Восточная Техника

Проект внедрения можно разделить на 3 ключевых этапа:
2012 год — внедрение СЭД на базе платформы Docsvision 4.5
2013-2014 год — масштабирование и расширение функциональности СЭД
2015 год — обновление платформы до версии Docsvision 5.4 и дальнейшее наращивание функциональности СЭД

В первую очередь был проведен анализ существующего движения документов внутри компании, выявлены снижающие эффективность работы процессы, применяемые инструменты для автоматизации, сформулированы функциональные и технические требования к СЭД. Учёт предпосылок проекта (в т.ч. наличие развёрнутого корпоративного портала на базе Microsoft SharePoint) позволил подобрать наиболее эффективное решение Docsvision SharePoint Edition*, предназначенное для организации совместной работы Docsvision и Microsoft SharePoint в составе единого решения. 

Параллельно с настройкой решения проводились обучающие тренинги по работе с системой для специалистов «Восточной Техники». Прежде всего, в системе была автоматизирована работа с договорами и финансовыми документами. Стало возможным отображение результатов и сроков cогласования договоров и утверждения финансовых документов в протоколах согласования. Руководитель получил возможность мониторинга и контроля согласования с помощью информативных отчетов. 

Создан архив договоров и финансовых документов, который позволил не только структурировать все существующие документы, но и обеспечить безопасность доступа к ним. Это стало удобным инструментом для поиска документов, переноса утративших силу документов в архивную область СЭД. Пользователями СЭД стали сотрудники финансового департамента и бухгалтерии, а также других отделов, участвующих в процессах cогласования и учета договоров, в том числе юридического и коммерческого. Внедрение единой СЭД особенно важно, учитывая территориальную разветвленность компании и необходимость активного удаленного общения сотрудников, находящихся в разных городах. 

*К моменту перехода на версию Docsvision 5 система была уже успешно освоена пользователями и необходимость в использовании через интерфейс SharePoint отпала.

Результаты внедрения

Docsvision 5
Пользователями системы являются 250 сотрудников компании
За время проекта:

• разработано 20 новых карточек (не включая стандартные и служебные)
• используется порядка 100 уникальных маршрутов согласований, настроено около 60 печатных форм (документов, уведомлений)
• создано и структурировано порядка 70 видов документов и соответствующих им шаблонов.
• В месяц регистрируется порядка 2500 документов
• Богатые возможности согласования документов, реализованные на базе модуля «Расширенное согласование»
• Сроки согласования документов сокращены с 3-5 недель до 3-5 дней

Автоматизация процессов работы с договорами:

• Обеспечение совместной работы над документом в ходе его подготовки и согласования;
• Исключение риска потери договоров;
• Повышение скорости согласования, сокращение времени на передачу договоров между сотрудниками и подразделениями;
• Сокращение времени на организацию согласования за счет использования шаблонов документов и маршрутов согласования, настроенных в соответствии с регламентами компании; 
• Повышение контролируемости процесса согласования.

Автоматизация бюджетного планирования и контроля исполнения бюджета:

• Формирование финансовых документов и согласование по маршрутам, которые определяются их содержимым;
• Интеграция согласованных финансовых документов с системой Microsoft Dynamics AX.
• Повышение эффективности управления архивом финансовых документов за счет организации единого структурированного электронного архива.

Повышение эффективности работы с документами:

• Регистрация и учет документов в единой системе с использованием единых регламентов работы с документами в СЭД, сокращение сроков создания и обработки;
• Повышение удобства работы конечных исполнителей за счет встраивания инструментария СЭД в знакомые приложения Office (Outlook, Word);
• Упрощение взаимодействия сотрудников разных подразделений при работе с документами.

Удобство работы с кадровыми документами:

• Возможность хранения и поиска кадровых заявок («Заявка на подбор персонала», «Заявка на перевод персонала», «Командировка»), информации об их обработке, а также формирование отчета по согласованию.
• При заполнении карточек используется интеграция с Microsoft Access.

Миграция решения на актуальную версию Docsvision 5 стала важной вехой проекта, позволившей повысить скорость работы в системе, расширить зону автоматизации (в частности, добавлен контур кадровых документов) и реализовать дополнительный функционал, позволяющий учесть специфику деятельности и стандарты предприятия:

• Система аналитик. В каждом договорном документе указываются справочные категории, связанные с географическим положением, зоной бюджетирования и ответственности. Такое разделение позволяет проанализиро вать документы по определенным признакам, создать систему сложной маршрутизации, при которой обработка документа (например, перечень обязательных согласующих лиц) зависит от выбранных аналитик;
• Обеспечены условия формирования проектов договорных документов: как с частями (разделами текста), защищенными от редактирования со стороны пользователя, так и частями, доступными ему для изменений;
• Автоматическая защита подписанных договоров от несанкционированного или случайного изменения в СЭД за счет конвертации подписанного документа из формата MS Word в формат pdf;
• Для удобства пользователей и сокращения однотипных операций реализована групповая печать финансовых и кадровых документов: формирование пакетов документов (две и более карточек) и передача их на печать одним действием.

ЕКАТЕРИНА КАМЧАТОВА, исполнительный директор ECMGroup.pro:
«Этот проект был очень интересным, потому как нам предстояло решить комплекс задач: автоматизация основных бизнес-процессов, работа с большим объемом документов, внедрение системы во всех ключевых подразделениях и филиалах, а значит, детальная проработка вопроса организации доступа сотрудников к ресурсу. Внедрение Docsvision дало нам колоссальный опыт в плане понимания бизнес-процессов дистрибуторов с сетью филиалов, который мы применяем в дальнейшей работе. Мы искренне гордимся этим проектом и взаимодействию, которое выстроено с «Восточной техникой», показывающим себя как зрелый, активный и ответственный заказчик».

ТАТЬЯНА ЧЕСНОВА, IT Manager ООО «Восточная Техника», руководитель проекта:
«Уже в период опытно-промышленной эксплуатации польза от решения стала очевидной. Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с договорами и финансовыми документами компании. Теперь все под контролем и в полном порядке. Команда ECMGroup.Pro очень ответственно отнеслась к нашим потребностям и построила решение, продуманное до мелочей. Именно поэтому мы
обновляем и развиваем созданную систему, продолжая расширять ее функционал. Docsvision 5 в этом отношении действительно предлагает колоссальные возможности».