Организация, ведение и управление делопроизводством

• 
  Виктор Сущев
• 15 января 2013
• Статьи

Управление информацией компании требует четкой регламентации и структурирования. Контроль бизнес-процессов как в целом, так и в частности может осуществляться с помощью различных систем управления корпоративной информацией (ЕСМ-системы).

При этом задачи, которые стоят перед системами такого класса делятся на две группы:

• организация делопроизводства и построение электронных архивов;
• управление бизнес-процессами.

Документы и сообщения, поступающие в компанию, должны проходить определенные стадии обработки, принятые регламентом организации. Кроме того, работа с любого вида информацией должна быть настроена в контексте общих бизнес-процессов, связана и консолидирована. Принимая во внимание эти условия, система должно отвечать следующим параметрам:

• возможность работы с различными носителями (бумажными, электронными и цифровыми);
• наличие настроек, позволяющих объединять документы в контекстно связанные структуры;
• возможность определять связи, например, находить связь между разными версиями одного документа;
• достаточная производительность для обработки большого потока бумажных носителей с применением функций распознавания их реквизитов или содержания;
• возможность группировать документы по различным критериям запросов для их удобного поиска.

При использовании автоматизированных систем процедура работы с документами не меняется кардинальным образом. К примеру, в первую очередь, входящие документы направляются на рассмотрение должностным лицам компании, которые уже накладывают резолюцию, согласно которой определяется дальнейший маршрут. Система помогает отслеживать документ на всех этапах его обработки, которые могут изменяться в зависимости от условий.

Безусловно, документооборот на всех стадиях обработки должен быть защищен, поэтому работа должна выстраиваться таким образом, чтобы гарантировать конфиденциальность информации, а также невозможность ее копирования и несанкционированного изменения.  Необходимо также обеспечивать разграничение прав доступа различных категорий сотрудников. Такого рода защита обеспечивается как системными настройками, так и средствами шифрования и криптографии.

Автоматизированное ведение делопроизводства

Требования к системам для электронного делопроизводства:

• наличие справочника сотрудников, участвующих в процессах обработки документов с обозначением их роли в процессе, уровнем доступа к информации различного рода;
• идентификация документов по различным критериям для дальнейшей маршрутизации;
• возможность определять маршрут документа в зависимости от обстоятельств, использовать типовые маршруты, создавать новые, при этом не нарушая настроек, предусмотренных корпоративной безопасностью;
• возможность контролировать выполнение заданий и поручений независимо от исполнителя;
• предоставление отчетов о состоянии бизнес-процессов и контроля общего документооборота;
• использование таких средств защиты, как шифрование, криптография, возможность использование электронной подписи;
• гарантия производительности всех операций.

Одной из важнейших задач является учет и контроль входящей и исходящей документации. Грамотная организация делопроизводства с помощью систем документооборота позволяет автоматизировать эти процессы, а также обеспечивать контроль исполнения заданий по ним. Кроме того, на протяжении всего жизненного цикла документа должен быть предоставлен доступ как к последним версиям, так и к его промежуточным версиям, что позволяет отслеживать изменение состояния оригинала.

Внутренний документооборот, который в некоторых компаниях бывает достаточно объемным, также может быть автоматизирован. Приказы, распоряжение, служебные записки, нормативные акты – современные системы позволяют настроить типовые и единичные сценарии их обработки.  Автоматизированное ведение делопроизводства внутренних документов, также, как и внешних, может предоставлять возможности отслеживания маршрутов, изменений, позволяет организовать их хранение.

Система Docsvision позволяет в короткие сроки организовать эффективное управление делопроизводством в организации любого масштаба и отраслевой специфики: обеспечить полный цикл обработки документов и их последующее хранение, настроить функционал контроля исполнения заданий.

Готовое решение «Делопроизводство»

Виктор Сущев

Директор по методологии и консалтингу