Монетизация электронного архива компании: как на этом заработать

• 24 марта 2021
• Статьи

Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», поделился своими взглядами о том, какие выгоды компания может получить от внедрения глобального электронного архива, который охватывает всё предприятие. В его представлении, получится глобальная структурированная база знаний, к которой сотрудники могут обращаться за информацией или даже вдохновением, использовать для обслуживания клиентов. На примере проектов внедрения нашего решения «Электронный архив документов организации»: внутри компании можно эффективно реализовать функциональные архивы (для бухгалтерии, кадровой службы, производственного направления), которые настроены под запросы и задачи конкретных специалистов, а верхнеуровно они все являются частью единой системы хранения контента. Поэтому электронный архив предприятия позволяет сопровождать сквозные процессы. Далее кратко тезисы статьи и ссылка на материал.

Монетизация архива: как и зачем это делать?

На предприятии сотрудники разобщены по отделам и выполняют определённые задачи, используя разнообразные ИТ-системы. К примеру, бухгалтерия работает в 1С, отдел продаж в CRM, производственные процессы отражаются в MES-системе. Эти «перегородки» существенно усложняет оптимизацию рабочих процессов и препятствуют монетизации данных, которые обычно собираются в обособленных друг от друга приложениях как в разрозненных отделах. Раскрыть потенциал корпоративного архива можно, если реализовать его как единый архив, доступный всей компании. Тогда в архиве аккумулируются корпоративные данные, в том числе информация с ограниченным доступом. В стремительно меняющихся условиях рынка для роста эффективности бизнеса требуется кастомизация под каждую конкретную сделку, а консолидация архива обеспечивает компании конкурентное преимущество.

Единый архив компании – с чего начать?

Архив должен быть настроен на обслуживание сквозных бизнес-процессов и интеграцию с прочими ИТ-системами компании: учётным ПО, ERP и CRM-системами. В качестве базы для организации архива подойдёт ECM/BPM-система с возможностью масштабирования.

Создание глобального архива позволяет аккумулировать данные компании в одном месте и обеспечивать возможности оперативного внесения изменений. Корпоративный архив настраивается с помощью решений Low-Code с такой же простотой, как собирается конструктор Lego.

Интеграция архива в привычные для сотрудников информационные интерфейсы гарантирует удобство работы с десятками систем. Доступ к данным возможен с разного рода устройств, используемых сотрудниками. 

Выгоды, которые обеспечивает единый архив:

1. Повышает эффективность процессов, открывает свободный доступ к данным с возможностью поиска по заданным параметрам и по клику
2. Практически в 10 раз сокращает временные затраты на поиск необходимого документа, и всё это без необходимости переключения между рабочими задачами
3. Гарантирует более качественное обслуживание клиентов, позволяет давать оперативные ответы на запросы контрагентов, регуляторов и прочее
4. Обеспечивает стирание границ между отделами и территориально удалёнными офисами

Внедрение и наполнение корпоративного архива потребуют вложений, но в перспективе издержки окупятся с лихвой. 

Дополнительные положительные эффекты от внедрения корпоративного архива документов:

• экономия на организации места для хранения документов
• сокращение простоев при переходе на дистанционную работу

Что в итоге?

С помощью современных ИТ-инструментов таких, как ECM/BPM-системы, можно реализовать самую амбициозную, сложную задачу по созданию и монетизации электронного архива компании. Будет создано единое информационное пространство со свободным обменом данными, без территориальных преград.

Более подробно узнать о монетизации корпоративного архива можно здесь.