проекта со стороны ГК «Вебзавод»:
«Проект в компании «Целер» сразу показался мне особенно интересным, так как задачи, поставленные руководством предприятия, были далеки от классического делопроизводства. У нас уже был опыт автоматизации промышленных предприятий, но, как показывает практика, такие проекты всегда содержат уникальные архитектурные и программные решения. Нам удалось создать удобную и функциональную систему, сохранив при этом гибкость, заложенную в платформу Docsvision. Важность этого отмечает наш заказчик, так как бизнес движется вперед и развивается, а это значит, что решение тоже должно быть готовым к изменению и дальнейшему развитию. Успеху данного проекта во многом способствовал тесный контакт с рабочей группой заказчика. Сотрудники предприятия подошли очень ответственно к подготовке проекта и принимали активное участие на всех его этапах, предоставляли точные описания существующих бизнес-процессов и методик расчетов, проводили и поддерживали организационные изменения внутри компании для оптимизации процессов. Это позволило нашим инженерам решить все задачи в запланированные сроки».
