Автоматизация договорного процесса на предприятии

Работа с договорами — основа всех документных процессов большинства предприятий, за исключением, возможно, государственных органов. Это подтверждается фактами: при рассмотрении задач автоматизации, в первую очередь, смотрят на договоры.

При кажущейся простоте набора атрибутов самого объекта «договор», процесс его обработки не является простым, поскольку содержит сложную логику и состоит из разных подпроцессов.

Запись вебинара об организации процесса согласования и подписания электронных договоров

Несмотря на то, что в любой компании бизнес-процессы выстраиваются в соответствии со спецификой деятельности предприятия, работу с договорами в электронном виде можно разделить на три основных этапа: подготовка проекта документа и регистрация, согласование договора и исполнение обязательств по нему.

Создание и регистрация договора

Договор на этапе создания представляет собой проект документа (шаблон или черновую версию) в виде файла. Для дальнейшего движения по маршруту обработки его необходимо зарегистрировать. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют создать договор сразу как объект системы, т.е. карточку с заданным набором атрибутов, автоматически его зарегистрировать и начать сценарий согласования. Важно, чтобы СЭД поддерживала сохранение версионности документов, поскольку это позволяет проследить историю внесения изменений.

Согласование договора

Согласование обычно является самой большой и длительной частью сценария заключения договора, поэтому именно её чаще всего хотят упростить и ускорить заказчики при внедрении автоматизации договорного процесса.

Согласование как процесс отличается для каждого предприятия. Маршруты согласования могут зависеть от типа договора (денежный или безденежный), от суммы, от контрагента. Участники или этапы согласования могут добавляться по ходу. При этом важно, чтобы система СЭД обладала инструментами для построения маршрутов любой сложности. Именно так можно добиться наиболее точного соответствия автоматизированного процесса согласования реальным правилам предприятия.

При согласовании важно учесть ещё один момент. Помимо внутреннего согласования есть еще и этап согласования с контрагентом: договор нужно переслать контрагенту, он его должен согласовать, и факт его согласования должен быть отмечен в СЭД. Раньше при автоматизации данного процесса предполагалось, что версия договора пересылается по электронной почте и обрабатывается вручную. Сегодня общепринятым становится обмен цифровыми проектами договоров и оригиналами через сервисы операторов ЭДО. Это позволяет организовать сквозной процесс заключения договоров с контрагентами, обеспечив юридическую значимость электронных документов.

Запись вебинара об интеграции СЭД и сервисов ЭДО

Исполнение условий договора

После того, как документ подписан, наступает этап исполнения договора. Данный этап автоматизируется по-разному, в зависимости от того, является ли сторона заказчиком или исполнителем по данному типу договора. В любом случае, эта часть тесно связана с заданиями и контролем исполнительской дисциплины. Завершение работы по этапу договора закрывается актом, который фиксируется в СЭД и должен быть связан с сохраненным договором.

Отдельной темой является взаимодействие с финансовыми и бухгалтерскими системами. Очень часто этот процесс не рассматривается. В СЭД автоматизируют процессы регистрации и согласования, а финансовые и товарные транзакции обрабатываются в ERP системах. Некоторые СЭД, и Docsvision в том числе, позволяют интегрироваться с ERP-системами для организации сквозного бизнес-процесса работы с договорами.

Автоматизация договорного документооборота

Выше мы рассмотрели составные части автоматизации работы с договорами. На что ещё следует обратить внимание перед началом подобного автоматизации договоров при помощи СЭД? Конечно, на организацию различных уровней доступа и разделение прав пользователей. Причём сразу в двух аспектах: доступ к конфиденциальной информации и запрет на внесение изменений в договор на определённых стадиях.

Разделение прав основывается на двух функциях СЭД: ролевой доступ и состояние объекта в системе. Роли позволяют определить, что именно может выполнять пользователь. Например, автор договора имеет полные права, а сотрудник подразделения автора только читать текст договора. Состояния же можно связать с ролями. Например, роль — согласующее лицо может вносить правки в текст договора, только когда тот находится в состоянии «На согласовании».

На рынке существует много решений, позволяющих автоматизировать договорной процесс, но только системы электронного документооборота позволяют оптимизировать все его части и выстроить полноценную сквозную последовательность действий.

Готовое решение для договоров в СЭД →

Похожие публикации
21 сентября 2022
Можно ли делать больше, не увеличивая штат разработчиков? На этот вопрос ответил Денис Елхов, руководитель отдела производства «ДоксВижн».
16 сентября 2022
Право на подпись: разбираем законодательные нововведения в использовании электронной подписи и машиночитаемых доверенностей
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!