Интеграция СЭД в ИТ-структуру предприятия

СЭД на крупном предприятии — важная, но далеко не единственная ИТ-система. Множество специализированных систем обеспечивают автоматизацию разнообразных задач управления предприятием: управление производством, запасами, готовой продукцией, финансами, персоналом и т.д. Причём документы и процессы их обработки тесно переплетены с большинством из них, а также связывают одни функции с другими в рамках этих процессов. Поэтому СЭД должна иметь возможность интеграции с другими ИТ-системами для обеспечения эффективной работы.

Интеграция учетных записей пользователей

В каждой отдельной ИТ-системе предприятия есть свой справочник пользователей. На его основании происходит аутентификация пользователя при входе в систему, определение его прав доступа, набора объектов, предназначенных ему для обработки, идентификация совершаемых им действий и т.д. Если эти справочники не интегрированы между собой, это порождает много неудобств как для администраторов, так и для пользователей: приходится вручную дублировать одни и те же действия по ведению списка пользователей для каждой системы, следить за синхронностью, бороться с неизбежными ошибками, помнить и вводить логин и пароль для доступа отдельно к каждой системе. Поэтому интеграция учетных записей пользователей — непременное условие эффективной работы в среде, включающей множество различных систем. Для предприятий, использующих ИТ-инфраструктуру Microsoft, объединяющим механизмом является система учётных записей Windows и каталога Active Directory. Для СЭД таких предприятий необходима возможность загружать справочник пользователей из каталога Active Directory, сопоставляя пользователей СЭД с учетными записями Windows. Пользователи, таким образом, вводят логин и пароль один раз, входя в Windows, и автоматически получают доступ к СЭД.

Интеграция справочников

Справочник пользователей — не единственный, требующий интеграции между различными ИТ-системами. Многие другие справочники также имеют «дублёров» в нескольких системах. Чаще всего такими справочниками являются справочники контрагентов, номенклатуры продукции, бюджетных классификаторов и т.д. Проблема единого каталога для всех этих объектов, единой системы нормативно-справочной информации хорошо решена в теории, но на практике приходится иметь дело с довольно лоскутной и разнородной средой. Часто, в лучшем случае, удаётся определиться, какая из ИТ-систем является первичной для того или иного справочника. И тогда другие системы, в том числе и СЭД, должны иметь возможность либо обращаться к внешним справочникам при заполнении полей своих форм, либо обеспечивать синхронизацию своего соответствующего справочника со справочником-первоисточником.

Интеграция по документам

Один из распространённых сценариев интеграции именно СЭД с другими системами — так называемая интеграция по документам. Документ как таковой, в оформленном отчуждаемом виде, хранится, как правило, в СЭД. Но во многих других системах есть объекты, так или иначе связанные с этим документом. Например, в ERP-системе есть записи, фиксирующие хозяйственные операции с точки зрения бухгалтерского, финансового, управленческого учёта, а соответствующие им первичные документы хранятся в СЭД. Часто в процессе работы возникает необходимость получить доступ к соответствующему документу в СЭД непосредственно из интерфейса ERP-системы. Для этого объекты двух систем должны быть связаны между собой тем или иным механизмом. Это может быть ссылка, непосредственно указывающая на нужный документ в СЭД, и позволяющая его открыть, или иной идентификатор, по которому документ может быть найден и получен из СЭД. Поскольку официальные документы пока ещё в большинстве случаев часть своего жизненного цикла проходят в бумажной форме, распространенным способом связывания документов является идентификатор в виде штрих-кода. Например: операция иили документ первоначально фиксируется в ERP-системе, где генерируется и хранится штрих-код, наносящийся на документ при печати. Позднее этот документ вводится в СЭД, штрих-код распознаётся при сканировании, и присваивается карточке документа. Далее два этих объекта в разных системах, имеющие одинаковый идентификатор в виде штрих-кода, могут быть программно связаны между собой. Это обеспечит и доступ пользователя из одного объекта к другому, и возможность синхронизировать атрибуты, если необходимо. Стоит отметить, что если мы используем не только линейный штрих-код, но и двумерный QR-код, позволяющий передавать дополнительные данные, то синхронизацию атрибутов можно обеспечить сразу при вводе документа через сканер с распознаванием QR-кода и содержащихся в нём значений атрибутов.

Интеграция с почтой

Электронная почта — средство коммуникации, используемое практически всеми офисными работниками на любом предприятии. Существует множество сценариев интеграции СЭД с почтой. Первое, и самое востребованное — это различные почтовые уведомления пользователя о событиях, происходящих в СЭД. Сотрудники, как правило, не «сидят» непрерывно во всех ИТ-системах, с которыми они работают. А почта — всегда под рукой, как очередь входящих заданий и на неё они реагируют оперативно. Поэтому первая необходимость интеграции почты и СЭД — почтовые уведомления о поступающих пользователю в СЭД заданиях, документах, требующих внимания и т.д. Желательно, чтобы уведомления содержали краткую информацию о поступивших заданиях, приложенные для ознакомления документы, ссылки на документы и задания в СЭД.  Очень востребован сценарий, когда для выполнения определенного действия в СЭД пользователю не нужно заходить непосредственно в СЭД, всю информацию можно почерпнуть из письма и вложений, а ответное действие совершить непосредственно в почтовом клиенте, и оно будет доставлено в СЭД также, как и пришло к пользователю — через электронную почту.

Интеграция с файловой системой

Возможность загрузки/выгрузки файлов в/из СЭД необходима, потому что документы могут изначально появляться и затем продолжать свою жизнь за рамками СЭД. Это может также служить одним из вариантов интеграции СЭД с другими ИТ-системами (в том числе, с другими СЭД) — через файлообмен. Причём это необходимо как в ручном, так и в автоматизированном режиме, и с некоторым «интеллектом». Например, умение обнаруживать в определенных папках появление интересующих нас файлов по каким-то формальным признакам, и загружать их. При загрузке должна иметься возможность реализации бизнес-логики обработки этих файлов (прикрепление к нужным карточкам документов или заданий, заполнение атрибутов, и т.д.).

Атрибуты (метаданные документа) при этом могут автоматически извлекаться из файлов, из их свойств или даже из содержимого, если оно тем или иным способом структурировано (поля и именованные области в файлах офисных приложений, элементы в XML-файле, и пр.)

Интеграция с порталом

Портал используется на многих предприятиях для создания единого информационного пространства и персональной информационной среды сотрудников. Для предприятий, использующих серверные технологии Microsoft, это, как правило, SharePoint. На нём средствами самого портала организуется размещение различной справочной информации (в т.ч. и общедоступных библиотек документов), ссылки для доступа к приложениям корпоративной ИС, а также отображение самой актуальной информации и возможность выполнения некоторых актуальных действий с этими приложениями. Специализированная сложная бизнес-логика обычно реализуется отдельными приложениями, интегрированными с порталом. Система электронного документооборота — как раз такой случай. Наиболее востребованные механизмы интеграции таковы:

  • Возможность автоматически загружать информацию с портала, и, в обратном направлении, публиковать её на портале. В основном, это касается форм (списков) и библиотек документов портала.
  • Отображение на страницах портала (с помощью механизма веб-частей) специфических данных, содержащихся в СЭД, и предоставление элементов управления для выполнения действий с ними. В первую очередь, это касается относящихся к конкретному пользователю документов, заданий, сведений о выполнении бизнес-процессов и т.д.

Интеграция с ERP-системой

Интеграция СЭД с ERP-системой может включать в себя множество сценариев и использовать разные механизмы. Здесь может быть необходима и интеграция справочников, и интеграция по документам, и интеграция через файлообмен, описанная выше. Кроме этого, для СЭД и ERP может понадобиться возможность программного вызова функций систем для отображения требуемых данных или записи данных непосредственно в интегрируемую систему. Для реализации этого необходимо наличие открытых документированных интерфейсов прикладного программирования (API) у обеих систем, и, в некоторых сценариях, возможность вызывать интеграционный код из экранных форм СЭД иили ERP. Удобными являются настраиваемые средства взаимодействия СЭД с ERP, позволяющие организовать и модифицировать взаимодействие без использования программирования (но сами средства при этом предварительно разрабатываются программистами).

Процессная интеграция

В контексте интеграции СЭД в ИТ-структуру предприятия уместно говорить о так называемой «процессной интеграции». Это понятие объединяет различные механизмы и возможности интеграции с различными системами, заостряя роль СЭД как системы управления бизнес-процессами на предприятии. Действительно, сам процесс обработки документов — это бизнес-процесс. А практически все документы обрабатываются в рамках каких-то более масштабных бизнес-процессов. Иногда в ходе такого процесса задействованы на разных этапах разные документы. В итоге неизбежно СЭД включает в себя свойства и функции системы управления бизнес-процессами. В простейшем случае — документноориентированными процессами, в более развитых системах — практически любыми. При этом при выполнении бизнес-процессов задействуется несколько разных ИТ-систем. И если СЭД обладает возможностями процессной интеграции, то она становится тем связующим средством, с помощью которого автоматизируются бизнес-процессы предприятия, охватывающие несколько ИТ-систем. Базовый механизм для этого, выстраивание маршрута заданий и отслеживание хода выполнения, в развитых СЭД есть. А возможности интеграции с различными ИТ-системами позволяют автоматизировать и ускорить многие шаги процесса. Например, процесс обработки заявки начинается с получения письма от клиента, которое автоматически попадает в СЭД (интеграция с почтой) и стартует бизнес-процесс её обработки. В ходе обработки создаются документы, запускаемые на согласование. При согласовании документа требуется получить из ERP-системы данные об остатке бюджетных средств или создать запись о заявке в ERP (интеграция с ERP) и так далее. На любом предприятии можно найти множество актуальных сценариев процессной интеграции, которые можно реализовать на базе СЭД.

Интеграционные возможности Docsvision

Docsvision обладает всеми необходимыми возможностями по интеграции в ИТ-структуру предприятия:

  • Справочник сотрудников Docsvision синхронизируется с каталогом пользователей Active Directory, при этом обеспечивается технология единого входа в систему (single sign-in).
  • Справочники Docsvision (контрагентов, или любые другие, настроенные с помощью Конструктора) могут быть интегрированы со справочниками других ИТ-систем через файлообмен или с помощью специальных интеграционных утилит или скриптов, созданных с использованием Docsvision API или с помощью механизма бизнес-процессов, в том числе, настраиваемых шлюзов (например, к файловой системе, к «1С:Предприятие»).
  • Практически любые данные объектов Docsvision могут быть выгружены из системы или загружены в неё через XML-файлы. В первую очередь, это касается документов и их метаданных, в том числе, электронных подписей документов без потери их свойств. Кроме документов, это могут быть данные справочников, бизнес-процессов, и т.д.
  • Интеграция по документам обеспечивается за счёт поддержки технологии работы со штрихкодами, URL-адресации объектов Docsvision, использованию возможностей настройки карточек, бизнес-процессов и наличию открытого Docsvision API.
  • Интеграция с почтой обеспечивается наличием настраиваемого шлюза к почте, механизма формирования и рассылки уведомлений, настраиваемых бизнес-процессов, наличию клиента для Microsoft Outlook и других почтовых программ.
  • Интеграция с порталом Microsoft SharePoint обеспечивается благодаря механизму бизнес-процессов, настраиваемому шлюзу к SharePoint и клиенту СЭД Docsvision для SharePoint, выполненному по технологии веб-частей.
  • Интеграция с ERP-системами обеспечивается упомянутыми выше возможностями интеграции справочников и документов, механизмом бизнес-процессов, возможностям экспорта-импорта файлов, наличию открытого Docsvision API для написания интеграционных скриптов и утилит, а также настраиваемому шлюзу к наиболее распространенной в России ERP-системе «1С:Предприятие».
  • Благодаря описанным выше интеграционным возможностям и встроенной функциональности управления бизнес-процессами, Docsvision может выступать основным элементом процессной интеграции на предприятии, повышая эффективность его бизнес-процессов.

Инструменты интеграции Docsvision →

Похожие публикации
3 октября 2022
ИТ-лидеры, выбирая систему, опираются на технологический стек и желание сделать продукт комфортным для бизнес-пользователей.
21 сентября 2022
Можно ли делать больше, не увеличивая штат разработчиков? На этот вопрос ответил Денис Елхов, руководитель отдела производства «ДоксВижн».
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!