Мифы и реальность при переходе на кадровый электронный документооборот

Избавиться от рутины, наладить коммуникацию между HR-службой и сотрудниками в удалённом формате, эффективно взаимодействовать и быть в курсе всех процессов! Добиться таких результатов позволит перевод кадрового делопроизводства в цифровое пространство. Сложности, вызванные пандемией, стали мощным драйвером для развития ИТ-системы и даже ускорили внесение изменений в законодательство. Многие компании, частично или полностью внедрившие кадровый электронный документооборот (КЭДО), готовы делиться своим положительным опытом.

Страхи и мифы о переходе на КЭДО

  1. Дороговизна создания КЭП для перехода. Реально обслуживание усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) сегодня обходится в 3000 руб./год. Но уже в ближайшем будущем ожидается снижение ценника почти в 3 раза за счёт развития облачных сервисов. Оформление усиленной ЭП станет доступнее и пропадёт необходимость посещать офис для продления электронной подписи. К тому же необязательно всем сотрудникам использовать усиленную электронную подпись. Для заверения большинства документов вполне достаточно простых или неквалифицированных электронных подписей (ПЭП, НЭП).
  2. Нужно дополнительно дублировать документы в бумажном варианте, потому что суд может не принять электронные варианты. По данным Deloitte, в большинстве случаев (более 67%) суды и другие контролирующие инстанции принимаются в качестве доказательств электронные документы.
  3. Трудовая инспекция может оштрафовать за перевод в ЭДО ряда документов. Исключить риск штрафа позволит качественный аудит документооборота. Согласно статистике, более 75% документов кадрового учёта можно без какого-либо риска переводить в ЭДО;
  4. Сложность и трудоёмкость оцифровки текущего архива. Упростить работу позволит современное оборудование, которое одновременно сканирует, распознаёт и автоматически загружает данные из документов в систему.

Больше информации, касающейся перевода кадровых процессов в цифру, можно найти в статье «4 мифа о переходе на кадровый электронный документооборот» Марии Столовой, менеджера по персоналу «ДоксВижн».

Похожие публикации
8 декабря 2022
25% сотрудников организации участвует в подготовке и согласовании договоров. И большую часть времени – 92% – занимает именно процесс согласования. Как оптимизировать процесс?
14 ноября 2022
Госключ – это бесплатное приложение для мобильного телефона, которое выпускает государство. С его помощью можно создавать ключи и наносить электронные подписи на документы, использовать УКЭП и УНЭП.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Дорожная карта успешного внедрения СЭД Забирайте авторский чек-лист и запись митапа с экспертами в TG-канале Docsvision!
Дорожная карта успешного внедрения СЭД