«Центр муниципальных услуг» Екатеринбурга
Екатеринбург
Государственный сектор
«Центр муниципальных услуг» Екатеринбурга ежегодно принимает сотни обращений граждан и обрабатывает тысячи документов.
Скачать краткое описание проекта, pdf (440 Кб) Для того, чтобы процессы проходили более оперативно, качественно и стали удобнее для сотрудников, несколько лет назад был начат проект автоматизации документооборота. Сегодня в единой системе на платформе Docsvision работают 290 сотрудников из всех 45 подразделений ЦМУ.
Первый этап коснулся оптимизации и унификации процессов документооборота, затем началось постепенное развитие в сторону сквозных интеграций с другими информационными системами и сервисами. Среди уникальных разработок – интеграция СЭД с системой Почты России, которая позволила практически устранить «ручной» труд при отправке корреспонденции (её объем достигает 6000 писем в год). Интеграция с «Диадок» упростила и ускорила обмен документами с сотнями контрагентов.
Результаты проекта – полный уход от согласований «на бумаге», исключение потерь документов, повышение оперативности и прозрачности критичных для работы учреждения процессов.
О проекте в цифрах
- 6000 писем с автоматической отправкой Почтой России ежегодно
- 290 пользователей из 45 подразделений
- Объем базы данных - более 138 Гб
- 85000 документов в системе
- 191 000 заданий в системе
О компании
Муниципальное казенное учреждение «Центр муниципальных услуг» Екатеринбурга выполняет предусмотренные законодательством РФ государственные и муниципальные услуги в сфере жилищных правоотношений, субсидирования и выплаты компенсаций расходов на оплату услуг ЖКХ. Услуги предоставляются по принципу «одного окна». ЦМУ имеет 45 подразделений в Екатеринбурге.
Предпосылки
На старте проекта было необходимо повысить качество и оперативность управления, эффективность работы сотрудников в плане работы с документами. Нужно было объединить в единый делопроизводственный цикл все 45 структурных подразделений, включая удаленные, обеспечить оперативный регламентированный доступ к информационным (документационным) ресурсам учреждения.
Этапы реализации проекта
В 2015 году были автоматизированы базовые процессы: Документирование; Рассмотрение документов; Регистрация поступивших, отправляемых и внутренних документов; Доведение поступивших и внутренних документов до исполнителей; Согласование и утверждение документов; Доведение резолюций до исполнителей, их исполнение и контроль; Ведение номенклатуры дел; Помещение документов в оперативное хранилище системы.
Своё дальнейшее развитие проект получил в автоматизации новых процессов (например, предпочтовая подготовка и отправка документов) и интеграциях с внешними АИС. В 2019 году в системе работали уже все подразделения учреждения - от специалистов по приему и выдаче документов до бухгалтерии.
Что позволяет интеграция с другими системами
1. Интеграция с системой Docsvision Администрации г. Екатеринбурга
Обеспечено двустороннее взаимодействие с АСДОУ Администрации города в части обработки карточек Муниципальных услуг и всех документов, имеющих отношение к Администрации и учреждениям.
2. АИС «Одно окно»
Районные отделы по приему и выдаче документов регистрируют входящие обращения граждан в АИС «Одно окно», после этого в Docsvision поступает карточка обращения в статусе «Зарегистрировано». После рассмотрения СЭД передает данные о статусе в АИС «Одно окно», в карточку обращения.
3. АИС «Монетизация».
Реализован инструмент поиска и сопоставления заявителей (граждан) из Docsvision и АИС
«Монетизация». Модуль осуществляет выгрузку входящей и исходящей корреспонденции (сканкопий) из Docsvision в АИС «Монетизация» по заявителям, направившим обращение «Получение компенсаций». Обеспечена связь между документами в Docsvision и данными по заявителю в АИС «Монетизация».
4. Web-портал учреждения (Электронная приемная, Подача жалоб)
Заявитель создает на Web-портале и отправляет заявление через сервисы «Электронная приемная» и «Подача жалоб». Портал посредством запроса к сервису передает заявление в виде минимального набора полей заявления в Docsvision, Docsvision получает и маршрутизирует документ, исполнитель получает задание на его исполнение.
Можно просматривать текущий статус рассмотрения заявления и документов по нему. Когда заявитель открывает страницу просмотра данных по своему заявлению в Личном кабинете на Портале, Портал запрашивает данные по заявлению в Docsvision. Система передает ответ на запрос.
5. СЭД «Диадок».
Интеграция обеспечила быстрый и качественный обмен документами с контрагентами, избавила от лишних трат времени и средств на курьеров и почту. ЦМУ взаимодействует примерно с 900 контрагентами, и с половиной из них обмен документами происходит через систему Диадок, а это сотни документов каждый квартал.
Настроена актуализация справочника контрагентов списка «Активных контрагентов» системы «Диадок» и списка контрагентов в Docsvision. «Активные контрагенты» - это те, кто одобрил запрос на обмен электронными документами через «Диадок». Идентификация производится по названию и ИНН.
В феврале 2020 года мы провели совместный вебинар с СКБ Контур, на котором Юлия Панфиленко, начальник общего отдела МКУ «Центр муниципальных услуг» г. Екатеринбурга поделилась опытом интеграции Docsvision и Диадок. Юлия рассказала о предпосылках и результатах проекта, сложностях и преимуществах системы, которая сегодня позволяет обмениваться с контрагентами, в том числе, договорными документами. О том, какой объём документов переведён в ЭДО, как настроен и работает процесс. Вы можете посмотреть вебинар в записи:
6. Интеграция с системой Почты России.
Модуль используется для автоматической отправки корреспонденции адресатам. Позволяет полностью автоматически передавать данные об отправлениях, частично избежать необходимости печатать, конвертовать и маркировать документы.
Уникальные разработки проекта
Модуль интеграции с системой Почты России
Работает по двум сценариям:
1. Почтовая связь (автоматическая отправка). Исполнитель выбирает необходимый способ доставки, нажимает кнопку «Отправить контрагенту». Docsvision производит отправку в систему Почты России адресных данных и файла, подписанного электронной цифровой подписью, с выбранным вручную признаком «файл ответа». При этом осуществляется формирование реестра почтового отправления. При получении данных от Docsvision Почта России производит предпочтовую подготовку: распечатку файла и конвертование, маркировку и франкирование, отправку и отслеживание (при выбранном способе).
2. Почтовая связь (отправка с личной подписью). Исполнитель выбирает необходимый способ доставки, формирует пакет документов, подлежащих подписанию обычной подписью. После регистрации и отправки контрагенту Docsvision направляет в личный кабинет учреждения на сайте Почты России адресные данные. Специалист учреждения после интеграции данных, формирует почтовое отправление и выгружает из личного кабинета реестр к нему.
Эффект от внедрения
Унифицированная система электронного документооборота повысила качество работы с документами.
После введения подробной инструкции по делопроизводству и внедрения системы процесс работы с документами стал простым и понятным для всех сотрудников. Изменился процесс работы делопроизводителей: большая часть документов поступает и отправляется в электронном виде – не требуется распечатка, сканирование, проставление регистрационных номеров, резолюций.
Полностью исключены согласования вне системы (на бумаге).
- Исключена возможность утери документов за счет электронного архива.
- За счёт модуля интеграции с Почтой России сокращено время на предпочтовую подготовку: от 1 до 2 рабочих часов в день.
- Повысилась скорость и исключилась необходимость использовать курьера для передачи документов (контрагентам - в «Диадок», для отправки на Почту России).
- Почтовые отправления можно отслеживать прямо в карточке документа.
- Связь с гражданами стала еще более доступной, благодаря онлайн сервисам. Настроено оперативное получение обратной связи от граждан (доступная форма, высокая скорость подачи, исключение анонимных сообщений – идентификация по ЕСИА). Возможность для граждан отслеживать свои обращения.
- За счёт интеграции исключена необходимость дублировать данные в разные АИС.
- Применение электронной подписи при взятии заданий в работу для фиксации факта ознакомления с документом, формирование листов ознакомления.
Отзывы
Александра, общий отдел:
«Программа электронного документооборота Docsvision построила корпоративную систему упорядочивания и обработки документов, поступающих в МКУ «Центр муниципальных услуг.
Полезной функцией системы является автоматическое отслеживание даты исполнительской дисциплины. У пользователей системы в ролевой папке – дата исполнения документа.
Эффективным является процесс согласования проектов документов».
Анна, специалист сектора архивного хранения:
«Система электронного документооборота включает в себя электронный архив документов, который позволяет любому сотруднику оперативно получить доступ к информации, и одновременно пользоваться документом нескольким сотрудникам».
Святослав, начальник договорного отдела:
«Считаю, модуль интеграции Диадок, Почта России – отличное решение для организации с любым объёмом электронного документооборота. Особенно нравится модуль интеграции Почты России – отправка письма в один клик».
Приоритетные направления деятельности: Государственный сектор, Финансовый сектор, Промышленность.