Электронные архивы предприятия = новые перспективы развития бизнеса

В последние годы на рынке СЭД/ECM, пребывающем, казалось, в состоянии застоя, появилось быстро растущее направление корпоративных электронных архивов. Это направление можно уже считать сформировавшимся рынком, далеким от традиционного документооборота по своим задачам, покупателям и, что важно, по требованиям к платформе решения.

Архив технической документации

Решение «Технический архив», разработанное компанией «Диджитал Дизайн» на базе российской платформы Docsvision, наглядно демонстрирует её возможности в контексте создания крупных распределённых и структурированных электронных архивов. Практика внедрения решения на энергетических, оборонных предприятиях и конструкторских бюро подтверждает его эффективность. Миллионы технических документов, которые накапливаются в строительных, энергетических и инжиниринговых компаниях, переводятся в электронный вид, архив в результате используется не просто как хранилище, а как рабочая часть управления предприятием. 

Какие свойства платформы обеспечивают эффективность решения? 
Высокая гибкость Low -code платформы позволяет настраивать и структурировать архив по разным параметрам и категориям -  на основе оргструктуры компании, или согласно иерархической структуре оборудования, зданий и сооружений, по виду и функциональным направлениям документации, по инвестпроектам, по связанным данным (ГИС, ТОиР), по ГОСТам. Доступ в архив осуществляется в зависимости от роли и прав сотрудника, есть механизмы ведения версий документов, формирования отчётности, инструменты поиска, – всё, что нужно для удобной работы и поддержания документов в актуальном состоянии. 

Главная ценность архива для компаний
Главную ценность компании получают в результате включения бизнес-процессов, связанных с деятельностью инженерных служб, в работу с архивом – технически это обеспечивается встроенной в платформу технологией workflow. Так, инженерным службам решение «Технический архив» помогает в выполнении плановых ремонтов и комплектовании ремонтной документации. Автоматизирован процесс контроля сроков актуальности проектной документации и её актуализации. В одном из конструкторских бюро автоматизирован сложный процесс, затрагивающий несколько отделов предприятия: разработка «с нуля» конструкторской документации. Необходимая в ремонтных работах техническая документация доставляется прямо на планшет специалиста, нет необходимости получать ее в архиве и сдавать потом обратно.
Поскольку техархив – огромный объём данных, для оперативной работы предусмотрены специальные механизмы: к примеру, превью чертежей, кэширование частых запросов, вытеснение файлов из СУБД, кластеризация, дающая возможность распределить нагрузку. 
Платформа позволяет процессно интегрировать электронный архив с другими ИТ-системами предприятия: с почтой, СЭД, порталом, ГИС-системами, системами техобслуживания и ремонта - так архив вписывается в общую структуру процессов предприятия. 

Новым этапом в развитии решений электронных архивов на платформе Docsvision станет планируемый в течение 2018 года выпуск новой версии Docsvision ECM, обеспечивающей масштабируемость на сотни тысяч пользователей и терабайты баз данных. 

Статья размещена в журнале IT Manager, июнь-июль 2018. 

Похожие публикации
21 сентября 2022
Можно ли делать больше, не увеличивая штат разработчиков? На этот вопрос ответил Денис Елхов, руководитель отдела производства «ДоксВижн».
16 сентября 2022
Право на подпись: разбираем законодательные нововведения в использовании электронной подписи и машиночитаемых доверенностей
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!