Южный федеральный университет
Ростов-на-Дону
Наука и образование
Год начала проекта: 2008
Ведущий ВУЗ Юга России, образованный в ноябре 2006 года путем слияния государственных образовательных учреждений высшего профессионального образования: Ростовский государственный университет, Ростовская государственная академия архитектуры и искусства, Ростовский государственный педагогический университет и Таганрогский государственный радиотехнический университет. В 2015 г. ЮФУ отметит столетие своей деятельности. Университет ведет разработки для региона, поддержанные правительством Ростовской области, развивает инновационную деятельность. Сайт вуза: www.sfedu.ru
Первый этап проекта, 2008-2009 г.
В конце 2008 года было принято решение о внедрении СЭД Docsvision в филиалах Университета. Первый этап внедрения был успешно реализован в 2009 году компанией «Интеллектика», партнером Docsvision в Южном федеральном округе. В системе, рассчитанной на работу 50 сотрудников (руководителей подразделений и исполнителей поручений), был реализован функционал, отвечающий требованиям руководства к доступу и хранению документов, а также возможностям масштабирования:
- автоматизирована работа с канцелярией,
- организован электронный архив документов,
- налажена обработка корреспонденции,
- работа с организационно-распорядительной документацией,
- работа с внутривузовскими нормативными документами,
- работа с документами заключения государственных контрактов и др.,
- организована работа удаленных сотрудников через сервер веб-доступа.
Количество пользователей: 50 человек. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».
Второй этап проекта, 2013-2014 г.
Для поддержки системы Docsvision в актуальном состоянии и возможности дальнейшего расширения функционала в августе 2013 года было принято решение о переходе на версию Docsvision 5. Одновременно с переходом произошло активное развитие системы, распределение на все подразделения, отделы и филиалы.
С переходом на новую версию была реализована работа сотрудников ЮФУ в Лёгком клиенте Docsvision.
31 октября 2013 года был осуществлен переход на новую версию системы Docsvision 5.2.
Использование Docsvision сделало процесс внутреннего документооборота вуза удобным и эффективным. Обеспечены экономия времени, сохранность документов и прозрачность движения документов.
- Решена проблема потерь и сбоев при передаче документов, связанная с многофилиальностью и распределенностью Университета;
- Осуществлён полный отказ от бумажного согласования, реализовано электронное согласование и подписание с использованием электронной подписи;
- В документооборот включены территориально удаленные подразделения;
- Посредством мобильных устройств в процессе задействовано руководство вуза.
Системой будут пользоваться более 250 сотрудников.
Готовится дальнейшее развитие функционала (в т.ч. отчётности), переход на последнюю версию системы Docsvision 5.3.
