Переход на электронный кадровый документооборот – это не столько покупка и внедрение ИТ-продукта, сколько тонкая «хирургическая операция» на бизнес-процессах компании. Поэтому проекты по внедрению систем КЭДО чаще останавливаются не из-за технологических сложностей, а в результате недооценки скрытых барьеров.
Мы составили список типичных трудностей, которые возникают при автоматизации кадровых процессов – и делимся способами их решения, выработанными и проведенными на практике в проектах по внедрению Docsvision КЭДО.
При переходе организации на электронный кадровый документооборот у многих сотрудников, особенно «синих воротничков» или специалистов «серебряного возраста», возникает психологический барьер. Электронная подпись кажется им чем-то опасным или непонятным.
Сопротивление может быть связано со страхом юридической незащищенности («а вдруг систему взломают и на меня возьмут кредит?» или «как я докажу в суде, что это моя подпись?»). Кроме того, невысокий уровень цифровой грамотности часто приводит к трудностям с установкой приложения, восстановлением паролей и работой в новом интерфейсе. Наконец, возможно и «сопротивление на местах»: линейные руководители могут посчитать, что КЭДО добавляет им лишней работы.
Что делать? Как показывает практика, лучшее решение проблемы – это «амбассадоры изменений». Найдите в каждом отделе лидера мнений, который первым освоит новую систему и покажет остальным, в чем её плюсы для сотрудников. Например, как оформить заявление на отпуск в несколько кликов вместо того, чтобы «идти ногами» в отдел кадров.
Давно известно, что если автоматизировать хаос, то получишь автоматизированный хаос. Типичная ошибка проекта по цифровой трансформации, в том числе в сфере кадрового документооборота, заключается в попытке перенести «кривые» бумажные процессы в цифровой вид без изменений.
Если в компании нет регламентов, устанавливающих порядок подписания бумажных кадровых документов, с внедрением КЭДО этот процесс превратится в бесконечный цикл пересылки, ожидания, кто из согласующих первым подпишет заявление или поставит резолюцию, и т. д. То есть результат внедрения можно описать словами «раньше ждали подписи на бумаге, теперь ждем подписи на мониторе».
Что делать? Перед стартом проекта проведите аудит и реинжиниринг кадровых процессов. Не пытайтесь слепо копировать движение бумажных документов: откажитесь от избыточных визирований и промежуточных согласований, которые существовали исключительно из-за специфики физической передачи бумаг. Зафиксируйте новые, «бережливые» маршруты в регламентах – и только после этого переносите их в систему КЭДО.
У крупной или средней компании редко стоит «чистая» учётная система. Обычно это сложная комбинация из разных версий 1С, SAP, самописных модулей и Excel-таблиц. При внедрении новой корпоративной системы возникают риски, связанные с конфликтами данных. Например, в 1С фамилия сотрудника пишется через «е», а в системе КЭДО (через интеграцию из другого источника) – через «ё». В результате синхронизация «падает».
Среди других рисков – отсутствие интеграции с корпоративными и государственными системами управления доступом. Если КЭДО не встроена в единый контур аутентификации (например, Active Directory), служба ИБ может заблокировать проект.
Серьезные проблемы возникают и с выпуском электронных подписей для сотрудников. Представьте, что нужно подтвердить личность 10 000 сотрудников компании, работающих по всей стране. Эта задача станет настоящей логистической головоломкой — если, конечно, система КЭДО не умеет интегрироваться с внешними доверенными сервисами аутентификации для удаленного подтверждения личности.
Что делать? На старте проекта жёстко определите «мастер-систему» (чаще всего ей становится 1С:ЗУП) и настройте централизованную синхронизацию справочников и оргструктуры. Это поможет избежать дублирования и конфликтов данных. Для массовой выдачи подписей используйте интеграции с порталом Госуслуг (ЕСИА) и приложением «Госключ» (или интеграцию с профильными операторами ЭДО). Такой подход позволяет сотрудникам легитимно выпускать УНЭП со своего смартфона: работник тратит пару минут, работодатель снимает с себя «логистическую нагрузку».
Законодательство, регулирующее электронный документооборот в сфере трудовых отношений, в последние годы активно развивается, но подводных камней по-прежнему хватает. Для удобства мы собрали основные юридические риски при внедрении КЭДО и рекомендации по их минимизации.
| Сложность | В чем риск? | Как избежать? |
|---|---|---|
| Отказ сотрудника | Сотрудника нельзя перевести на КЭДО в приказном порядке (для тех, кто нанят до 2022 года) | Вести «гибридный» документооборот: частично в цифре, частично на бумаге |
| Архивное хранение | Кадровые документы необходимо хранить 50-75 лет с сохранением их юридической значимости | Использовать системы хранения электронных документов, поддерживающие долгосрочную архивную подпись (CAdES-A) |
| Конфликты при увольнении | Электронная подпись может быть оспорена в суде | Использовать логирование каждого действия пользователя (аудит-трейл) |
В некоторых случаях переход на КЭДО «застревает» на этапе пилотного проекта. Компания выбирает один отдел, внедряет там систему, получает позитивные результаты, переходит к масштабированию – и тут всё рассыпается.
Что делать? Не внедряйте всё и сразу. Начните с самых массовых и простых документов: графики отпусков, расчётные листки, ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА). Когда пользователи привыкнут нажимать кнопку «Подписать» в новой системе, переходите к трудовым договорам и приёму на работу.
Основные сложности и риски при внедрении КЭДО связаны не с IT-продуктами, а с управлением изменениями и юридической методологией. Шансы на успех выше у тех компаний, которые уделяют столько же времени обучению сотрудников и настройке бизнес-процессов, сколько выбору самой системы КЭДО.
На вебинаре 19 ноября эксперты «ДоксВижн» и «Смарт-Докс» рассмотрят, что происходит в компании через год-два после внедрения КЭДО и с какими новыми вызовами приходится иметь дело сегодня. В частности, будут рассмотрены риски применения ИИ-инструментов для масштабирования HR-процессов, мучительный выбор «SaaS или собственный контур» и другие острые вопросы.
