18 апреля 2023
К 1 сентября необходимо адаптировать внутренние процессы и ИТ-системы под законодательные требования для работы с ЭП и МЧД.
Мифы и реальность при переходе на кадровый электронный документооборот
-
Мария Столовая
- 8 июня 2021
- Статьи
Избавиться от рутины, наладить коммуникацию между HR-службой и сотрудниками в удалённом формате, эффективно взаимодействовать и быть в курсе всех процессов! Добиться таких результатов позволит перевод кадрового делопроизводства в цифровое пространство. Сложности, вызванные пандемией, стали мощным драйвером для развития ИТ-системы и даже ускорили внесение изменений в законодательство. Многие компании, частично или полностью внедрившие кадровый электронный документооборот (КЭДО), готовы делиться своим положительным опытом.
Страхи и мифы о переходе на КЭДО
- Дороговизна создания КЭП для перехода. Реально обслуживание усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) сегодня обходится в 3000 руб./год. Но уже в ближайшем будущем ожидается снижение ценника почти в 3 раза за счёт развития облачных сервисов. Оформление усиленной ЭП станет доступнее и пропадёт необходимость посещать офис для продления электронной подписи. К тому же необязательно всем сотрудникам использовать усиленную электронную подпись. Для заверения большинства документов вполне достаточно простых или неквалифицированных электронных подписей (ПЭП, НЭП).
- Нужно дополнительно дублировать документы в бумажном варианте, потому что суд может не принять электронные варианты. По данным Deloitte, в большинстве случаев (более 67%) суды и другие контролирующие инстанции принимаются в качестве доказательств электронные документы.
- Трудовая инспекция может оштрафовать за перевод в ЭДО ряда документов. Исключить риск штрафа позволит качественный аудит документооборота. Согласно статистике, более 75% документов кадрового учёта можно без какого-либо риска переводить в ЭДО;
- Сложность и трудоёмкость оцифровки текущего архива. Упростить работу позволит современное оборудование, которое одновременно сканирует, распознаёт и автоматически загружает данные из документов в систему.
Больше информации, касающейся перевода кадровых процессов в цифру, можно найти в статье «4 мифа о переходе на кадровый электронный документооборот» Марии Столовой, менеджера по персоналу «ДоксВижн».
Мария Столовая
Менеджер по персоналу «ДоксВижн»