Заказать демо

Южный федеральный университет

  • Ростов-на-Дону
  • Наука и образование
  • Год начала проекта: 2008
Дополнительно

Ведущий ВУЗ Юга России, образованный в ноябре 2006 года путем слияния государственных образовательных учреждений высшего профессионального образования: Ростовский государственный университет, Ростовская государственная академия архитектуры и искусства, Ростовский государственный педагогический университет и Таганрогский государственный радиотехнический университет. В 2015 г. ЮФУ отметит столетие своей деятельности. Университет ведет разработки для региона, поддержанные правительством Ростовской области, развивает инновационную деятельность. Сайт вуза: www.sfedu.ru

Описание проекта

Первый этап проекта, 2008-2009 г.

В конце 2008 года было принято решение о внедрении СЭД Docsvision в филиалах Университета. Первый этап внедрения был успешно реализован в 2009 году компанией «Интеллектика», партнером Docsvision в Южном федеральном округе. В системе, рассчитанной на работу 50 сотрудников (руководителей подразделений и исполнителей поручений), был реализован функционал, отвечающий требованиям руководства к доступу и хранению документов, а также возможностям масштабирования:

  • автоматизирована работа с канцелярией,
  • организован электронный архив документов,
  • налажена обработка корреспонденции,
  • работа с организационно-распорядительной документацией,
  • работа с внутривузовскими нормативными документами,
  • работа с документами заключения государственных контрактов и др.,
  • организована работа удаленных сотрудников через сервер веб-доступа. 

Количество пользователей: 50 человек. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Второй этап проекта, 2013-2014 г.

Для поддержки системы Docsvision в актуальном состоянии и возможности дальнейшего расширения функционала в августе 2013 года было принято решение о переходе на версию Docsvision 5. Одновременно с переходом произошло активное развитие системы, распределение на все подразделения, отделы и филиалы.

С переходом на новую версию была реализована работа сотрудников ЮФУ в Лёгком клиенте Docsvision.

31 октября 2013 года был осуществлен переход на новую версию системы Docsvision 5.2.

Использование Docsvision сделало процесс внутреннего документооборота вуза удобным и эффективным. Обеспечены экономия времени, сохранность документов и прозрачность движения документов.

  • Решена проблема потерь и сбоев при передаче документов, связанная с многофилиальностью и распределенностью Университета;
  • Осуществлён полный отказ от бумажного согласования, реализовано электронное согласование и подписание с использованием электронной подписи; 
  • В документооборот включены территориально удаленные подразделения;
  • Посредством мобильных устройств в процессе задействовано руководство вуза.

Системой будут пользоваться более 250 сотрудников.

Готовится дальнейшее развитие функционала (в т.ч. отчётности), переход на последнюю версию системы Docsvision 5.3.

Партнер
INTELLECTIKA
INTELLECTIKA - За более чем 10 лет работы на рынке компания Интеллектика приобрела колоссальный опыт, помогая предприятиям различных отраслей оптимизировать свои затраты на ИТ. Более 1000 проектов – от энергетики до телекоммуникаций, от предприятий среднего бизнеса до крупных госкорпораций. Интеллектика — официальный партнер крупнейших отечественных и зарубежных производителей оборудования и ПО. Компания предлагает следующий комплекс услуг: 1. Работы перед началом внедрения системы электронного документооборота: - экспертиза и анализ существующего документооборота, выявление и систематизация потребностей в улучшении организации работы с документами; - рекомендации по оптимизации, автоматизации, реинжинирингу существующих бизнес-процессов документационного обеспечения деятельности; - формирование целей и задач проекта, формулирование требований к системе, написание технического задания и технического проекта, разработка концепции развития информационных систем. 2. Решение стандартных задач делопроизводства: - создание электронного архива предприятия (централизованное хранение, потоковый ввод документов (сканирование и распознавание), использование штрих-кодирования, настройка шаблонов атрибутивного и полнотекстового поиска, настройка ролевой/групповой модели доступа); - автоматизация деятельности канцелярии (регистрация и рассылка всех видов документов, уведомление заинтересованных лиц); - автоматизация деятельности управления делами (оформление, рассылка и контроль исполнения поручений, в том числе периодически повторяющихся, настройка статических и интерактивных отчетов по контролю исполнительской дисциплины, расчеты показателей эффективности); - поддержка процедур согласования, подписания, утверждения (создание типовых и динамических маршрутов, использование ЭЦП, формирование протоколов). 3. Автоматизация бизнес-процессов: - управление входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией; - работа с организационно-распорядительными и нормативными документами; - организация договорного процесса, в том числе работа с документами на оплату; - проведение совещаний и работа с протоколами; - управление документами службы менеджмента качества; - работа с заявками, в том числе на обслуживание; - поддержка проектной деятельности. 4. Разработка специализированных решений: - миграция данных из существующих систем; - синхронизация и интеграция с внешними системами, приложениями и платформами, в том числе портальными; - построение сквозных бизнес-процессов на предприятиях с распределенными серверами DocsVision с использованием шин данных; - аналитическая обработка данных, построение специализированных отчетов. 5. Поддержка проектов и решений: - подготовка методической документации; - подготовка инструкций пользователей, администраторов и технических специалистов; - обучение и консультации по работе с решениями; - сопровождение, техническая и инцидентная поддержка, эксплуатационное обслуживание.
Описание проекта (pdf)