RU

Монетизация электронного архива компании: как на этом заработать

Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», поделился своими взглядами о том, какие выгоды компания может получить от внедрения глобального электронного архива, который охватывает всё предприятие. В его представлении, получится глобальная структурированная база знаний, к которой сотрудники могут обращаться за информацией или даже вдохновением, использовать для обслуживания клиентов. На примере проектов внедрения нашего решения «Электронный архив документов организации»: внутри компании можно эффективно реализовать функциональные архивы (для бухгалтерии, кадровой службы, производственного направления), которые настроены под запросы и задачи конкретных специалистов, а верхнеуровно они все являются частью единой системы хранения контента. Поэтому электронный архив предприятия позволяет сопровождать сквозные процессы. Далее кратко тезисы статьи и ссылка на материал.

Монетизация архива: как и зачем это делать?

На предприятии сотрудники разобщены по отделам и выполняют определённые задачи, используя разнообразные ИТ-системы. К примеру, бухгалтерия работает в 1С, отдел продаж в CRM, производственные процессы отражаются в MES-системе. Эти «перегородки» существенно усложняет оптимизацию рабочих процессов и препятствуют монетизации данных, которые обычно собираются в обособленных друг от друга приложениях как в разрозненных отделах. Раскрыть потенциал корпоративного архива можно, если реализовать его как единый архив, доступный всей компании. Тогда в архиве аккумулируются корпоративные данные, в том числе информация с ограниченным доступом. В стремительно меняющихся условиях рынка для роста эффективности бизнеса требуется кастомизация под каждую конкретную сделку, а консолидация архива обеспечивает компании конкурентное преимущество.

Единый архив компании – с чего начать?

Архив должен быть настроен на обслуживание сквозных бизнес-процессов и интеграцию с прочими ИТ-системами компании: учётным ПО, ERP и CRM-системами. В качестве базы для организации архива подойдёт ECM/BPM-система с возможностью масштабирования.

Создание глобального архива позволяет аккумулировать данные компании в одном месте и обеспечивать возможности оперативного внесения изменений. Корпоративный архив настраивается с помощью решений Low-Code с такой же простотой, как собирается конструктор Lego.

Интеграция архива в привычные для сотрудников информационные интерфейсы гарантирует удобство работы с десятками систем. Доступ к данным возможен с разного рода устройств, используемых сотрудниками. 

Выгоды, которые обеспечивает единый архив:

  1. Повышает эффективность процессов, открывает свободный доступ к данным с возможностью поиска по заданным параметрам и по клику
  2. Практически в 10 раз сокращает временные затраты на поиск необходимого документа, и всё это без необходимости переключения между рабочими задачами
  3. Гарантирует более качественное обслуживание клиентов, позволяет давать оперативные ответы на запросы контрагентов, регуляторов и прочее
  4. Обеспечивает стирание границ между отделами и территориально удалёнными офисами

Внедрение и наполнение корпоративного архива потребуют вложений, но в перспективе издержки окупятся с лихвой. 

Дополнительные положительные эффекты от внедрения корпоративного архива документов:

  • экономия на организации места для хранения документов
  • сокращение простоев при переходе на дистанционную работу

Что в итоге?

С помощью современных ИТ-инструментов таких, как ECM/BPM-системы, можно реализовать самую амбициозную, сложную задачу по созданию и монетизации электронного архива компании. Будет создано единое информационное пространство со свободным обменом данными, без территориальных преград.

Более подробно узнать о монетизации корпоративного архива можно здесь.

Похожие публикации
30 мая 2025
Сегодня ситуация с обработкой электронных документов постоянно меняется: развивается нормативная база, появляются новые отраслевые требования и технологические решения, что влияет на функциональность корпоративных СЭД. Дайджест новостей ЭДО от Docsvision помогает пользователям СЭД своевременно узнавать обо всех этих изменениях.
12 мая 2025
Как разрешить противоречие между долгосрочным планом развития СЭД и потребностями в новом функционале, возникшими «здесь и сейчас»? Один из возможных путей показывает проект модернизации ИТ-решения на платформе Docsvision, выполненный для крупной FMCG-компании.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.