Использование платформы СЭД в качестве BPM

• 
  Владимир Андреев
• 31 марта 2016
• Статьи

Технологии BPM (Business Process Management) не являются чем-то новым или необычным. Традиционно внедрение BPM-систем ассоциируется с идеями реинжиниринга бизнес-процессов, построения комплексных моделей процессов организации, с внедрением дорогостоящих западных систем класса BPM, — в общем, с дорогостоящими и продолжительными задачами, которые, если и приносят эффект, то не быстрый и сложно просчитываемый на начальных этапах внедрения.

Знания о процессном подходе к управлению сегодня распространены в достаточной степени. Несмотря на это, массовое внедрение систем менеджмента качества и реальное применение инструментов BPM в корпоративной автоматизации в России пока распространены слабо, как и определенный уровень проникновения инструментов моделирования корпоративных процессов. По оценкам аналитиков, российский рынок BPM-систем — это примерно 0,2% от объема мирового рынка.

Одна из сложностей проникновения BPM-технологий в российские компании — ориентация мировых производителей BPM-систем на крупные компании со зрелыми процессами управления. Такие компании уделяют большее внимание задаче моделирования бизнеса и анализу метрик процессов, нежели задаче их автоматизации. BPM-технологии внедряются в самых крупных мировых компаниях — и это диктует существенно более высокие цены, нежели те, что в состоянии позволить себе российский бизнес.

Система документооборота в качестве BPM

Системы автоматизации документооборота изначально не были ориентированы на решение задачи автоматизации процессов управления. Они создавались как средства автоматизации задач организационно-распорядительного документооборота (ОРД) и создания систем для поддержки автоматизированного делопроизводства. Однако скоро инструмент описания процессов и их автоматизации стал необходимым компонентом СЭД. Связано это, прежде всего, с тем, что реальный документооборот отечественных компаний не сводится к регламентам делопроизводства, а включает в себя богатое разнообразие процессов документооборота: разработку и согласование договоров, утверждение финансовых документов, обработку разнообразных заявок. Процессы документооборота абсолютно не универсальны, связаны с управленческими традициями конкретного бизнеса и, как правило, не могут быть реализованы в виде законченного приложения. Необходимость автоматизации таких процессов привела к появлению в системах класса СЭД достаточно развитого инструментария «быстрой» автоматизации, позволяющего автоматизировать широкую номенклатуру реальных процессов компании.

Сегодня стандартом де факто корпоративной СЭД является наличие в ее составе BPM-подсистемы, которая содержит следующие компоненты:

• Инструменты визуального моделирования процессов (которые также являются средством их автоматизации);
• Инструменты моделирования форм документов, которые позволяют настраивать формы визуального представления документов и электронных форм, участвующих в обработке информации в бизнес-процессах;
• Средства сбора информации о ходе процессов, например, накапливания численных метрик процессов и инструменты представления агрегированной информации в виде отчетов о ходе процессов, а также инструменты интеграции;
• Инструменты интеграции с внешними прикладными системами, например, шлюзы в ERP-системы и пр.

Этих инструментов, как правило, оказывается достаточно, чтобы автоматизировать широкую номенклатуру процессов, вне зависимости от специфики бизнеса конкретной компании, ну а стоимость систем этого класса соответствует платежеспособному спросу большинства отечественных компаний.

Российские СЭД отличаются от западных BPM-систем большей прагматичностью. Основной акцент при разработке инструментов управления бизнес-процессами отводится не задаче моделирования процессов, созданию регламентной базы и задачам реинжиниринга, а задачам практической автоматизации. Развитие функций системы отталкивается от практических кейсов и автоматизации реальных задач, с которыми сталкивается большинство отечественных компаний – разработки содержимого документов и контента, согласования и утверждения, отслеживания различных событий в информационной системе, в т.ч. появления новых объектов в связанных системах (в первую очередь, ERP). Эти интеграционные шлюзы позволяют автоматизировать процессы, проходящие по нескольким системам. Это также востребованная в России функция BPM.

В последнее время становится все больше реальных кейсов автоматизации задач безбумажного юридически значимого документооборота (ЮЗДО) в соответствии с требованиями российского законодательства. Ведущие Российские системы проходят сертификацию ФСТЭК для соответствия требованиям Российского законодательства в области безопасности.

Все это делает процессный инструментарий СЭД гораздо более практичным, нежели внедрение специализированных западных BPM-систем. Благодаря этому мы видим определенное возрождение интереса к задачам автоматизации бизнес-процессов в последнее время.

Можно сказать, что мода на BPM в России прошла, в сухом остатке остались единицы внедренных и «полувнедренных» западных систем и тысячи решений по автоматизации бизнес-процессов на базе СЭД.

Объединение в одном инструменте процессного и ситуативного управления

Еще одно преимущество использования инструментов СЭД для автоматизации процессов — объединение в одной системе как средств управления структурированными процессами, так и автоматизация задач ad-hoс управления, управления неструктурированными или слабоструктурированными задачами «на лету».

Традиционное российское делопроизводство реализует именно модель неструктурированного процесса — формирование процесса исполнения задачи. Руководитель формирует уникальную резолюцию на исполнение документа, которая преобразуется путем декомпозиции задач в реальный процесс. То есть такой процесс формируется не на основе заранее описанной модели процесса, а на лету, непосредственно в процессе его исполнения. По сути описанный механизм полностью соответствует тому, как формируются процессы в системах класса Adaptive Case Management System, которые получили распространение в последнее время. В отечественных СЭД инструменты структурированных и «свободных» процессов отлично уживаются в рамках единой системы.

Задачи, формируемые в рамках структурированных процессов, могут быть декомпозированы и делегированы, что позволяет управлять ходом процесса на этапах, не прописанных в регламентах. С другой стороны, сформированные «на лету» процессы могут быть сохранены в качестве шаблонов для повторного использования. Можно формировать, тем самым, базу знаний прецедентов обработки различных ситуаций в виде готовых шаблонов, включающих как последовательность операций, так и необходимые для реактивации документы и другие артефакты.

Таким образом, за счет накопленного опыта автоматизации неструктурированных задач российские СЭД получили уникальные возможности по объединению в единой среде BPM и ACMS функционала. Пользователь работает со стандартной очередью заданий, которые формируются в рамках традиционных контуров работы с документами в процессах делопроизводства, в рамках контуров автоматизации BPM-процессов и уникальных кейсов, которые формируются на лету в качестве реакции на те или иные события. При этом работа со всеми типами задач производится в унифицированном интерфейсе, загрузка сотрудников может контролироваться в единой структуре отчетов об исполнительской дисциплине. Благодаря наличию средств интеграции с другими прикладными системами, можно реализовать для пользователя «единое окно задач», практически реализуя технологию GTD (Getting Things Done).

Реальный опыт

На базе платформы Docsvision был реализован значительный пул проектов тематики BPM, включая весьма значительные, например, автоматизация процессов операционного отдела банка «ВТБ24», которые продемонстрировали применимость платформы для решения задач управления процессами в российских условиях, удачно конкурирующей с западными платформами, представленными на российском  рынке. 

Примеры инструментов управления бизнес-процессами

В результате развития платформы в рамках проектов BPM-тематики мы реализовали целый ряд уникальных функций, которые позволяют успешно конкурировать с классическими BPM-платформами, а именно:

• Наличие собственного мощного дизайнера бизнес-объектов (поддержка сложных форм со сложным жизненным циклом),
• Богатая поддержка средств работы с неструктурированной информацией, не характерной для классических BPM,
• Интеграция со средствами online-коммуникаций для маршрутизации документов и заданий,
• Развитый инструментарий работы с заданиями (средства делегирования и декомпозиции, обеспечение механизмов автоматической маршрутизации и замещения, настройка интерфейса заданий на конкретный бизнес-сценарий, богатый инструментарий настройки вариантов завершения и пр.),
• Возможность внесения изменения в уже запущенные экземпляры бизнес-процессов,
• Уникальная технология шлюзов, позволяющая реализовывать интеграционные сценарии без программирования (события, обмен данных, инициализация прикладных методов внешней системы, маршрутизация внешних объектов в заданиях системы),
• Возможность работы в распределенной многосерверной инфраструктуре, поддержка средств кластеризации сервиса Workflow, а также уникальные наработки в оптимизации загрузки сервера при обслуживании большого количества процессов (десятки тысяч),
• Уникальный механизм ролевой модели, который позволяет определить доступность объекта и операций с ним, а также предоставить оптимальный интерфейс обработки в зависимости от самых разнообразных условий — состояния процесса, данных обрабатываемого объекта, и пр.,
• Сервис маршрутизации заданий для электронной почты, который может реализовывать большинство функций по обработке заданий без дополнительных инсталляций на рабочее место пользователя.

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»