В последние годы на рынке СЭД/ECM, пребывающем, казалось, в состоянии застоя, появилось быстро растущее направление корпоративных электронных архивов. Это направление можно уже считать сформировавшимся рынком, далеким от традиционного документооборота по своим задачам, покупателям и, что важно, по требованиям к платформе решения.
Архив технической документации
Решение «Технический архив», разработанное компанией «Диджитал Дизайн» на базе российской платформы Docsvision, наглядно демонстрирует её возможности в контексте создания крупных распределённых и структурированных электронных архивов. Практика внедрения решения на энергетических, оборонных предприятиях и конструкторских бюро подтверждает его эффективность. Миллионы технических документов, которые накапливаются в строительных, энергетических и инжиниринговых компаниях, переводятся в электронный вид, архив в результате используется не просто как хранилище, а как рабочая часть управления предприятием.
Какие свойства платформы обеспечивают эффективность решения?
Высокая гибкость Low -code платформы позволяет настраивать и структурировать архив по разным параметрам и категориям - на основе оргструктуры компании, или согласно иерархической структуре оборудования, зданий и сооружений, по виду и функциональным направлениям документации, по инвестпроектам, по связанным данным (ГИС, ТОиР), по ГОСТам. Доступ в архив осуществляется в зависимости от роли и прав сотрудника, есть механизмы ведения версий документов, формирования отчётности, инструменты поиска, – всё, что нужно для удобной работы и поддержания документов в актуальном состоянии.
Главная ценность архива для компаний
Главную ценность компании получают в результате включения бизнес-процессов, связанных с деятельностью инженерных служб, в работу с архивом – технически это обеспечивается встроенной в платформу технологией workflow. Так, инженерным службам решение «Технический архив» помогает в выполнении плановых ремонтов и комплектовании ремонтной документации. Автоматизирован процесс контроля сроков актуальности проектной документации и её актуализации. В одном из конструкторских бюро автоматизирован сложный процесс, затрагивающий несколько отделов предприятия: разработка «с нуля» конструкторской документации. Необходимая в ремонтных работах техническая документация доставляется прямо на планшет специалиста, нет необходимости получать ее в архиве и сдавать потом обратно.
Поскольку техархив – огромный объём данных, для оперативной работы предусмотрены специальные механизмы: к примеру, превью чертежей, кэширование частых запросов, вытеснение файлов из СУБД, кластеризация, дающая возможность распределить нагрузку.
Платформа позволяет процессно интегрировать электронный архив с другими ИТ-системами предприятия: с почтой, СЭД, порталом, ГИС-системами, системами техобслуживания и ремонта - так архив вписывается в общую структуру процессов предприятия.
Новым этапом в развитии решений электронных архивов на платформе Docsvision станет планируемый в течение 2018 года выпуск новой версии Docsvision ECM, обеспечивающей масштабируемость на сотни тысяч пользователей и терабайты баз данных.
Статья размещена в журнале IT Manager, июнь-июль 2018.
