Электронные документы

Электронный документ — способ представления документа в информационной системе. Электронные документы могут иметь бумажный первоисточник или создаваться непосредственно в электронном виде. В первом случае создание электронного документа происходит путем перевода бумажного документа в электронное представление - данный процесс называется захват или Document Capturing.

Документ, существующий в системе электронного документооборота, обладает определенными реквизитами, в которых указывается автор, дата создания и пр., обычно называемые метаданными  — по этим данным всегда можно найти нужные документы. 

Документы в информационной системе могут быть представлены в разном виде: это могут быть образы (картинки) бумажных документов или машиночитаемое представление. Машиночитаемые электронные документы можно разделить на:

  • неструктурированные (простые тексты);
  • слабоструктурированные (форматированные документы Word и таблицы Excel);
  • структурированные (XML).

Неструктурированные и слабоструктурированные электронные документы обычно обрабатываются с помощью программы Microsoft Office. Для обработки структурированных документов необходимы специальные средства работы с электронными формами, реализуемые непосредственно в СЭД или подключаемые внешние приложения, например Microsoft InfoPath.

Система Docsvision поддерживает возможность работы со всеми видами электронных документов, включая собственные средства работы со сложными электронными формами.

Похожие публикации
8 июня 2021
Мария Столовая, менеджер по персоналу «ДоксВижн», настаивает на эффективности новых инструментов и постаралась рассеять сомнения кадровиков в переходе на электронный документооборот с коллегами в новой статье. Но как всегда лучший совет начинающему – начните!
13 мая 2021
Рассказываем, как минимизировать нагрузку на бухгалтерскую службу с помощью электронного архива бухгалтерских документов.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.