СЭД на крупном предприятии — важная, но далеко не единственная ИТ-система. Множество специализированных систем обеспечивают автоматизацию разнообразных задач управления предприятием: управление производством, запасами, готовой продукцией, финансами, персоналом и т.д. Причём документы и процессы их обработки тесно переплетены с большинством из них, а также связывают одни функции с другими в рамках этих процессов. Поэтому СЭД должна иметь возможность интеграции с другими ИТ-системами для обеспечения эффективной работы.
В каждой отдельной ИТ-системе предприятия есть свой справочник пользователей. На его основании происходит аутентификация пользователя при входе в систему, определение его прав доступа, набора объектов, предназначенных ему для обработки, идентификация совершаемых им действий и т.д. Если эти справочники не интегрированы между собой, это порождает много неудобств как для администраторов, так и для пользователей: приходится вручную дублировать одни и те же действия по ведению списка пользователей для каждой системы, следить за синхронностью, бороться с неизбежными ошибками, помнить и вводить логин и пароль для доступа отдельно к каждой системе. Поэтому интеграция учетных записей пользователей — непременное условие эффективной работы в среде, включающей множество различных систем. Для предприятий, использующих ИТ-инфраструктуру Microsoft, объединяющим механизмом является система учётных записей Windows и каталога Active Directory. Для СЭД таких предприятий необходима возможность загружать справочник пользователей из каталога Active Directory, сопоставляя пользователей СЭД с учетными записями Windows. Пользователи, таким образом, вводят логин и пароль один раз, входя в Windows, и автоматически получают доступ к СЭД.
Справочник пользователей — не единственный, требующий интеграции между различными ИТ-системами. Многие другие справочники также имеют «дублёров» в нескольких системах. Чаще всего такими справочниками являются справочники контрагентов, номенклатуры продукции, бюджетных классификаторов и т.д. Проблема единого каталога для всех этих объектов, единой системы нормативно-справочной информации хорошо решена в теории, но на практике приходится иметь дело с довольно лоскутной и разнородной средой. Часто, в лучшем случае, удаётся определиться, какая из ИТ-систем является первичной для того или иного справочника. И тогда другие системы, в том числе и СЭД, должны иметь возможность либо обращаться к внешним справочникам при заполнении полей своих форм, либо обеспечивать синхронизацию своего соответствующего справочника со справочником-первоисточником.
Один из распространённых сценариев интеграции именно СЭД с другими системами — так называемая интеграция по документам. Документ как таковой, в оформленном отчуждаемом виде, хранится, как правило, в СЭД. Но во многих других системах есть объекты, так или иначе связанные с этим документом. Например, в ERP-системе есть записи, фиксирующие хозяйственные операции с точки зрения бухгалтерского, финансового, управленческого учёта, а соответствующие им первичные документы хранятся в СЭД. Часто в процессе работы возникает необходимость получить доступ к соответствующему документу в СЭД непосредственно из интерфейса ERP-системы. Для этого объекты двух систем должны быть связаны между собой тем или иным механизмом. Это может быть ссылка, непосредственно указывающая на нужный документ в СЭД, и позволяющая его открыть, или иной идентификатор, по которому документ может быть найден и получен из СЭД. Поскольку официальные документы пока ещё в большинстве случаев часть своего жизненного цикла проходят в бумажной форме, распространенным способом связывания документов является идентификатор в виде штрих-кода. Например: операция иили документ первоначально фиксируется в ERP-системе, где генерируется и хранится штрих-код, наносящийся на документ при печати. Позднее этот документ вводится в СЭД, штрих-код распознаётся при сканировании, и присваивается карточке документа. Далее два этих объекта в разных системах, имеющие одинаковый идентификатор в виде штрих-кода, могут быть программно связаны между собой. Это обеспечит и доступ пользователя из одного объекта к другому, и возможность синхронизировать атрибуты, если необходимо. Стоит отметить, что если мы используем не только линейный штрих-код, но и двумерный QR-код, позволяющий передавать дополнительные данные, то синхронизацию атрибутов можно обеспечить сразу при вводе документа через сканер с распознаванием QR-кода и содержащихся в нём значений атрибутов.
Электронная почта — средство коммуникации, используемое практически всеми офисными работниками на любом предприятии. Существует множество сценариев интеграции СЭД с почтой. Первое, и самое востребованное — это различные почтовые уведомления пользователя о событиях, происходящих в СЭД. Сотрудники, как правило, не «сидят» непрерывно во всех ИТ-системах, с которыми они работают. А почта — всегда под рукой, как очередь входящих заданий и на неё они реагируют оперативно. Поэтому первая необходимость интеграции почты и СЭД — почтовые уведомления о поступающих пользователю в СЭД заданиях, документах, требующих внимания и т.д. Желательно, чтобы уведомления содержали краткую информацию о поступивших заданиях, приложенные для ознакомления документы, ссылки на документы и задания в СЭД. Очень востребован сценарий, когда для выполнения определенного действия в СЭД пользователю не нужно заходить непосредственно в СЭД, всю информацию можно почерпнуть из письма и вложений, а ответное действие совершить непосредственно в почтовом клиенте, и оно будет доставлено в СЭД также, как и пришло к пользователю — через электронную почту.
Возможность загрузки/выгрузки файлов в/из СЭД необходима, потому что документы могут изначально появляться и затем продолжать свою жизнь за рамками СЭД. Это может также служить одним из вариантов интеграции СЭД с другими ИТ-системами (в том числе, с другими СЭД) — через файлообмен. Причём это необходимо как в ручном, так и в автоматизированном режиме, и с некоторым «интеллектом». Например, умение обнаруживать в определенных папках появление интересующих нас файлов по каким-то формальным признакам, и загружать их. При загрузке должна иметься возможность реализации бизнес-логики обработки этих файлов (прикрепление к нужным карточкам документов или заданий, заполнение атрибутов, и т.д.).
Атрибуты (метаданные документа) при этом могут автоматически извлекаться из файлов, из их свойств или даже из содержимого, если оно тем или иным способом структурировано (поля и именованные области в файлах офисных приложений, элементы в XML-файле, и пр.)
Портал используется на многих предприятиях для создания единого информационного пространства и персональной информационной среды сотрудников. Для предприятий, использующих серверные технологии Microsoft, это, как правило, SharePoint. На нём средствами самого портала организуется размещение различной справочной информации (в т.ч. и общедоступных библиотек документов), ссылки для доступа к приложениям корпоративной ИС, а также отображение самой актуальной информации и возможность выполнения некоторых актуальных действий с этими приложениями. Специализированная сложная бизнес-логика обычно реализуется отдельными приложениями, интегрированными с порталом. Система электронного документооборота — как раз такой случай. Наиболее востребованные механизмы интеграции таковы:
Интеграция СЭД с ERP-системой может включать в себя множество сценариев и использовать разные механизмы. Здесь может быть необходима и интеграция справочников, и интеграция по документам, и интеграция через файлообмен, описанная выше. Кроме этого, для СЭД и ERP может понадобиться возможность программного вызова функций систем для отображения требуемых данных или записи данных непосредственно в интегрируемую систему. Для реализации этого необходимо наличие открытых документированных интерфейсов прикладного программирования (API) у обеих систем, и, в некоторых сценариях, возможность вызывать интеграционный код из экранных форм СЭД иили ERP. Удобными являются настраиваемые средства взаимодействия СЭД с ERP, позволяющие организовать и модифицировать взаимодействие без использования программирования (но сами средства при этом предварительно разрабатываются программистами).
В контексте интеграции СЭД в ИТ-структуру предприятия уместно говорить о так называемой «процессной интеграции». Это понятие объединяет различные механизмы и возможности интеграции с различными системами, заостряя роль СЭД как системы управления бизнес-процессами на предприятии. Действительно, сам процесс обработки документов — это бизнес-процесс. А практически все документы обрабатываются в рамках каких-то более масштабных бизнес-процессов. Иногда в ходе такого процесса задействованы на разных этапах разные документы. В итоге неизбежно СЭД включает в себя свойства и функции системы управления бизнес-процессами. В простейшем случае — документноориентированными процессами, в более развитых системах — практически любыми. При этом при выполнении бизнес-процессов задействуется несколько разных ИТ-систем. И если СЭД обладает возможностями процессной интеграции, то она становится тем связующим средством, с помощью которого автоматизируются бизнес-процессы предприятия, охватывающие несколько ИТ-систем. Базовый механизм для этого, выстраивание маршрута заданий и отслеживание хода выполнения, в развитых СЭД есть. А возможности интеграции с различными ИТ-системами позволяют автоматизировать и ускорить многие шаги процесса. Например, процесс обработки заявки начинается с получения письма от клиента, которое автоматически попадает в СЭД (интеграция с почтой) и стартует бизнес-процесс её обработки. В ходе обработки создаются документы, запускаемые на согласование. При согласовании документа требуется получить из ERP-системы данные об остатке бюджетных средств или создать запись о заявке в ERP (интеграция с ERP) и так далее. На любом предприятии можно найти множество актуальных сценариев процессной интеграции, которые можно реализовать на базе СЭД.
Docsvision обладает всеми необходимыми возможностями по интеграции в ИТ-структуру предприятия:
Инструменты интеграции Docsvision →
